Tag Archives: spotkania

Produktywność

Spotkania 1:1 – zarządzanie notatkami

Jest wiele czynników wpływających na to, jak ludzie odbierają współpracę z nami. Według mnie jedną z najważniejszych rzeczy jest odpowiedzialność za zobowiązania, które się podejmuje. W swojej pracy często spotykam się z ludźmi na indywidualnych spotkaniach, z moimi przełożonymi, współpracownikami i podwładnymi. Z każdego z tych spotkań robię notatki, które są dla mnie kluczowym narzędziem do śledzenia, do czego się zobowiązałem. We wpisie pokazuję, jak wyglądają takie spotkania, jak radzę sobie z zapisywaniem treści tych spotkań, i jak wygląda zarządzanie notatkami z tych spotkań. Chętnie też przeczytam, jak Wy sobie z tym radzicie!

Czytaj dalej
Produktywność

6 zasad planowania produktywnego dnia

Jest dużo poradników jak zaplanować produktywny dzień. Znam wiele z nich. Niestety wciąż zdarza mi się o nich zapominać i nie uwzględniać ich w czasie planowania dnia. Ten wpis jest po to, aby mi przypomnieć o tych kilku zasadach, których powinienem przestrzegać codziennie. Mam nadzieję, że i Wy z tego skorzystacie.

Są dni, kiedy mój kalendarz wygląda tak jak na obrazku poniżej – spotkania przez cały dzień, żadnych przerw między nimi.

meetings

Kiedy widzę taki plan w kalendarzu, to wiem, że znów nie zastosowałem zasad dobrego planowania. Możecie zapytać co jest nie tak z dniem zaplanowanym w ten sposób, przecież nawet jest czas na lunch… Niestety, kilka istotnych rzeczy nie zostało uwzględnionych:

  • Nie mam czasu na skorzystanie z toalety, zrobienie sobie kawy czy zjedzenie jakiejś przekąski. Oczywiście zakładając, że chcę być na spotkaniach na czas.
  • Jeżeli spotkania są w różnych pokojach spotkań, nie mam szans zdążyć przejść z pokoju do pokoju.
  • Nie mam kiedy przejrzeć emaili, oddzwonić i zrobić rzeczy, które zwykle robi się codziennie.
  • Nie zaplanowałem żadnych przerw na odpoczynek i złapanie oddechu.

Założę się, że wiele osób ma czasami tak zaplanowane dni. Ja zauważyłem niepokojąco wiele podobnie wyglądających dni w kalendarzu. Jako przypomnienie dla mnie samego, ale także dla Was, poniżej wypisałem kila zasad, które powinny być brane pod uwagę przy układania planu dnia:

1. Pamiętaj o wcześniejszych zobowiązania i pracy, którą masz wcześniej zaplanowaną – mam tu na myśli odpowiadanie na emaile, pisanie raportów, przygotowanie materiałów itd. Jeżeli wiesz, że powinieneś to wszystko zrobić danego dnia, dodaj w swoim kalendarzu czas na zrobienie tych rzeczy. Zwłaszcza jeżeli często jesteś zapraszany/zapraszana na spotkania. Nazwij to zdarzenie „praca”, „zbieranie materiałów”, „komunikacja” itd. W ten sposób zapewnisz sobie czas na wykonanie tych czynności.

2. Zaplanuj czas na przygotowanie się do spotkań – jest wiele rzeczy, które trzeba zrobić przed spotkaniem. Przygotowanie się nie zabiera zerowej ilości czasu. Warto to uwzględnić w harmonogramie dnia.

3. Uwzględnij czas na przejrzenie notatek ze spotkania – jeżeli notujesz w czasie spotkania (a nie wyobrażam sobie, że tego nie robisz ;)), potrzebujesz potem czasu na przetworzenie notatek:

  • przejrzenie w poszukiwaniu zadań do wykonania;
  • zrobienie cyfrowej kopii notatek, jeżeli notujesz ręcznie;
  • jeżeli przechowujesz notatki w OneNote lub Evernote, potrzebny będzie czas na zapisanie ich w odpowiednim miejscu, otagowanie ich, dodanie dat i innych potrzebnych informacji.

4.  Zaplanuj czas na lunch i inne przerwy – jeżeli masz w pracy przerwę na lunch, dodaj takie zdarzenie do kalendarza. W ten sposób na pewno będziesz miał tę przerwę, nikt wtedy nie zaprosi Cię na inne spotkanie.

5. Dodaj zdarzenia na podróż, pracę z domu itd. – jeżeli wiesz, że nie będzie Cię w biurze, poinformuj o tym innych. Trudno będzie Ci dotrzeć na spotkanie, które ktoś organizuje w biurze, a Ciebie tam nie ma. Jeżeli współpracownicy o tym będą wiedzieć, zorganizują spotkanie w innym terminie.

6. Zostaw dwie pierwsze godziny nie zaplanowane – wykorzystaj pierwsze dwie godziny pracy na zrobienie MITów i zaplanowanie dnia. Nie planuj wtedy żadnych spotkań.

Jeżeli pamiętam o tych zasadach, mój dzień zwykle jest dużo spokojniejszy i bardziej produktywny. Bardzo łatwo jest jednak o takich zasadach zapomnieć. Jeśli planowalibyśmy nasze dni w ten sposób, wychodzilibyśmy z biura mniej zmęczeni z poczuciem, że zrobiliśmy więcej.

Czy te zasady mają szanse sprawdzić się u Was? Macie swoje sposoby na zaplanowanie dnia?

Zdjęcie od keso s na licencji CC BY

 

Czytaj dalej