Tag Archives: porada

Komunikacja Produktywność

Zorganizuj efektywne spotkanie lub w ogóle się nie spotykaj – część druga: w trakcie i po spotkaniu

Spotkanie zaraz się rozpocznie. Jak wykorzystać ten czas efektywnie? Jak sprawić, żeby czas spędzony na spotkaniu nie był czasem straconym?

Po pierwsze: mam nadzieję, że przeczytałeś/aś mój poprzedni post, o tym, co zrobić przed spotkaniem, i że udało Ci się wykonać te kilka rzeczy, aby przygotować się do niego. A po przeczytaniu tego wpisu będziesz wiedział/wiedziała co zrobić w czasie spotkania i po jego zakończeniu.

W czasie spotkania

Cel

Każde spotkanie (w idealnym świecie) ma swój cel. Zacznij spotkanie od przypomnienia tego celu. Wyjaśnij dlaczego się zbieracie i co chcecie osiągnąć jako wynik spotkania. Jeżeli jesteś uczestnikiem i cel spotkania nie został przedstawiony na początku, zapytaj o niego. Znając cel, łatwiej będzie skupić się na temacie spotkania.

cel

Ten krok jest bardzo ważny, nawet jeżeli cel spotkania jest widoczny w treści zaproszenia. Wszyscy powinni wiedzieć po co się spotykają.

Agenda

Pokaż uczestnikom spotkania co będzie się na nim działo. Opisz, jakie tematy będą poruszane, kto będzie odpowiedzialny za każdy z tematów i jak będzie prowadzony każdy z nich (prezentacja, głosowanie, burza mózgów etc.).

agenda

Warto w agendzie zawrzeć czas na podsumowanie spotkania, pytania i jego ewaluację.

Zasady obowiązujące w czasie spotkania

Zanim przejdziesz do pierwszego punktu spotkania, warto przypomnieć podstawowe zasady obowiązujące w czasie jego trwania.

rules

Każde spotkania może mieć inne zasady, ale kilka z nich jest na tyle ogólnych, że obowiązuje praktycznie zawsze:

  • Zakaz używania telefonów.
  • Przychodzenie na czas (jeżeli przerwa kończy się po 10 minutach, to spotkanie właśnie wtedy się zaczyna).
  • Nie przekrzykujemy się.
  • W czasie burzy mózgów nie krytykujemy się nawzajem, wszystkie pomysły są dozwolone.

Notatki

notatk

Po każdym spotkaniu do wszystkich uczestników spotkania powinny być rozesłane notatki. Im bardziej szczegółowe, tym lepiej. Ty jako organizator masz wystarczająco dużo pracy, dlatego warto poprosić kogoś o sporządzanie notatek. Poproś, aby notatki uwzględniały podjęte decyzje, wątpliwości oraz zdefiniowane akcje. Po spotkaniu roześlij notatki do wszystkich uczestników.

Nawiązanie do poprzedniego spotkania

nawiązanie

Jeżeli spotkanie jest kolejnym z serii na dany temat, warto przypomnieć co zostało poruszone na poprzednim spotkaniu, jakie decyzje podjęto i co się wydarzyło od poprzedniego spotkania. Zapytaj, czy uczestnicy tak samo pamiętają ustalenia z poprzedniego spotkania, i czy zgadzają się z Twoim podsumowaniem.

Akcje

Zwykle w czasie spotkania zgadzacie się co trzeba zrobić po jego zakończeniu. Definiujecie, jakie akcje trzeba wykonać. Koniecznie trzeba je spisać.

akcje

W Making Waves zwykle zapisujemy je jako trójki:

  • Kto – jedna wyznaczona osoba odpowiedzialna za wykonanie jednej akcji.
  • Co – krótki opis tego co trzeba zrobić.
  • Kiedy – zdefiniowana data do kiedy ta akcja ma być wykonana.

Osoba wyznaczona do wykonania akcji powinna się na to zgodzić. Powinna to być też osoba obecna na spotkaniu!

Ewaluacja spotkania

Ta część spotkania jest bardzo często pomijana, a jest bardzo istotna. Warto zebrać opinie uczestników na temat spotkania. Dzięki temu, organizując następne, będziesz wiedział/wiedziała co zrobić inaczej, aby spotkanie było jeszcze bardziej efektywne.

ewaluacja

W agendzie spotkania zaplanuj na tę część około 5 minut, zwykle na samym końcu spotkania.

Użyj dowolnej metody zbierania tych informacji, może to być zbieranie karteczek, na których uczestnicy napiszą swoją opinie, możesz też otwarcie poprosić, żeby Ci powiedzieli co było dobrze zorganizowane, a co można zrobić lepiej.

Po spotkaniu

Roześlij notatki

Zbierz wszystkie notatki sporządzone w czasie spotkania, uporządkuj i wyślij do wszystkich zainteresowanych. Możesz to zrobić emailem, jako stronę w Waszym Wiki lub w jakikolwiek inny sposób praktykowany w Waszej firmie.

Przetwórz zdefiniowane akcje

Roześlij zdefiniowane akcje. Tak jak w przypadku notatek, użyj metody preferowanej w Waszej firmie. My (w Making Waves) używamy do tego systemu JIRA. Dla każdej akcji powinieneś zdefiniować datę, do kiedy ma być wykonana akcja, oraz osobę za nią odpowiedzialną.

Ewaluacja

Wybierz jedną rzecz zgłoszoną w czasie ewaluacji i postaraj się ją poprawić w czasie następnego spotkania.

Opisałem większość związanych ze spotkaniami praktyk, które staram się stosować na co dzień. Co Ty robisz, aby wykorzystać czas na spotkaniach w jak najbardziej efektywny sposób?

 

Czytaj dalej
Komunikacja Produktywność

Zorganizuj efektywne spotkanie lub w ogóle się nie spotykaj – część pierwsza: przed spotkaniem

Chciałbym się podzielić z Wami kilkoma prostymi sposobami jak zorganizować efektywne spotkanie. Nie spodziewajcie się rewolucyjnych rozwiązań, raczej zebrania w jednym miejscu kilku dobrych praktyk, które ja staram się stosować jak najczęściej.

Ten wpis po raz pierwszy opublikowany został przeze mnie na blogu Making Waves.

Opis sposobów podzieliłem na trzy części, wymieniając co robię przed, w trakcie i po spotkaniu. Każda z porad ilustrowana jest moim odręcznym rysunkiem. Powstały one w trakcie prezentacji tego tematu na jednym ze spotkań w Making Waves. Osoba, która rozpoznała najwięcej rysunków wygrała nagrodę.

Zacznijmy od początku, czyli od tego, co się dzieje przed spotkaniem ☺

Pisząc „przed spotkaniem”, mam na myśli wszystko, co dzieje się od czasu, kiedy pomyślicie „powinniśmy się spotkać”, do czasu, kiedy ludzie są zaproszeni na spotkanie.

Czy spotkanie jest w ogóle potrzebne?

czy potrzebne

Pierwszą rzeczą, jaką robię, kiedy przychodzi mi na myśl, że warto się spotkać, jest podjęcie decyzji, czy spotkanie jest w ogóle potrzebne. Zadaję sobie kilka pytań:

  • Czy mogę zamiast tego wysłać emaila?
  • Czy muszę się spotykać z tymi ludźmi i zajmować ich czas?
  • Czy mogę te decyzje podjąć sam?
  • Co się stanie, jeżeli spotkanie się nie odbędzie?

Zadając sobie te pytania, chcę się upewnić, że nie marnuje swojego i czyjegoś czasu.

Jaki będzie rezultat spotkania?

cel

Jestem już pewny, że spotkanie powinno się odbyć. Teraz nadszedł czas, aby dobrze zdefiniować oczekiwany rezultat spotkania. W tym momencie próbuję wypisać kilka punktów, których potem użyję, aby zweryfikować, czy spotkanie było udane.

Kogo powinienem zaprosić?

kogo

Jeżeli już wiem co chcę osiągnąć na spotkaniu, przechodzę do następnego kroku – zapraszam uczestników.

Z doświadczenia wiem, że zapraszanie zbyt wielu osób mija się z celem i raczej nie służy temu, żeby spotkanie było efektywne. Staram się zaprosić tylko takie osoby, które mogą mieć coś do powiedzenia w temacie spotkania. Pozostałych mogę po prostu powiadomić o wynikach spotkania emailem.

oblicz

Zwykle na tym etapie robię małe ćwiczenie – obliczam koszt spotkania. Mnożę ilość ludzi na spotkaniu przez średnią stawkę godzinową, którą zapłaciłby nam klient za ich pracę. W wyniku otrzymuje „cenę” spotkania i mogę zweryfikować, czy spotkanie „opłaca się”.

Czas

czas

W poprzednim punkcie wspomniałem o koszcie spotkania. Miej to na uwadze, kiedy ustalasz jego długość. Domyślny czas trwania spotkania w Outlooku to 30 minut. Ale przecież spotkania mogą trwać 15, 40 lub 25 minut. To pole jest edytowalne! (Naprawdę, sprawdziłem! Czasami ustalam spotkanie na 29 minut, sprawdzając, czy uczestnicy to zauważą ;))

Zaproszenie

wyslij

Znasz już:

  • Oczekiwany rezultat spotkania
  • Listę uczestników
  • Jak długo będzie trwało spotkanie

Najwyższy czas zaprosić uczestników. Poinformuj ich o tym, co już wiesz o spotkaniu! Uwzględnij w zaproszeniu cel spotkania i oczekiwany rezultat. W moich zespołach staram się wprowadzić zasadę, że jeżeli zaproszenie na spotkanie jest puste, to każdy ma prawo je odrzucić.

Agenda

agenda

Kiedy przygotowujesz się do spotkania, tworzysz jego agendę. Jeżeli jest już ona gotowa, poinformuj o tym uczestników spotkania!

Posiadając te informacje, będą mogli się do niego przygotować, bo będą wiedzieli co zostanie  omówione na spotkaniu. Jest to także dobra okazja, aby ich zapytać, czy to, co planujesz na spotkanie jest wystarczające. Może jest coś, co pominąłeś/pominęłaś i inni o tym przypomną?

Notatki

notatki

Jeżeli spotkanie jest kolejnym w danym temacie, przypomnij uczestnikom o tym, co działo się na poprzednich spotkaniach. Roześlij notatki z tamtych spotkań. Dzięki temu dajesz szansę wszystkim uczestnikom lepiej się przygotować.

Prawdopodobnie jest o wiele więcej rzeczy, które można i powinno się zrobić przed spotkaniem. Powyższe zasady staram się stosować na co dzień. Wydaje mi się, że pomagają one organizować bardziej efektywne spotkania. Jest to warte podjętego wysiłku.

Porady co zrobić w trakcie spotkania i po nim – wkrótce!

Czytaj dalej
Produktywność

Czy pamiętałem o wyłączeniu żelazka?

Czy pamiętałem, żeby wyłączyć żelazko? Czy wyłączyłem kuchenkę? Często miałem takie myśli kilka minut po wyjściu z mieszkania lub nawet później, w ciągu dnia, będąc już biurze. Raz myśl o niewyłączonym żelazku była tak nieznośna, że wyszedłem wcześniej z biura i pojechałem do mieszkania to sprawdzić. Oczywiście zastałem wyłączone żelazko… Kto z Was nie miewa takich myśli? Ręka do góry :) Nie widzę zbyt wielu rąk…

Do utworzenia tego wpisu zainspirowała mnie koleżanka, który skomentowała jeden z poprzednich postów o pamiętaniu, co chcesz zrobić. Pisałem wtedy o znalezieniu czegoś, co pozwoli przypomnieć sobie myśl, którą chcesz zapamiętać. Powiedziała mi, że robi coś podobnego, kiedy chce pamiętać o rzeczach typu wyłączone żelazko czy kuchenka.

Dlaczego tak często nie potrafimy zapamiętać tych drobnych, ale ważnych czynności? Zostawienie włączonego żelazka czy włączonej kuchenki może spowodować poważne szkody. Mimo wszystko nie potrafimy przywołać w pamięci, czy to zrobiliśmy, czy nie. Często nie potrafimy przez to skoncentrować się nad tym, co robimy, bo myślimy „włączone czy niewłączone? pali się już czy jeszcze nie?…”. Myślę, że przyczyny dlaczego tak się dzieje są dosyć proste do znalezienia (przynajmniej w moim przypadku). Zwykle jest to mix wykonywania wielu zadań na raz i porannego pośpiechu. Jak często przygotowywaliście śniadanie jednocześnie prasując i pakując rzeczy do zabrania ze sobą? Nic dziwnego, że nie potrafimy zapamiętać, czy zrobiliśmy tę małą rzecz: czy wyciągnęliśmy wtyczkę z kontaktu…

Jak sobie z tym poradzić? Mam dla Was dwa sposoby: jeden od mojej koleżanki, drugi ode mnie.

Lauren powiedziała mi, że kiedy chce zapamiętać, czy coś zrobiła wykonuje w tym samym czasie jakąś dziwną czynność. Coś bardzo odległego od normalnego zachowania w danej sytuacji. Na przykład robi pajacyka, śpiewa, klaszcze w dłonie itd. Jest to na tyle inne od tego, co człowiek zwykle robi, wyłączając żelazko, że zazwyczaj pamięta, że to zrobiła. I kiedy przypomina sobie robienie pajacyka wie, że wyłączyła żelazko. Proste? Tak. Śmieszne? Trochę. Działa? Tak!

Ja mam trochę inne podejście do tego problemu. Kiedy chcę zapamiętać wykonywanie jakiejś czynności mówię do siebie głośno opisując, co właśnie robię. Jeżeli chcę zapamiętać wyłączanie żelazka powiem do siebie coś takiego: „Dominik, skończyłeś prasować. Sięgasz po wtyczkę i wyciągasz ją z kontaktu. Wyłączyłeś wtyczkę, widzisz, że wisi swobodnie i nie jest włączona”. Później, kiedy w głowie pojawi się pytanie „czy żelazko jest wyłączone?” wiem, że jest wyłączone. Pamiętam opisywanie tej sytuacji.

Czy te techniki są użyteczne tylko dla opisanych sytuacji? Nie. Używam ich także w innych przypadkach. Dzięki nim oszczędzam sporo czasu, nie zastanawiając się, czy coś jest zrobione, czy nie. Mogę skupić się nad czynnościami, które akurat wykonuję.

Macie jakieś swoje sposoby pamiętania o takich rzeczach? Jeżeli tak, to podzielcie się nimi :)

P.S. Dzięki Lauren za pomysł na wpis :)

Zdjęcie   od  Bre Pettis na licencji CC BY

 

 

Czytaj dalej
Produktywność

Ile zrobiłeś dzisiaj pomidorów?

Usłyszeliście kiedyś takie pytanie? Ja tak! Chodzi oczywiście o technikę “pomodoro”.

Pomodoro” to popularna technika zarządzania czasem. Nazwa pochodzi od urządzenia odmierzającego czas w kuchni. Autor tej techniki miał takie urządzenie w kształcie pomidora, stąd nazwa “pomodoro”.

Informacje o technice “pomodoro” można bez problemu znaleźć w Internecie, jest wiele stron, które ją opisują. Ja tutaj przypomnę tylko podstawowe założenia. Opiszę za to jak ja wykorzystuję tę technikę w mojej codziennej pracy.

Zdjęcie z  http://en.wikipedia.org/wiki/File:Il_pomodoro.jpg

Zdjęcie z  http://en.wikipedia.org/wiki/File:Il_pomodoro.jpg

 

 

Zasady są bardzo proste. Potrzebujemy listę zadań i urządzenie, które może odmierzyć 25 minut (tyle wynosi jedno pomodoro). Ustawiamy na zegarku, w telefonie, gdziekolwiek 25 minut i zaczynamy pracę nad jednym wybranym zadaniem z listy. W tym czasie pracujemy tylko nad tą jedną rzeczą, nie przerywamy pracy ignorując wszelkie sygnały, które nas rozpraszają. Po 25 minutach robimy sobie 5 minutową przerwę. Jeżeli zadanie zostało ukończone, w następnym pomodoro robimy kolejne, jeżeli nie, to kontynuujemy pracę. Po 4 pomodoro robimy sobie dłuższą przerwę.

W praktyce nie zawsze udaje się uniknąć rozproszenia, czasami trzeba oderwać się od bieżącego zadania. Wtedy warto zapisać, co nas rozproszyło i przy następnych pomodoro zaplanować jak tego uniknąć.

Dlaczego to działa? Oczywiście twórca tej techniki podaje całą teorię. Dla mnie, w uproszczeniu, ta technika jest skuteczna, bo po pierwsze wymaga ode mnie tylko 25 minut skupienia. 25 minut to nie jest długo, jest to czas “do ogarnięcia”. Drugi powód to zauważalny postęp w wykonaniu zadania, w widoczny sposób przybliżamy się do jego zakończenia. Nawet jeżeli zadanie wymaga więcej niż jedno pomodoro, dostrzec można, że część jest już zrobiona. A to motywuje (przynajmniej mnie) do kontynuowania pracy nad tym zadaniem w kolejnych pomodoro.

Tyle teorii. Jak ja wykorzystuję tę technikę na co dzień?

Każdego dnia mam wiele spotkań, zaplanowanych rozmów telefonicznych itp., które są rozrzucone po całym dniu. Między spotkaniami zwykle mam przerwy. Czasami jest to 30 minut, czasami godzina, a kiedy indziej więcej czasu. Ten czas nie zawsze udawało mi się efektywnie wykorzystać. Miałem wrażenie, że nie ma sensu za nic się zabierać, bo przecież mam tylko 30 minut. Kończyło się to sprawdzeniem kilku maili, porozmawianiem z kimś itd. W pewnym momencie zauważyłem, że przy 3-4 i więcej takich 30-minutowych okresach dziennie tak naprawdę tracę czasami 2-3 godziny efektywnej pracy. Przestawienie spotkań, tak aby następowały po sobie było niemożliwe, nie było to zależne tylko ode mnie.  Stwierdziłem, że spróbuje przez te 30 minut skupić się na jednej wybranej rzeczy i może uda się w ten sposób coś konkretnego i namacalnego zrobić. I uniknąć poczucia przeciekania czasu przez palce. Do tego celu doskonale sprawdza się technika pomodoro. Włączam sobie zegarek (korzystam z dwóch prostych serwisów:Moosti orazTomato Timer) i wyświetlam go na monitorze podłączonym do laptopa. Postępuję zgodnie z założeniami pomodoro.

Efekty są świetne! W czasie moich 30-minutowych “przerw” między spotkaniami skupiając się przez 25 minut na jednym i tylko jednym zadaniu  zauważyłem, że jestem w stanie coś konkretnego zrobić. Jeżeli mam więcej niż 30 minut staram się w wtedy wykonać więcej pomodoro, pamiętając o przerwach. Rezultaty były tak zadawalające, że zacząłem stosować tę technikę prawie cały czas, pracując z wszystkimi zadaniami.

Jest jeszcze jeden dodatkowy efekt pomodoro, a dokładniej wyświetlania zegarka na dużym ekranie. Moi współpracownicy zauważyli odliczany czas. Na początku pytali co odmierzam. Wyjaśniłem im, że chodzi o pomodoro i że w ten sposób staram się skupić nad jednym zadaniem. Okazało się, że bez mojego proszenia zaczęli to respektować. Widząc włączone odliczanie czasu starają mi się nie przeszkadzać! Czekają aż skończy się odliczanie, do przerwy i dopiero wtedy do mnie podchodzą z pytaniami :)

U mnie ta technika sprawdza się znakomicie. To jak ją wykorzystuję teraz jest efektem kilkutygodniowych eksperymentów i próbowania różnych podejść. Obecnie pracuję w ten sposób, jeżeli tylko mam więcej niż 30 minut czasu.

Mam nadzieję, że trochę Was zainspirowałem do wypróbowania jej u Was, a przynajmniej do poczytania o niej.

Powodzenia!

Zdjęcie z kolekcji (c)The Ewan Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Czytaj dalej