Produktywność

Następny krok

Wstając rano na trening najtrudniejsze jest wyjście z łóżka. Wszystko co potem jest dużo prostsze. Nawet najcięższy trening. Zaplanowanie tego, co stanie się zaraz po przebudzeniu zwiększa szansę zrobienia treningu. Dlatego dzień wcześniej przygotowuję sobie ubranie na trening i pierwszą rzeczą, którą robię po obudzeniu się jest ubieranie. To jest mój „pierwszy krok”. Potem już jakoś idzie. Tak samo jest z zadaniami – w większości przypadków najtrudniej jest zacząć.

Bardzo rzadko zadania, które dodaję do mojej listy są możliwe do wykonania w krótkim czasie. W większości są to zobowiązania wymagające wielu czynności. Czasami są to tak duże zadania, że widząc je na liście wręcz nie chce mi się ich robić. Czy chciałoby się Wam zabrać za zadanie zdefiniowane w taki sposób:

  • napisz pracę dyplomową
  • zorganizuj dwudniowe spotkanie działowe
  • zamów meble do kuchni

Już samo przeczytanie takiej nazwy zadania jest demotowujące. Dodatkowo ciężko jest określić czas jego wykonania. Nie mówiąc o tym, że trudno wybrać takie zadanie jako MIT (Most Important Task – zainteresowanych odsyłam do tego wpisu). Co więc z nimi zrobić? Rozbić je na serię mniejszych kroków. A tak naprawdę zdefiniować tylko jeden lub dwa pierwsze kroki. To wystarczy, aby zacząć pracę nad zadaniem i w ten sposób zbliżać się do jego zakończenia. Zobaczcie sami, czyż nie jest łatwiej rozpocząć zadania tak zdefiniowane?

  • napisz pracę dyplomową
    • 1 krok – znajdź szablon pracy dyplomowej
    • 2 krok – wypisz nazwy rozdziałów
  • zorganizuj dwudniowe spotkanie działowe
    • 1 krok – wyślij ankietę z pytaniem, kto weźmie udział
    • 2 krok – wypisz możliwe daty spotkania
  • zamów meble do kuchni
    • 1 krok – stwórz folder w Dropbox i skopiuj tam wszystkie projekty
    • 2 krok – wyślij maila do znajomych, którzy ostatnio robili kuchnię. Zapytaj ich o namiar na stolarza wraz z prośbą o opinię o nim.

Tak opisane zadania znajdują się na mojej liście zadań na dany dzień i takie wybieram jako MITy. Ich wykonanie nie jest czasochłonne, nie zajmą więcej niż jeden, może dwa pomodoro. Takie zadania jest łatwo rozpocząć i zrobić.

Po wykonaniu każdego kroku sprawdzam, czy główne zadanie jest już wykonane (odpowiadam sobie na pytanie: czy efekt jest wystarczający?). Jeżeli nie jest wykonane, to definiuję następne kroki dla każdego z nich, zapisuję je na liście zadań i zabieram się za kolejne zobowiązanie. Dla przykładowych zadań wypisanych powyżej kolejne kroki, po wykonaniu poprzednich, mogłyby być zapisane jako:

  • napisz pracę dyplomową
    • 3 krok – napisz 150 słów pierwszego rozdziału
  • zorganizuj dwudniowe spotkanie działowe
    • 3 krok – potwierdź budżet dla odpowiedniej listy osób
  • zamów meble do kuchni
    • 3 krok – umów się na spotkanie z 3 stolarzami

Łatwe? Na pewno łatwiejsze niż wykonanie całości od razu. Z mojego doświadczenia wynika, że ten sposób organizacji pracy pomaga przede wszystkim w rozpoczęciu zadań, które wydają się za duże lub za trudne. W ten sposób jest mi też łatwiej znaleźć czas na ich wykonywanie. Łatwiej mi znaleźć 30 minut czasu na zrobienie prostego kroku niż 3-4 godziny na zrobienie całego zadania.

Zadania rozbite na serie kroków w moim systemie nazywam projektami. W jednym z następnych wpisów pokażę jak nimi zarządzam na co dzień.

Dajcie proszę znać, czy Wy też podobnie podchodzicie do swoich zadań. Jak sobie radzicie z tymi największymi?

 

Artykuły powiązane o moim systemie prodktywności

Ten wpis jest częścią serii wpisów o moim systemie produktywności – sprawdzonym sposobie na bycie produktywnym i sprawne zarządzanie czasem i zadaniami.

Ukończone części są zaznaczone jako aktywne linki do tych wpisów.

 

Czytaj dalej
Produktywność

Trzy MITy dziennie

Trzy MITy dziennie to mój cel. I nie, nie mam na myśli czytania mitologii greckiej. MIT to Most Important Task, czyli Najważniejsze Zadanie. MITy to mój sposób na zrobienie najważniejszych w danym dniu rzeczy, nawet jeżeli mam na to niewiele czasu. Dlaczego MITy, dlaczego trzy? Zapraszam do lektury tego wpisu.

Każdy z Was ma listę zadań i projektów. I na pewno jest na niej dużo więcej rzeczy niż jesteście w stanie zrobić w ciągu jednego dnia. Niezależnie od tego jakiej metodologii używacie do zapisywania i śledzenia Waszych zobowiązań, w którymś momencie stajecie przed wyborem – za co teraz się zabrać, jakie zdanie wykonać następne, co dzisiaj powinnam/powinienem zrobić.

Jestem w takiej samej sytuacji. Mój system zarządzania zadaniami, o którym jeszcze nie raz będę pisał, pozwala mi mieć kontrolę nad wszystkim rzeczami, jakie mam do zrobienia. Mimo wszystko w pewnym momencie muszę wybrać czym powinienem teraz się zająć.

Moim sposobem na ten dylemat jest wybranie trzech najważniejszych zadań na każdy dzień (MIT). Rano, tuż po przejrzeniu i przetworzeniu zdań z listy TODO, przeglądam listę zadań do wykonania w tym tygodniu (ta lista powstaje w czasie cotygodniowego przeglądu zobowiązań – o tym też powstanie wpis :)). Lista na każdy tydzień ma maksymalnie 15-20 elementów, tak więc wybór zadań na dany dzień jest już wstępnie ograniczony. Z tej listy wybieram MITy, szukając zadań, które:

  • muszą być wykonane danego dnia – staram się unikać takich sytuacji i wykonywać zadania wcześniej;
  • chcę je zrobić, żeby jakiś projekt posunąć do przodu – dzięki temu mam poczucie, że jest postęp w wykonaniu projektu;
  • ktoś czeka na moją część zadania i nie chcę blokować tej osoby w jej pracy.
  • chcę je zrobić, bo mi się podobają i ich wykonanie sprawi mi przyjemność (np. napisanie kolejnego wpisu na bloga);
  • są częścią przygotowań do jakiegoś większego zobowiązania (np. szkic prezentacji na przyszły tydzień);
  • są szybkie i wiem, że w dniu, w którym jestem bardzo zajęty mogę je zrealizować (np. zadzwonić w sprawie szkolenia do firmy XYZ, mogę to zrobić w przerwie między spotkaniami).

Z mojego doświadczenia wynika, że wybranie maksymalnie trzech najważniejszych zadań na każdy dzień sprawdza się najlepiej. Wiem, że tyle zadań jestem w stanie zrobić. Jeżeli wybrałbym więcej istniałoby duże ryzyko, że nie wszystkie udałoby mi się wykonać, co skutkowałoby odkładaniem ich na następny dzień i piętrzeniem się zadań.

Oczywiście, że często kusi mnie, aby odznaczyć jako te najważniejsze więcej niż trzy zadania. Staram się wtedy przypomnieć sobie zasadę, która mówi, że jeżeli wszystko jest najważniejsze, to tak naprawdę nic takie nie jest – wszystko ma ten sam priorytet. A w rzeczywistości jest przecież zupełnie inaczej.

Podsumowując, każdego ranka, przed rozpoczęciem pracy mam gotową listę zadań, którymi chcę się zająć w pierwszej kolejności. Wygląda to tak jak na obrazku poniżej.

mit

Kiedy pracuję nad tymi zadaniami? Teoretycznie są to zadania do wykonania w ciągu całego dnia. Ale ja staram się je zrobić jak najwcześniej. Zaczynam od nich dzień. Jakiś czas temu pisałem o tym jak wygląda mój poranek. Do 9, kiedy staram się pracować nad zadaniami, skupiam się na MITach. Korzystam wtedy z techniki Pomodoro, o której także możecie poczytać we wcześniejszym wpisie. Bardzo często już rano moje MITy są wykonane i spokojnie mogę zająć się pozostałymi zobowiązaniami.

Jeżeli na koniec dnia widzę, że moje MITy zostały zrobione, to czuję, że mój dzień był produktywny i że zrobiłem to, co było najważniejsze. A to jest dobre uczucie :)

Jak Wy wybieracie zadania, nad którymi będziecie pracować dzisiaj? Skąd wiecie na czym się teraz skupić i jak zweryfikujecie, czy zrobiliście to, co było najważniejsze?

Zdjęcie z Embracing Health na licencji CC2.0


Artykuły powiązane o moim systemie prodktywności

Ten wpis jest częścią serii wpisów o moim systemie produktywności – sprawdzonym sposobie na bycie produktywnym i sprawne zarządzanie czasem i zadaniami.

Ukończone części są zaznaczone jako aktywne linki do tych wpisów.

 

Czytaj dalej
Komunikacja Produktywność

Powiedz co robię źle ale zrób to dobrze

Poprzedni wpis był o chwaleniu. Po opublikowaniu go kilka osób zapytało mnie o bardzo specyficzny rodzaj chwalenia – informację zwrotną (od angielskiego słowa feedback). Odpowiadając na Wasze pytania, dzisiaj piszę o dawaniu informacji zwrotnej  zarówno pozytywnej jak i negatywnej.

Moja wiedza na temat informacji zwrotnej wynika z doświadczenia. Owszem, czytałem wiele artykułów na ten temat i brałem udział w kilku szkoleniach, podczas których uczyłem się jak przekazywać takie informacje. Jednak najwięcej nauczyłem się w praktyce.

Wielokrotnie byłem odbiorcą informacji zwrotnej. Często wysłuchanie pochwały było dla mnie bardzo miłe i pożyteczne. Miłe, bo mogłem poczuć się dobrze, a pożyteczne, bo dowiadywałem się co robić częściej. Niestety równie często pochwała była przekazywana w taki sposób, że nie umiałem z niej wyciągnąć nic pozytywnego dla siebie. Po prostu nie przekazano mi co zrobiłem dobrze. Był to przekaz typu „dobra robota”.

giving feedback

Zarówno z dobrze i źle przekazanej informacji zwrotnej wiele się nauczyłem o tym jak ją skutecznie przekazywać. Korzystam z tej wiedzy, gdy chwalę innych. Co więcej te same mechanizmy działają również przy przekazywaniu i przyjmowaniu negatywnej informacji zwrotnej. Ten wpis jest o tym co wynika z tego doświadczenia.

Moi współpracownicy dobrze wiedzą, że ucząc się przekazywania informacji na temat czyjejś pracy próbowałem różnych metod. A metod tych jest wiele. Moja ulubiona określona jest akronimem STAR od:

  • Situation – sytuacja, zarys sytuacji
  • Task – zadanie, przedstawienie zachowania
  • Action – czynność,
  • Result – wynik, opis skutków, następne kroki

Według tej metody dobra informacja zwrotna zarówno pozytywna, jak i negatywna powinna zawierać elementy opisane poniżej (zgodnie z rozwinięciem akronimu STAR).

Zarys sytuacji (Situation) – informacja zwrotna dotyczy konkretnej sytuacji. Trzeba ją opisać. Opis powinien być wystarczająco dokładny, aby osoba, z którą rozmawiamy umiała się do opisywanej sytuacji odnieść. Dobrze, jeżeli informacja zwrotna jest przekazywana niedługo po samym zdarzeniu, kiedy wszyscy jeszcze je pamiętają.
Przykłady:

  • W czasie dzisiejszej video konferencji, w trakcie podsumowania spotkania…
  • Na naszym ostatnim spotkaniu, w czasie którego omawialiśmy wyniki…

Przedstawienie zachowania (Task, Action) – jak najdokładniejsze opisanie zachowania osoby w sytuacji, o której rozmawiacie. Im więcej szczegółów tym lepiej.
Przykłady:

  • … kiedy Marek powiedział coś, co brzmiało bardzo niezrozumiale, w bardzo zwięzły sposób, własnymi słowami opowiedziałeś jak go zrozumiałeś. Podałeś przykłady, które bardzo dobrze obrazowały to jak rozumieliśmy Marka.
  • … prawie za każdym razem, kiedy Jacek przedstawiał nasze wyniki, Ty spoglądałeś na telefon albo w ekran laptopa. Było widoczne, że nie słuchasz tego, co mówi Jacek.

Opis skutków (Result)– w tym miejscu powinny być opisane skutki przedstawionego zachowania. Opisując skutki można spróbować odpowiedzieć na pytania:

  • Jakie były skutki przedstawionego zachowania w tej sytuacji?
  • Jak to zachowanie wpyłneło na uczestników danej sytuacji?
  • Czy skutki są pozytywne czy negatywne?
  • Jak czuli się ludzie uczestniczący w tej sytuacji?

Przykłady:

  • … dzięki temu uniknęliśmy nieporozumienia, które znacząco wpływało na budżet naszego projektu. Dodatkowo Marek nie odczuł, że powiedział coś w zawiły sposób.
  • … przez takie zachowanie Jacek zaczął się denerwować. Nie ukrywam, że ja też byłem przez to mocno rozproszony. Mam wrażenie, że żaden z nas nie wyszedł z tego spotkania zadowolony.

Następne kroki (Task, Action) – co powinno być kontynuowane, a co zmienione? Które zachowania są pożądane, a które niemile widziane lub wręcz niepożądane? To jest właściwa część rozmowy, żeby przedstawić swoje oczekiwania co do zachowania osoby, której przekazujemy informację zwrotną.

Przykłady:

  • … chciałbym, abyś częściej próbował podsumowywać spotkania w taki sposób. Dobrze Ci to wychodzi. Umiesz wyciągnąć najważniejsze informacje z wypowiedzi rozmówcy.
  • … chciałbym,abyś następnym razem na spotkaniu miał wyłączony telefon i komputer. Może nawet nie powinieneś zabierać ich na spotkanie. W ten sposób unikniemy takiej sytuacji. Jeżeli chcesz to możemy wspólnie zastanowić się co tak bardzo Cię rozpraszało w czasie spotkania. Może będziemy mogli jakoś temu zaradzić.

W informacji zwrotnej trzeba pamiętać o tym, że przekazujemy ocenę sytuacji, a nie osoby. Z takim nastawieniem powinniśmy podchodzić do każdej rozmowy. Osoba, z którą rozmawiamy także musi o tym wiedzieć. Jeżeli nie zadbamy o takie rozumienie przekazywanych wiadomości, wtedy nasza informacja zwrotna może zostać źle zrozumiana i w rezultacie odrzucona.

Z praktyki wiem, że jeżeli chcesz mi przekazać informację zwrotną opisana powyżej metoda będzie najskuteczniejsza. Z tak poprowadzonej rozmowy nauczę się najwięcej. A przecież o to chodzi w informacji zwrotnej.

W następnym wpisie przedstawię o co należy zadbać przed rozmową  i w czasie jej trwania.

Zdjęcie z Wikipedii.

Czytaj dalej
Komunikacja

Lubię chwalić

Marcin, świetnie poprowadziłeś to spotkanie.

Marek, przygotowałeś świetny szablon. Dzięki.

Andrzej, słyszałem o Twojej rozmowie z Grześkiem. Dobrze to rozwiązałeś.

Jacek, dzięki za zestawienie, które mi wczoraj wysłałeś. Zawiera wszystko co potrzebuję.

Kasiu, Twoja wczorajsza prezentacja była bardzo ciekawa. Dużo zapamiętałem.

Marian, ale masz fajne spodnie.

Chłopaki, super rozwiązaliście ten problem. Dziękuję

Wczorajsza kolacja była bardzo smaczna. Dziękuję.

 

Jak często mówicie podobne rzeczy swoim znajomym, podwładnym lub kolegom? Jak często chwalicie innych i  podkreślacie dobrze wykonaną pracę? Mam nadzieję, że często!

Proste słowa, które świadczą, że zauważyliście coś dobrego, ciekawego czy po prostu intersującego w czyimś zachowaniu są bezcenne. Sprawiają, że druga osoba przez chwilę czuje się lepiej, czuje się doceniona. Po takiej pochawale czy podziękowaniu aż chce się te rzeczy robić bardziej i częściej.

Skąd o tym wiem? Otóż wykazały to… :) A właśnie, że nie! Nie wiem tego z lektury artykułów, książek czy badań amerykańskich naukowców. Tę wiedzę nabyłem czysto empirycznie. Wiem dobrze jak ja się czuję, gdy ktoś zauważy moje starania  albo coś innego pozytywnego w moim zachowaniu, wyglądzie i pracy. Czuję się wtedy doceniony, zadowolony i dodatkowo zmotywowany. Naprawdę niewiele mi potrzeba, kilka prostych słów. Im bliżej danego zdarzenia usłyszę takie coś, tym bardziej w to wierzę, tym bardziej mogę się do tego odnieść i tym bardziej się cieszę tym. Podobne reakcje obserwuje u ludzi, których mam wokół siebie. Nie tylko ja tak reaguję.

Bardzo bym chciał, abyście dobrze zrozumieli moje intencje. Nie robię tego po to, żeby się przypodobać innym. Uważam, że dobre rzeczy powinny być zauważone. Sami nie zawsze umiemy się chwalić – w dobrym tego słowa znaczeniu. Nawet więcej, sami nie zawsze umiemy zauważyć tego, co robimy naprawdę dobrze. Dlatego tak istotne jest jak ktoś to dostrzeże i nam o tym powie. Bardzo lubię i potrzebuję słyszeć takie rzeczy, dlatego sam je mówię.

Z pochwałami wiąże się jeszcze jedna bardzo ciekawa rzecz – dziwna nieumiejętność ich przyjmowania, bardzo powszechna w naszej kulturze. Pochwalcie  kogoś z USA lub z Norwegii. Uśmiechnie się od ucha do ucha, szczerze podziękuje i w widoczny sposób będzie zadowolony/zadowolona. Jeżeli pochwalicie kogoś z naszego kręgu kulturowego reakcja będzie zdecydowanie odmienna. Często usłyszycie: „no co Ty, nie ma o czym mówić”, „serio? tam jest jeszcze wiele niedoróbek”, „każdy mógłby to zrobić”, „muszę się jeszcze wiele nauczyć, to wcale nie jest dobre”. Brzmi znajomo? Ja bardzo często spotykam się z taką reakcją. Nie wiem z czego wynika ta nieumiejętność ucieszenia się, że ktoś nas chwali, że zauważono naszą ciężką pracę. Przecież to jest tak proste: „dzięki! fajnie, że to zauważyłeś/zauważyłeś”, „ale super, ale mam teraz dobry humor”, „dzięki, dobrze widzieć, że zauważono efekty mojej pracy” albo zwykłe „dzięki” ze szczerym uśmiechem.

Pochwały są przyjemne, sprawiają, że pracujemy czy po prostu przebywamy z bardziej zadowolonymi ludźmi. I dzięki temu nam samym jest lepiej i przyjemniej :)

Poćwiczcie mówienie miłych rzeczy innym, zauważanie drobnych spraw, które warto podkreślić. I przyjmujcie pochwałę ze szczerym uśmiechem i prostym „dziękuję”. Jeżeli ktoś Was chwali to najwidoczniej ma za co ;)

Może warto nawet zrobić sobie postanowienie? Każdego dnia pochwalę jedną osobę. Co Wy na to? Niech to będzie propozycja zadania domowego :)

Zdjęcie w wikipedii na licencji CC2.0

Czytaj dalej
Komunikacja

Serio? Mówiłeś o tym na spotkaniu?

Skończyliście spotkanie. Rozmawialiście w jego trakcie o różnych tematach, ustaliliście następne kroki, przekazaliście pozostałym uczestnikom swoje uwagi. Jesteście z siebie zadowoleni. Wyobrażam sobie wasze zdumienie, gdy po pewnym czasie okazuje się, że uczestnicy spotkania pamiętają z niego zupełnie coś innego niż Wy.

Brzmi znajomo? Byliście w takiej sytuacji? Ja wielokrotnie.

Od pewnego czasu próbuję inaczej prowadzić spotkania, tak aby upewnić się, że wszyscy jego uczestnicy wychodzą z niego z podobnymi wnioskami. Trochę eksperymentuję i próbuję różnych podejść. Nie zawsze jest to możliwe, nie zawsze się udaje, ale dotychczasowe rezultaty są obiecujące.

Kilka pomysłów, które proponuję Wam do wypróbowania:

  • Przedstawienie celu spotkania – można poprosić uczestników o opowiedzenie jaki mają cel do osiągnięcia w czasie spotkania. Warto zrobić to na samym początku. Jest to bardzo przydatna informacja dla prowadzącego. W trakcie spotkania może on odwoływać się do celów uczestników, podkreślając odpowiednie informacje. Na samym końcu spotkania można poprosić, aby uczestnicy krótko podsumowali, czy udało im się osiągnąć cel. Odnosząc się do celów na bieżąco weryfikujemy, czy tak samo rozumiemy to o czym mówimy w trakcie spotkania. Prosząc o podsumowanie na końcu sprawdzamy, czy wszystko tak samo zrozumieliśmy.
  • Podsumowanie spotkania przez każdego uczestnika – przed skończeniem spotkania, jako przedostatni jego punkt (przed ewaluacją), proszę o podsumowanie własnymi słowami przebiegu spotkania oraz ustaleń poczynionych w jego trakcie. To doskonała okazja do wyjaśnienia wszystkich niejasności i nieporozumień. Często w trakcie takiego podsumowania uwidacznia się różne zrozumienie niektórych ustaleń. Można je od razu sprostować.
  • Wysyłanie pisemnego podsumowania – w trakcie spotkania staram się robić notatki. W notatkach znajdują się ważniejsze tematy, ustalenia, dalsze kroki. Jeżeli ja nie mam możliwości ich robić, proszę o to wybranego uczestnika spotkania. Po zakończeniu rozsyłam notatki wszystkim, którzy byli obecni. Staram się w nich jasno określić dalsze kroki i to, kto jest za nie odpowiedzialny. Jeżeli jest tam podsumowanie dyskusji też jasno staram się określić osobę, która o tym wspomniała. To sprawia, że osoba wymieniona w notatkach, jeżeli się z czymś nie zgadza, powiadomi Was o tym.
  • Zapisywanie ustaleń na arkuszach z  flip charta – przygotowując się do spotkania na ścianie wieszam arkusze z flip charta. Wykorzystuję je w trakcie spotkania do zapisywania przebiegu dyskusji, następnych kroków, spraw do wyjaśnienia, ustaleń oraz wniosków. W trakcie zapisywania każdy ma możliwość wyjaśnić lub uściślić to, co jest widoczne na ścianie. Po spotkaniu robię zdjęcia arkuszom i wysyłam wszystkim, którzy byli obecni. To także jest okazja do sprawdzenia, czy dobrze się zrozumieliście.

To tylko kilka inspiracji. Na niektórych spotkaniach wykorzystuję kilka z nich, na innych tylko wybrane. Zależy to od tego z kim mam spotkanie i jakie tematy są poruszane w trakcie jego trwania.

Zachęcam Was do spróbowania. Jeżeli macie własne pomysły bardzo chętnie o nich przeczytam. Dodajcie je proszę w komentarzach. Chętnie o nich z Wami podyskutuję.

 

Zdjęcie z kolekcji (c)Steven Shorrock Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

 

Czytaj dalej
Produktywność

Ile zrobiłeś dzisiaj pomidorów?

Usłyszeliście kiedyś takie pytanie? Ja tak! Chodzi oczywiście o technikę “pomodoro”.

Pomodoro” to popularna technika zarządzania czasem. Nazwa pochodzi od urządzenia odmierzającego czas w kuchni. Autor tej techniki miał takie urządzenie w kształcie pomidora, stąd nazwa “pomodoro”.

Informacje o technice “pomodoro” można bez problemu znaleźć w Internecie, jest wiele stron, które ją opisują. Ja tutaj przypomnę tylko podstawowe założenia. Opiszę za to jak ja wykorzystuję tę technikę w mojej codziennej pracy.

Zdjęcie z  http://en.wikipedia.org/wiki/File:Il_pomodoro.jpg

Zdjęcie z  http://en.wikipedia.org/wiki/File:Il_pomodoro.jpg

 

 

Zasady są bardzo proste. Potrzebujemy listę zadań i urządzenie, które może odmierzyć 25 minut (tyle wynosi jedno pomodoro). Ustawiamy na zegarku, w telefonie, gdziekolwiek 25 minut i zaczynamy pracę nad jednym wybranym zadaniem z listy. W tym czasie pracujemy tylko nad tą jedną rzeczą, nie przerywamy pracy ignorując wszelkie sygnały, które nas rozpraszają. Po 25 minutach robimy sobie 5 minutową przerwę. Jeżeli zadanie zostało ukończone, w następnym pomodoro robimy kolejne, jeżeli nie, to kontynuujemy pracę. Po 4 pomodoro robimy sobie dłuższą przerwę.

W praktyce nie zawsze udaje się uniknąć rozproszenia, czasami trzeba oderwać się od bieżącego zadania. Wtedy warto zapisać, co nas rozproszyło i przy następnych pomodoro zaplanować jak tego uniknąć.

Dlaczego to działa? Oczywiście twórca tej techniki podaje całą teorię. Dla mnie, w uproszczeniu, ta technika jest skuteczna, bo po pierwsze wymaga ode mnie tylko 25 minut skupienia. 25 minut to nie jest długo, jest to czas “do ogarnięcia”. Drugi powód to zauważalny postęp w wykonaniu zadania, w widoczny sposób przybliżamy się do jego zakończenia. Nawet jeżeli zadanie wymaga więcej niż jedno pomodoro, dostrzec można, że część jest już zrobiona. A to motywuje (przynajmniej mnie) do kontynuowania pracy nad tym zadaniem w kolejnych pomodoro.

Tyle teorii. Jak ja wykorzystuję tę technikę na co dzień?

Każdego dnia mam wiele spotkań, zaplanowanych rozmów telefonicznych itp., które są rozrzucone po całym dniu. Między spotkaniami zwykle mam przerwy. Czasami jest to 30 minut, czasami godzina, a kiedy indziej więcej czasu. Ten czas nie zawsze udawało mi się efektywnie wykorzystać. Miałem wrażenie, że nie ma sensu za nic się zabierać, bo przecież mam tylko 30 minut. Kończyło się to sprawdzeniem kilku maili, porozmawianiem z kimś itd. W pewnym momencie zauważyłem, że przy 3-4 i więcej takich 30-minutowych okresach dziennie tak naprawdę tracę czasami 2-3 godziny efektywnej pracy. Przestawienie spotkań, tak aby następowały po sobie było niemożliwe, nie było to zależne tylko ode mnie.  Stwierdziłem, że spróbuje przez te 30 minut skupić się na jednej wybranej rzeczy i może uda się w ten sposób coś konkretnego i namacalnego zrobić. I uniknąć poczucia przeciekania czasu przez palce. Do tego celu doskonale sprawdza się technika pomodoro. Włączam sobie zegarek (korzystam z dwóch prostych serwisów:Moosti orazTomato Timer) i wyświetlam go na monitorze podłączonym do laptopa. Postępuję zgodnie z założeniami pomodoro.

Efekty są świetne! W czasie moich 30-minutowych “przerw” między spotkaniami skupiając się przez 25 minut na jednym i tylko jednym zadaniu  zauważyłem, że jestem w stanie coś konkretnego zrobić. Jeżeli mam więcej niż 30 minut staram się w wtedy wykonać więcej pomodoro, pamiętając o przerwach. Rezultaty były tak zadawalające, że zacząłem stosować tę technikę prawie cały czas, pracując z wszystkimi zadaniami.

Jest jeszcze jeden dodatkowy efekt pomodoro, a dokładniej wyświetlania zegarka na dużym ekranie. Moi współpracownicy zauważyli odliczany czas. Na początku pytali co odmierzam. Wyjaśniłem im, że chodzi o pomodoro i że w ten sposób staram się skupić nad jednym zadaniem. Okazało się, że bez mojego proszenia zaczęli to respektować. Widząc włączone odliczanie czasu starają mi się nie przeszkadzać! Czekają aż skończy się odliczanie, do przerwy i dopiero wtedy do mnie podchodzą z pytaniami :)

U mnie ta technika sprawdza się znakomicie. To jak ją wykorzystuję teraz jest efektem kilkutygodniowych eksperymentów i próbowania różnych podejść. Obecnie pracuję w ten sposób, jeżeli tylko mam więcej niż 30 minut czasu.

Mam nadzieję, że trochę Was zainspirowałem do wypróbowania jej u Was, a przynajmniej do poczytania o niej.

Powodzenia!

Zdjęcie z kolekcji (c)The Ewan Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Czytaj dalej
Książki

“Siła nawyku” – kilka słów o książce

Zaczynając pracować z produktywnością zetknąłem się z metodologią „Zen to done” Leo Babauta. Polega ona na wdrażaniu zwyczajów, które pozwalają być bardziej produktywnym. Korzystając z rad autora kilka z nich udało mi się wtedy wprowadzić w życie. Od tamtego czasu mniej lub bardziej świadomie próbowałem wdrażać u siebie nowe zwyczaje (z niezłym skutkiem) lub zmieniać już istniejące (tutaj już nieco gorzej). Zastanawiałem się na czym polega różnica.

sila-nawyku-duze

Dzięki książce, którą ostatnio przeczytałem (a właściwie wysłuchałem :)) udało mi się zrozumieć naturę zwyczajów nieco lepiej. Mam na myśli „Siłę nawyku” Charls’a Duhigg’a. Dzięki temu mogę podejmować próby pracy z moimi nawykami bardziej świadomie.

Autor opisuje zwyczaje osób, firm oraz społeczności. Przedstawia, jak działają na poziomie neurologicznym, jak się formują i jak można tę wiedzę wykorzystać do świadomego ich tworzenia lub modyfikowania. Język książki jest bardzo prosty. Bardzo łatwo jest nadążyć za tym, co autor chce nam opowiedzieć. Znajdziecie w niej wiele przykładów ilustrujących wprowadzane pojęcia. Jedyna wada książki to przegadanie niektórych kwestii i wręcz łopatologiczny sposób tłumaczenia, zdarza się, że kilka razy tego samego. Z jednej strony jest to nieco denerwujące, ale z drugiej nie sposób nie zapamiętać tych wszystkich informacji.

Z książki najbardziej utkwiło mi w pamięci to, z czego składa się nawyk. Charles Duhigg wyróżnia trzy składowe nawyku:

  • wskazówkę czynnik, który wywołuje działania określane przez nas jako nawykowe (wskazówką może być dźwięk alarmu w telefonie, uczucie głodu, zapach ciasta);
  • działanie czynność nazywana przez nas nawykiem (wstaję od biurka i idę do cukierni po ciastko);
  • nagroda to co odczuwamy po określonym działaniu (odprężenie, radość, uczucie zaspokojenia).

Najbardziej zaciekawiła mnie teza, że próbując walczyć z nawykami powinniśmy zmieniać tylko tę środkową część, wykorzystując istniejącą wskazówkę i nagrodę. Wtedy mamy największe szanse zmienić zwyczaj, który uważamy za szkodliwy, na pożądane przez nas zachowanie.

Jest to na tyle ciekawa myśl, że zamierzam z tym trochę poeksperymentować. Zidentyfikowałem dwa zwyczaje, które najbardziej chciałbym zmienić, i próbuję teraz znaleźć prawdziwą wskazówkę wywołującą dany nawyk. Zobaczymy jakie będą rezultaty.

Wracając do samej książki. Pomimo nieco rozwleczonej formy, słucha się jej przyjemnie. Mnie przekonała, żeby spróbować opisanych w niej technik do zmiany niektórych moich nawyków. Polecam Wam jej lekturę.

Miłego czytania i powodzenia w zmienianiu Waszych nawyków :)

Czytaj dalej
1 19 20 21 22