Komunikacja Produktywność

Zorganizuj efektywne spotkanie lub w ogóle się nie spotykaj – część pierwsza: przed spotkaniem

Chciałbym się podzielić z Wami kilkoma prostymi sposobami jak zorganizować efektywne spotkanie. Nie spodziewajcie się rewolucyjnych rozwiązań, raczej zebrania w jednym miejscu kilku dobrych praktyk, które ja staram się stosować jak najczęściej.

Ten wpis po raz pierwszy opublikowany został przeze mnie na blogu Making Waves.

Opis sposobów podzieliłem na trzy części, wymieniając co robię przed, w trakcie i po spotkaniu. Każda z porad ilustrowana jest moim odręcznym rysunkiem. Powstały one w trakcie prezentacji tego tematu na jednym ze spotkań w Making Waves. Osoba, która rozpoznała najwięcej rysunków wygrała nagrodę.

Zacznijmy od początku, czyli od tego, co się dzieje przed spotkaniem ☺

Pisząc „przed spotkaniem”, mam na myśli wszystko, co dzieje się od czasu, kiedy pomyślicie „powinniśmy się spotkać”, do czasu, kiedy ludzie są zaproszeni na spotkanie.

Czy spotkanie jest w ogóle potrzebne?

czy potrzebne

Pierwszą rzeczą, jaką robię, kiedy przychodzi mi na myśl, że warto się spotkać, jest podjęcie decyzji, czy spotkanie jest w ogóle potrzebne. Zadaję sobie kilka pytań:

  • Czy mogę zamiast tego wysłać emaila?
  • Czy muszę się spotykać z tymi ludźmi i zajmować ich czas?
  • Czy mogę te decyzje podjąć sam?
  • Co się stanie, jeżeli spotkanie się nie odbędzie?

Zadając sobie te pytania, chcę się upewnić, że nie marnuje swojego i czyjegoś czasu.

Jaki będzie rezultat spotkania?

cel

Jestem już pewny, że spotkanie powinno się odbyć. Teraz nadszedł czas, aby dobrze zdefiniować oczekiwany rezultat spotkania. W tym momencie próbuję wypisać kilka punktów, których potem użyję, aby zweryfikować, czy spotkanie było udane.

Kogo powinienem zaprosić?

kogo

Jeżeli już wiem co chcę osiągnąć na spotkaniu, przechodzę do następnego kroku – zapraszam uczestników.

Z doświadczenia wiem, że zapraszanie zbyt wielu osób mija się z celem i raczej nie służy temu, żeby spotkanie było efektywne. Staram się zaprosić tylko takie osoby, które mogą mieć coś do powiedzenia w temacie spotkania. Pozostałych mogę po prostu powiadomić o wynikach spotkania emailem.

oblicz

Zwykle na tym etapie robię małe ćwiczenie – obliczam koszt spotkania. Mnożę ilość ludzi na spotkaniu przez średnią stawkę godzinową, którą zapłaciłby nam klient za ich pracę. W wyniku otrzymuje „cenę” spotkania i mogę zweryfikować, czy spotkanie „opłaca się”.

Czas

czas

W poprzednim punkcie wspomniałem o koszcie spotkania. Miej to na uwadze, kiedy ustalasz jego długość. Domyślny czas trwania spotkania w Outlooku to 30 minut. Ale przecież spotkania mogą trwać 15, 40 lub 25 minut. To pole jest edytowalne! (Naprawdę, sprawdziłem! Czasami ustalam spotkanie na 29 minut, sprawdzając, czy uczestnicy to zauważą ;))

Zaproszenie

wyslij

Znasz już:

  • Oczekiwany rezultat spotkania
  • Listę uczestników
  • Jak długo będzie trwało spotkanie

Najwyższy czas zaprosić uczestników. Poinformuj ich o tym, co już wiesz o spotkaniu! Uwzględnij w zaproszeniu cel spotkania i oczekiwany rezultat. W moich zespołach staram się wprowadzić zasadę, że jeżeli zaproszenie na spotkanie jest puste, to każdy ma prawo je odrzucić.

Agenda

agenda

Kiedy przygotowujesz się do spotkania, tworzysz jego agendę. Jeżeli jest już ona gotowa, poinformuj o tym uczestników spotkania!

Posiadając te informacje, będą mogli się do niego przygotować, bo będą wiedzieli co zostanie  omówione na spotkaniu. Jest to także dobra okazja, aby ich zapytać, czy to, co planujesz na spotkanie jest wystarczające. Może jest coś, co pominąłeś/pominęłaś i inni o tym przypomną?

Notatki

notatki

Jeżeli spotkanie jest kolejnym w danym temacie, przypomnij uczestnikom o tym, co działo się na poprzednich spotkaniach. Roześlij notatki z tamtych spotkań. Dzięki temu dajesz szansę wszystkim uczestnikom lepiej się przygotować.

Prawdopodobnie jest o wiele więcej rzeczy, które można i powinno się zrobić przed spotkaniem. Powyższe zasady staram się stosować na co dzień. Wydaje mi się, że pomagają one organizować bardziej efektywne spotkania. Jest to warte podjętego wysiłku.

Porady co zrobić w trakcie spotkania i po nim – wkrótce!

Czytaj dalej
Produktywność

6 zasad planowania produktywnego dnia

Jest dużo poradników jak zaplanować produktywny dzień. Znam wiele z nich. Niestety wciąż zdarza mi się o nich zapominać i nie uwzględniać ich w czasie planowania dnia. Ten wpis jest po to, aby mi przypomnieć o tych kilku zasadach, których powinienem przestrzegać codziennie. Mam nadzieję, że i Wy z tego skorzystacie.

Są dni, kiedy mój kalendarz wygląda tak jak na obrazku poniżej – spotkania przez cały dzień, żadnych przerw między nimi.

meetings

Kiedy widzę taki plan w kalendarzu, to wiem, że znów nie zastosowałem zasad dobrego planowania. Możecie zapytać co jest nie tak z dniem zaplanowanym w ten sposób, przecież nawet jest czas na lunch… Niestety, kilka istotnych rzeczy nie zostało uwzględnionych:

  • Nie mam czasu na skorzystanie z toalety, zrobienie sobie kawy czy zjedzenie jakiejś przekąski. Oczywiście zakładając, że chcę być na spotkaniach na czas.
  • Jeżeli spotkania są w różnych pokojach spotkań, nie mam szans zdążyć przejść z pokoju do pokoju.
  • Nie mam kiedy przejrzeć emaili, oddzwonić i zrobić rzeczy, które zwykle robi się codziennie.
  • Nie zaplanowałem żadnych przerw na odpoczynek i złapanie oddechu.

Założę się, że wiele osób ma czasami tak zaplanowane dni. Ja zauważyłem niepokojąco wiele podobnie wyglądających dni w kalendarzu. Jako przypomnienie dla mnie samego, ale także dla Was, poniżej wypisałem kila zasad, które powinny być brane pod uwagę przy układania planu dnia:

1. Pamiętaj o wcześniejszych zobowiązania i pracy, którą masz wcześniej zaplanowaną – mam tu na myśli odpowiadanie na emaile, pisanie raportów, przygotowanie materiałów itd. Jeżeli wiesz, że powinieneś to wszystko zrobić danego dnia, dodaj w swoim kalendarzu czas na zrobienie tych rzeczy. Zwłaszcza jeżeli często jesteś zapraszany/zapraszana na spotkania. Nazwij to zdarzenie „praca”, „zbieranie materiałów”, „komunikacja” itd. W ten sposób zapewnisz sobie czas na wykonanie tych czynności.

2. Zaplanuj czas na przygotowanie się do spotkań – jest wiele rzeczy, które trzeba zrobić przed spotkaniem. Przygotowanie się nie zabiera zerowej ilości czasu. Warto to uwzględnić w harmonogramie dnia.

3. Uwzględnij czas na przejrzenie notatek ze spotkania – jeżeli notujesz w czasie spotkania (a nie wyobrażam sobie, że tego nie robisz ;)), potrzebujesz potem czasu na przetworzenie notatek:

  • przejrzenie w poszukiwaniu zadań do wykonania;
  • zrobienie cyfrowej kopii notatek, jeżeli notujesz ręcznie;
  • jeżeli przechowujesz notatki w OneNote lub Evernote, potrzebny będzie czas na zapisanie ich w odpowiednim miejscu, otagowanie ich, dodanie dat i innych potrzebnych informacji.

4.  Zaplanuj czas na lunch i inne przerwy – jeżeli masz w pracy przerwę na lunch, dodaj takie zdarzenie do kalendarza. W ten sposób na pewno będziesz miał tę przerwę, nikt wtedy nie zaprosi Cię na inne spotkanie.

5. Dodaj zdarzenia na podróż, pracę z domu itd. – jeżeli wiesz, że nie będzie Cię w biurze, poinformuj o tym innych. Trudno będzie Ci dotrzeć na spotkanie, które ktoś organizuje w biurze, a Ciebie tam nie ma. Jeżeli współpracownicy o tym będą wiedzieć, zorganizują spotkanie w innym terminie.

6. Zostaw dwie pierwsze godziny nie zaplanowane – wykorzystaj pierwsze dwie godziny pracy na zrobienie MITów i zaplanowanie dnia. Nie planuj wtedy żadnych spotkań.

Jeżeli pamiętam o tych zasadach, mój dzień zwykle jest dużo spokojniejszy i bardziej produktywny. Bardzo łatwo jest jednak o takich zasadach zapomnieć. Jeśli planowalibyśmy nasze dni w ten sposób, wychodzilibyśmy z biura mniej zmęczeni z poczuciem, że zrobiliśmy więcej.

Czy te zasady mają szanse sprawdzić się u Was? Macie swoje sposoby na zaplanowanie dnia?

Zdjęcie od keso s na licencji CC BY

 

Czytaj dalej
Produktywność

Czy pamiętałem o wyłączeniu żelazka?

Czy pamiętałem, żeby wyłączyć żelazko? Czy wyłączyłem kuchenkę? Często miałem takie myśli kilka minut po wyjściu z mieszkania lub nawet później, w ciągu dnia, będąc już biurze. Raz myśl o niewyłączonym żelazku była tak nieznośna, że wyszedłem wcześniej z biura i pojechałem do mieszkania to sprawdzić. Oczywiście zastałem wyłączone żelazko… Kto z Was nie miewa takich myśli? Ręka do góry :) Nie widzę zbyt wielu rąk…

Do utworzenia tego wpisu zainspirowała mnie koleżanka, który skomentowała jeden z poprzednich postów o pamiętaniu, co chcesz zrobić. Pisałem wtedy o znalezieniu czegoś, co pozwoli przypomnieć sobie myśl, którą chcesz zapamiętać. Powiedziała mi, że robi coś podobnego, kiedy chce pamiętać o rzeczach typu wyłączone żelazko czy kuchenka.

Dlaczego tak często nie potrafimy zapamiętać tych drobnych, ale ważnych czynności? Zostawienie włączonego żelazka czy włączonej kuchenki może spowodować poważne szkody. Mimo wszystko nie potrafimy przywołać w pamięci, czy to zrobiliśmy, czy nie. Często nie potrafimy przez to skoncentrować się nad tym, co robimy, bo myślimy „włączone czy niewłączone? pali się już czy jeszcze nie?…”. Myślę, że przyczyny dlaczego tak się dzieje są dosyć proste do znalezienia (przynajmniej w moim przypadku). Zwykle jest to mix wykonywania wielu zadań na raz i porannego pośpiechu. Jak często przygotowywaliście śniadanie jednocześnie prasując i pakując rzeczy do zabrania ze sobą? Nic dziwnego, że nie potrafimy zapamiętać, czy zrobiliśmy tę małą rzecz: czy wyciągnęliśmy wtyczkę z kontaktu…

Jak sobie z tym poradzić? Mam dla Was dwa sposoby: jeden od mojej koleżanki, drugi ode mnie.

Lauren powiedziała mi, że kiedy chce zapamiętać, czy coś zrobiła wykonuje w tym samym czasie jakąś dziwną czynność. Coś bardzo odległego od normalnego zachowania w danej sytuacji. Na przykład robi pajacyka, śpiewa, klaszcze w dłonie itd. Jest to na tyle inne od tego, co człowiek zwykle robi, wyłączając żelazko, że zazwyczaj pamięta, że to zrobiła. I kiedy przypomina sobie robienie pajacyka wie, że wyłączyła żelazko. Proste? Tak. Śmieszne? Trochę. Działa? Tak!

Ja mam trochę inne podejście do tego problemu. Kiedy chcę zapamiętać wykonywanie jakiejś czynności mówię do siebie głośno opisując, co właśnie robię. Jeżeli chcę zapamiętać wyłączanie żelazka powiem do siebie coś takiego: „Dominik, skończyłeś prasować. Sięgasz po wtyczkę i wyciągasz ją z kontaktu. Wyłączyłeś wtyczkę, widzisz, że wisi swobodnie i nie jest włączona”. Później, kiedy w głowie pojawi się pytanie „czy żelazko jest wyłączone?” wiem, że jest wyłączone. Pamiętam opisywanie tej sytuacji.

Czy te techniki są użyteczne tylko dla opisanych sytuacji? Nie. Używam ich także w innych przypadkach. Dzięki nim oszczędzam sporo czasu, nie zastanawiając się, czy coś jest zrobione, czy nie. Mogę skupić się nad czynnościami, które akurat wykonuję.

Macie jakieś swoje sposoby pamiętania o takich rzeczach? Jeżeli tak, to podzielcie się nimi :)

P.S. Dzięki Lauren za pomysł na wpis :)

Zdjęcie   od  Bre Pettis na licencji CC BY

 

 

Czytaj dalej
Produktywność

Wszystko ma swoje miejsce

Odkładaj na swoje miejsce. Kropka. Łatwo powiedzieć, a tak trudno zrobić. Przynajmniej ja mam z tym trudność. A takie podejście ma same zalety! Jakie? Poniżej opisałem kilka najważniejszych z mojego punktu widzenia.

Do spróbowania odkładania na swoje miejsce zainspirował mnie David Allen, który w swojej książce, “Getting Things Done”,  opisuje metodologię zarządzania zadaniami. Odkładanie rzeczy na swoje miejsce jest bardzo istotne w tej metodologii. A ponieważ od zawsze miałem z tym problemy, potraktowałem to jako wyzwanie.

Od kilku miesięcy staram się skrupulatnie odkładać rzeczy na swoje miejsce. I uwierzcie mi, jestem zszokowany jak pozytywne ma to skutki. Prosta zasada – zawsze odłóż na docelowe miejsce, świetnie się sprawdza. I dotyczy to wielu obszarów. Kilka przykładów opisałem poniżej.

  • Wszelkie dokumenty, które przetwarzane są w wersji papierowej, zamiast położyć na biurku lub po prostu włożyć do szafki, kładę tam, gdzie jest ich miejsce: do odpowiedniej teczki, zanoszę do osoby, do której powinny trafić, a ostatnio coraz częściej skanuję lub robię zdjęcie i wrzucam do niszczarki. Oszczędzam czas na szukanie dokumentów, kiedy będą mi potrzebne lub kiedy będę porządkował stertę papierów zalegających na moim biurku.
  • Ubrania w domu, po zdjęciu z suszarki lub np. po powrocie do mieszkania, staram się odłożyć na odpowiednią półkę lub do szafy. Poczucie porządku – bezcenne. Łatwość znalezienia, kiedy szukam np. swetra – ogromna.
  • Klucze od domu i samochodu wkładam do przeznaczonego na to pojemnika. Niezliczoną ilość razy, tuż przed wyjściem z mieszkania, szukałem kluczy. Traciłem na to czas i nerwy. Teraz dokładnie wiem, gdzie są. Zawsze odkładam je w to samo miejsce.
  • Pliki trafiają do odpowiednich folderów na dysku lub w chmurze. Rozliczenie wyjazdu – do folderu z rozliczeniami, załącznik z dokumentacją projektu – do folderu danego projektu, zdjęcia od stolarza – do folderu przeznaczonego na pliki związane z urządzaniem mieszkania itd. Oczywiście pliki zawsze można  wyszukać, ale jeżeli wiem, gdzie są zapisane, będzie to szybsze.
  • Notatki w OneNote do odpowiednich notatników i sekcji. Jeżeli notatki ze spotkania są w notatniku „praca i sekcji spotkania”, znajdę je dużo szybciej, niż próbując zgadnąć nazwę notatki i szukając jej.
  • Przyprawy do odpowiednich pojemników. Po gotowaniu staram się odłożyć przyprawy na swoje miejsce, mniej więcej tam, gdzie były. Dużo szybciej po nie sięgnę następnym razem.
  • Zdjęcia od odpowiedniego folderu. Mam mnóstwo zdjęć. Od kilku lat porządkuję je wg schematu: rokmiesiącdata + nazwa wydarzenia. Dzięki temu jest mi bardzo łatwo znaleźć zdjęcia np. ze spaceru z września 2014 r.

Mógłbym mnożyć przykłady, kiedy odkładanie na miejsce ma ogromną wartość, ale przypuszczam, że już wiecie, co miałem na myśli.

Jak wiele rzeczy, które opisuję na blogu, wymaga to wytworzenia u siebie nawyku. Na początku wydawać się Wam będzie, że to zbędny wysiłek, z którego nic dobrego nie wychodzi. Ale po pewnym czasie (miesiącu?), kiedy będziecie robić to skrupulatnie, zobaczycie jak niewiele potrzeba, żeby znaleźć właściwe miejsce, gdzie powinniście odłożyć to, co macie w rękach. I będziecie zdziwieni, o ile łatwiej jest Wam ogarnąć otoczenie. Powodzenia!

 

Zdjęcie  od Trizah na licencji CC BY

Czytaj dalej
Produktywność

Im dłuższy łańcuch tym lepiej

Słyszeliście kiedyś o Jerrym Seinfeldzie? Nie zdziwię się, jeżeli nie. To jeden z najbardziej znanych w USA komików, gwiazda popularnego w Stanach w latach dziewięćdziesiątych sitcomu “Seinfield”. Dlaczego o nim piszę? Ponieważ jest także pomysłodawcą bardzo skutecznej metody pomagającej osiągać zamierzone cele przez wytwarzanie nawyków. Metoda polega na budowaniu łańcuchów.

Na czym polega metoda Seinfielda? W skrócie chodzi o to, żeby jak najczęściej robić coś, nawet niewielkiego, co przybliża nas do celu. Seinfield radzi, aby w widocznym miejscu powiesić kalendarz i za każdym razem, jak zrobimy tę jedną małą rzecz, zaznaczyć ją w nim. Z czasem zauważymy, że tworzy się nam łańcuch z zaznaczonych dni, w których wykonaliśmy jakąś czynność związaną z naszym celem. Po pewnym czasie ten łańcuch będzie na tyle długi, że nie będziemy chcieli go przerwać i zaczniemy go kontynuować. Nawet wtedy, kiedy nie będziemy mieli chęci pracować nad naszym celem. Wydaje mi się, że działa to na zasadzie powiedzenia sobie: już tyle dni z rzędu nad tym pracowałem, szkody byłoby to przerwać. I tak naprawdę to staje się Twoim jedynym zadaniem nie przerwać zbudowanego łańcucha. W ten sposób wytwarzasz w sobie nawyk codziennej pracy nad swoim celem małymi krokami, ale stale przybliżasz się do niego.

Kluczowe w tej metodzie jest wizualizowanie łańcucha. Można to zrobić na wiele sposobów. Jednym z nich jest użycie serwisu w typu Don’t Break The Chain. W nim zaznaczacie kolejne dni, kiedy udało się Wam pracować nad wybranym zadaniem. Ja jednak uważam, że najlepiej, jeżeli taki łańcuch będzie widoczny częściej niż tylko w momencie otworzenia strony internetowej. Do wizualizacji łańcuchów preferuję użyć coś powieszonego na ścianie. Może to być kalendarz z widokiem wszystkich dni w roku (łatwo można znaleźć w Internecie gotowe kalendarze) lub tabelka narysowana własnoręcznie.

Zaznaczanie kolejnego dnia, w którym się coś zrobiło to naprawdę miłe uczucie :). A jeżeli jest to już 10, 30, 100 dzień z rzędu, to postawienie kolejnej kropki czy innego znaczka jest bardzo przyjemne. Czasami zdarzy się Wam pominąć jeden dzień. Powody mogą być bardzo różne choroba, wyjazd itd. Świadomość (i zwizualizowanie w kalendarzu) ile włożyliście w to pracy pozwala kontynuować Wasz projekt, pomimo jednego pominiętego dnia. Przynajmniej ja czegoś takiego doświadczyłem.

Na zdjęciach poniżej możecie zobaczyć moje kalendarze. Jeden z nich jest narysowany na kartce i wisiał przyklejony do szafy, a drugi narysowałem na ścianie pomalowanej farbą tablicową. Zaznaczam tam kilka rzeczy, nad jakimi jednocześnie pracuję, również te nawyki, które już mam utrwalone.

 

Metoda jest bardzo prosta. Jej założenia są banalne do wypełnienia. W kolejnym dniu zrób coś, co przybliża Cię do Twojego celu. Następnego dnia zrób to samo i powiększ swój łańcuch zbudowany z pojedynczych dni. To twoje jedyne zadanie! Małymi krokami do celu!

Powodzenia w budowaniu łańcuchów:)

 

 

Czytaj dalej
Komunikacja

Co mogę zrobić, aby zwiększyć swoje szanse następnym razem?

Jednym z moich obowiązków w pracy jest rekrutowanie pracowników do mojego zespołu. Przeprowadziłem dziesiątki, o ile już nie setki rozmów kwalifikacyjnych, zatrudniając kilkadziesiąt osób i informując pozostałe o tym, że nie zostały zatrudnione. Jak do tej pory tylko 5 z osób, których nie zatrudniłem zapytało mnie o przyczynę odrzucenia ich kandydatury.

Proces rekrutacji w firmie, w której pracuję jest kilkuetapowy. Zaangażowany w niego jest zarówno kierownik zespołu, jak i inni programiści, którzy sprawdzają merytoryczne przygotowanie kandydatów. Jednak na końcu za wynik rekrutacji odpowiedzialny jest kierownik i to on decyduje o tym, czy kogoś zatrudnimy czy nie.

W firmie, w której pracuję staramy się informować o wynikach rekrutacji tak szybko, jak tylko jest to możliwe, zwykle nie później niż w ciągu dwóch tygodni od ostatniego spotkania. Zazwyczaj koleżanka z działu HR dzwoni do takiej osoby i przez telefon informuje o wyniku rekrutacji. Bardzo rzadko zdarza się, że kandydat, którego z jakiegoś powodu nie zatrudniliśmy zadaje bardzo ważne pytanie: Dlaczego nie zostałem zatrudniony/zatrudniona? Co mogę zrobić, aby zwiększyć swoje szanse następnym razem?

Bardzo szanuję ludzi, którzy mają odwagę zadać te pytania! Wymaga to dużej odwagi i otwarcia na potencjalnie trudną do przyjęcia informację zwrotną na temat tego jak ta osoba zaprezentowała się w czasie rekrutacji. Ale jeżeli masz odwagę zadać takie pytania, to pokazujesz, że Ci zależy i że chcesz poprawić te obszary, w których słabiej wypadłeś/wypadłaś. W tym momencie już mam ochotę zaprosić Cię jeszcze raz na rozmowę i sprawdzić co zrobisz z informacją zwrotną, którą Ci dałem.

Za każdym razem, gdy ktoś pyta mnie o to, co może poprawić, staram się odpowiedzieć w szczegółowy sposób. Niezależnie od tego, czy powodem był słaby angielski, niewystarczające umiejętności programistyczne, zbyt małe doświadczenie – staram się być uczciwy.

Nie widzę zagrożenia w zadawaniu tych pytań, rezultat może być tylko pozytywny. Zdobywasz nowe doświadczenia, dowiadujesz się jak przygotować się na następne spotkanie, wyróżniasz się z tłumu kandydatów, których nie zatrudniliśmy i zwiększasz swoje szanse zatrudnienia w przyszłości!

Nie bój się – po prostu pytaj. A jak nie dostaniesz odpowiedzi? Hmm, to także jest wartościowa informacja na temat firmy, w której chciałeś pracować, czyż nie? ;)

Zdjęcie   od tdes na licencji CC BY

Czytaj dalej
Komunikacja

Najtrudniejsze są pierwsze słowa

Uwielbiam rozmawiać z ludźmi. Ludzie są interesujący, rozmowa zwykle jest przyjemna, no i zawsze można się czegoś nowego dowiedzieć – o rozmówcy, o świecie, a nawet o sobie. Jeżeli znam mojego rozmówcę, rozpoczęcie rozmowy jest proste. Ale już nawiązanie kontaktu z nieznajomymi jest dla mnie trudne. Ostatnio często uczestniczę w spotkaniach projektowych, wychodzę z uczestnikami projektu do restauracji i ogólnie mam wiele spotkań z nieznanymi mi ludźmi. Aby pomóc sobie w rozpoczęciu rozmowy przygotowałem sobie listę potencjalnych tematów, od których można taką rozmowę rozpocząć.

Weźcie proszę pod uwagę, że to, co opisuję poniżej nie jest scenariuszem rozmowy. Zwykle po tym, jak nawiążę kontakt z rozmówcą, rozmowa sama płynie, pojawiają się nowe, interesujące tematy i nie potrzeba już żadnej „ściągi” o czym rozmawiać. Nie opisuję sposobów na rozpoczęcie “small talków”, ale daję Wam kilka pomysłów, jak rozpocząć ciekawą rozmowę. I to wszystko na podstawie własnych doświadczeń.

Poniżej znajdziecie kilka wskazówek, w jaki sposób można przygotować się do spotkania z nowymi ludźmi.

  • Zrób rozpoznanie przed spotkaniem. Jeżeli idę na kolację z klientem albo z partnerem z projektu, zwykle czytam o miejscu, do którego się udajemy. Staram się dowiedzieć jakiego rodzaju potrawy są podawane w restauracji, w której mamy się spotkać i znajduję coś, co można polecić. Czytam o firmie klienta/partnera oraz o ich ostatnich projektach. Wiem z jakiego kraju/miasta pochodzi mój gość. Każdym z tych tematów można rozpocząć rozmowę przy stole.  Wiedząc co jest warte polecenia w restauracji, możecie o tym opowiedzieć. W naturalny sposób można zapytać, jak udał się ostatni projekt. Wiedząc skąd jest Twój rozmówca możesz zapytać co poleca zobaczyć, kiedy wybierzesz się w odwiedziny do jego kraju/miasta.
  • Opowiedz o tym, co ostatnio się dowiedziałeś/dowiedziałaś. Wszelkie ciekawostki, interesujące fakty, nowinki są dobrym sposobem na zainteresowanie rozmówcy. Jestem pewny, że dużo czytacie, oglądacie filmy, słuchacie podcasty oraz serfujecie po Internecie. Robiąc to, dowiadujecie się wielu rzeczy. Użyjcie ich! Przeczytaliście artykuł o ujemnych odsetkach w jednym z banków w Niemczech? Opowiedzcie o tym! To temat, który dotyka każdego i raczej każdy będzie tym zainteresowany. Wszyscy trzymamy pieniądze w bankach. (Opowiedziałem o tym naszym gościom ostatnio i w ten sposób rozpoczęła się 30 minutowa dyskusja o systemach bankowych). A takich tematów jest nieskończenie wiele.
  • Wspomnij o swoich ostatnich projektach i aktywnościach. Pracujesz nad czymś ciekawym? Byłeś członkiem dużego projektu? Przygotowujesz się do maratonu? Planujesz miesięczną podróż? Uczysz się tańczyć? Podziel się tym ze swoimi gośćmi. To także są tematy, które zwykle wywołują dyskusję, są początkiem rozmowy. Obserwuj co zainteresowało Twojego rozmówcę i kontynuuj te tematy, które są dla wszystkich ciekawe.
  • Wiedz co się dzieje w Twojej branży. Zwykle spotykamy się z ludźmi ze swojej branży, firmy, z którą współpracujemy, klientem. Porozmawiaj z nimi o tym, co nowego dzieje się w Waszym obszarze zainteresowania. Jakie są nowe trendy? Które technologie są na fali? Czy wykorzystują te nowości w swojej pracy?
  • Dowiedz się czegoś o zawodzie rozmówcy. Jeżeli spotykasz kogoś po raz pierwszy, możesz zapytać o to, czym się zajmuje. Co robi? Na czym polega jego/jej praca? Co jest interesującego w tym, co robi? Co jest najtrudniejsze? Większość ludzi lubi opowiadać o takich rzeczach.
  • Pogoda/lokalizacja/podróż/język. Jeżeli naprawdę nie wiesz jak rozpocząć rozmowę, po prostu zacznij od pogody (o tym jak niezwykle ciepło/zimno jest jak na tę porę roku), zapytaj jak Twój gość dostał się do miejsca gdzie się spotykacie. Jeżeli spotykasz się z obcokrajowcem, zapytaj o jego/jej język. Przy okazji możesz nauczyć się nowych słówek ;)

Oczywiście zdarzają się trudni rozmówcy, którzy na każde pytanie odpowiedzą krótkim „tak”, „nie” lub „nie wiem”. Mimo wszystko próbowałbym jednego z wyżej opisanych tematów. Większość z nas ma jakiś temat, który go interesuje. Prędzej lub później powinno nam sie udać na niego trafić. A jeżeli nie, no cóż – poćwiczymy sobie przynajmniej sztukę rozpoczynania rozmowy :)

To tylko kilka pomysłów, które możesz wykorzystać, aby rozpocząć rozmowę. Pamiętaj, to tylko pomysły, jak sprawić, że zaczniecie rozmawiać. Z własnego doświadczenia wiem, że zwykle każdy z tych tematów rozwija się w bardzo różnych kierunkach. Ale przecież o to chodzi. Po prostu zacząć rozmowę i potem już tylko cieszyć się nią. Najtrudniej jest zacząć, a wszystko co potem jest już łatwiejsze.

A co Wy robicie, kiedy spotykacie nowych ludzi? Jak rozpoczynacie rozmowę? Może jesteś osobą, która po prostu potrafi rozmawiać z każdym o wszystkim? A może oczekujesz aż ktoś inny rozpocznie rozmowę? Jestem bardzo ciekaw Waszych spostrzeżeń i doświadczeń. Będę bardzo wdzięczny za wszelkie komentarze :)

Zdjęcie od JakeandLindsay Sherbert na licencji CC BY

Czytaj dalej
1 17 18 19 20 21