Silne strony

Dlaczego warto skupić się na silnych stronach?

Dwa lata temu w firmie, gdzie pracuję, zorganizowano szkolenie, podczas którego pokazywano nam zalety wykorzystania silnych stron w pracy. Pracownicy szwedzkiej firmy, która zajmuje się takimi szkoleniami na co dzień, przylecieli do nas, by poprowadzić serię warsztatów. To było moje pierwsze spotkanie z konceptem mówiącym, że warto skupiać się na tym, w czym jesteśmy dobrzy, a nie na tym, co nam słabiej wychodzi. Dla mnie to był szok! Ktoś nam mówił, że dużo bardziej wartościowe jest rozwijanie się w tych obszarach, w których już jesteśmy dobrzy. W czasie warsztatów dowiedzieliśmy się, jakie są nasze najmocniejsze strony. Rozmawialiśmy z naszymi kolegami o tym, jak są one widoczne na co dzień w pracy, w naszym zachowaniu. W ten sposób rozpoczęła się moja fascynacja rozwojem w oparciu o silne strony.

Niestety po dwóch lub trzech warsztatach program został wstrzymany. Ale wiedza i ciekawość pozostały. Kilka miesięcy temu jeden z moich kolegów wrócił do pomysłu pracy ze swoim zespołem w oparciu o silne strony. Razem z członkami zespołu zrobił test StrengthsFinder stworzony przez Gallupa. Po jego przeprowadzeniu, każdy otrzymuje listę swoich pięciu głównych silnych stron. Ale to nie była jedyna rzecz, którą zrobili. Wykonali dodatkowy krok – stworzyli mapę silnych stron całego zespołu. Tym razem naprawdę wciągnął mnie ten proces. Zacząłem czytać o programie Gallupa oraz o Donaldzie Cliftonie (jego twórcy). Zrobiłem test, z którego dowiedziałem się, jakie są moje silne strony. Zacząłem je analizować. Następnym krokiem, który zrobiłem, było zapisanie się na kurs certyfikacyjny trenerów Gallupa. Spotkałem tam dwóch niesamowitych coachów, którzy prowadzili szkolenie, oraz ponad dwadzieścia osób z całego świata zafascynowanych rozwojem w oparciu o silne strony. Tydzień kursu był dla mnie wręcz rewolucyjny. Nauczyłem się niesamowicie dużo i wróciłem jeszcze bardziej przekonany, że jest to podejście, którego chcę się nauczyć i które zamierzam stosować w życiu osobistym i w pracy.

Możecie zapytać, co jest tak wyjątkowego w tym nastawieniu, w pomyśle, aby skupić się na silnych stronach. W swoim życiu doświadczyłem innego podejścia. Na przykład jeszcze w szkole podstawowej. Zawsze byłem dobry z matematyki i ogólnie z nauk ścisłych. Jednocześnie miałem bardzo średnie oceny z muzyki, plastyki, prac technicznych i tego typu przedmiotów. Ponieważ z matematyki miałem zwykle piątki, nikt nie mówił mi, żebym jeszcze bardziej przykładał się do nauki. Niestety, kazano mi skupiać się na tym, z czego moje oceny były gorsze. Wiem, że gdybym wtedy poświęcił więcej czasu na przedmioty ścisłe, teraz miałbym z tego dużo więcej korzyści. Pewnie byłbym znacznie lepszym programistą niż byłem. To jeden z wielu powodów, który sprawia, że tak mnie fascynuje pomysł skupiania się na silnych stronach. To przy ich wykorzystaniu mogę osiągnąć najwięcej. Uwielbiam tę myśl!
Wciąż jestem w trakcie uczenia się i rozumienia moich silnych stron, które zidentyfikowałem dzięki testowi StrengthsFinder. Wiem, że to będzie długi proces. Zrozumienie silnych stron to dopiero pierwszy krok. Drugi to znalezienie przykładów w moim życiu, doświadczeniach, w jaki sposób wykorzystuję swoje silne strony, jak są one widoczne. Trzecim krokiem będzie ich świadome wykorzystywanie. Te trzy kroki są opisane przez Gallupa jako “Name it, Claim it, Aim it”. W tym jest zawarty cały sens pracy i rozwoju w oparciu o silne strony.

  • Zrozumienie swoich silnych stron (Name it)
  • Uświadomienie sobie, jak i kiedy są one przeze mnie wykorzystywane (Claim it)
  • Użycie ich w świadomy sposób (Aim it)

Obecnie jestem w trakcie procesu certyfikowania się w byciu coachem w rozwoju w oparciu o silne strony. Ten proces zakłada, że odbędę coaching z kilkoma osobami, które potem mnie ocenią. W czasie sesji wiele z tych osób jest bardzo podekscytowanych konceptem pracy z silnymi stronami. Kiedy zaczynamy o nich rozmawiać, razem znajdujemy wiele przykładów, jak ważną rolę odgrywają w ich życiu. Niesamowitym jest móc obserwować, jak pozytywne dla ludzi jest skupianie się na silnych stronach. Jak pozytywne jest to, że nie muszą skupiać się na tym, w czym nie są najmocniejsi, bo nie tam leżą ich największe możliwości. Wszyscy mamy silne strony, które świadomie użyte pozwolą nam osiągać to, czego chcemy, w najlepszy dla nas sposób.
Na koniec zostawię Was z osobistą refleksją. Naprawdę wierzę w to, że skupiając się na moich silnych stronach mogę sprawić, że będę lepszą wersją samego siebie. I próbuję to robić. To jest myśl, którą chcę się dzielić!
Czy jesteś zainteresowany/zainteresowana rozwojem w oparciu o silne strony? Daj mi znać! Chętnie z Tobą o tym porozmawiam i podzielę się moimi doświadczeniami!

Czytaj dalej
Produktywność Technologia

Posprzątaj swoją skrzynkę pocztową – wypisz się

Byłem zapisany na ponad 100 różnych list mailingowych. Moja skrzynka pocztowa nieustannie była bombardowana e-mailami z tych list. Próbowałem różnych taktyk, aby sobie z tym poradzić. Zakładałem różne filtry i foldery, jednak nie było to wygodne rozwiązanie. Nie chciałem przenosić tych e-maili do spamu, ponieważ od czasu do czasu zdarzały się w wśród nich takie, które mnie interesowały i które chciałem przeczytać. Takie emaile zostawiałem do przeczytania na “później” i oczywiście to ”później” nigdy nie nadchodziło. Na szczęście znalazłem na to sposób. Te problemy są już za mną. Chcesz poznać moje rozwiązanie? Oczywiście, że tak!

Rozwiązanie tego problemu ma nazwę ”Unroll.me”. Jest to usługa, która po zarejestrowaniu się w niej, pozwala przeskanować wszystkie e-maile w Twojej skrzynce. Usługa ta przeszukuje e-maile w poszukiwaniu list mailingowych, lub innych e-maili tego typu. Po zakończeniu tego procesu dostępna jest lista wszystkich list mailingowych, na które się zapisałeś/zapisałaś. Ostrzegam, ta lista może być bardzo długa. Dla każdego elementu z tej listy masz do dyspozycji jedną z trzech opcji.

  • Unsubscribe – zostaniesz usunięty/usunięta z listy mailingowej.
  • Add to rollup – wybrane przez Ciebie listy mailingowe zostaną uwzględnione w codziennym podsumowaniu, które będzie zawierało e-maile z wszystkich wybranych list. Podsumowanie zostanie przysłane w postaci jednego e-maila.
  • Keep in inbox – nic się nie zmieni, e-maile z tej listy mailingowej dalej będą dostarczane do Twojej skrzynki pocztowej.

Najlepiej będzie, jeśli przejrzysz całą listę i dla każdego elementu zdecydujesz co z nim zrobić. Nie zajmie Ci to dużo czasu i jest to bardzo prosty proces. Co otrzymasz jako wynik? Skrzynkę pocztową, która jest dużo mniej zaśmiecona oraz jeden e-mail dziennie z podsumowaniem wszystkich wybranych przez Ciebie list mailingowych. Jeżeli jesteś jednym z tych ludzi, którzy zapisują się na wiele list (tak jak ja), zauważysz ogromną różnicę. I bardzo polubisz tę usługę, która, o czym jeszcze nie wspomniałem, jest darmowa.
Sprawdziłem dzisiaj statystyki mojego konta w Unroll.me. Bardzo się zdziwiłem, kiedy zobaczyłem poniższe liczby.

  • dotychczas wypisałem się z 326 list. 326!
  • wciąż jestem zapisany na 46 list, z których e-maile lądują w mojej skrzynce pocztowej,
  • mój codzienny e-mail od Unroll.me zawiera emaile z 33 trzech źródeł, które wybrałem jako te, które chcę mieć podsumowane.

Wyobrażasz sobie otrzymywanie setek e-maili więcej? To wymagałoby wiele pracy w utrzymywaniu skrzynki pocztowej w porządku. Jestem bardzo zadowolony z tego, jak ta usługa pomaga mi zapanować nad listami mailingowymi. Polecam Ci ją z całego serca. Jeżeli chcesz utrzymać Twoją skrzynkę w porządku, lub może nawet dążysz do pustej skrzynki (inbox zero), ta usługa na pewno Ci w tym pomoże.
Możesz się o niej dowiedzieć więcej z poniższego filmu:

Unroll.me from Unroll.me on Vimeo.

Jak Ty sobie radzisz z emailami tego typu? Wrzucasz je do spamu? Jaki jest Twój system zarządzania nimi?

Zdjęcie od  Sebastian WiertzCC BY

Czytaj dalej
Produktywność Rozwój osobisty

Cudowny początek dnia

Uwielbiam te dni, kiedy czuję, że miałem cudowny początek dnia. Chciałbym mieć takie poranki codziennie. Założę się, że Ty także chciałbyś/chciałabyś zacząć dzień w cudowny sposób. Wiem, co sprawia, że mój poranek jest dla mnie tak dobry. Chętnie się tym z Tobą podzielę, może Cię to zainspiruje?

Codziennie próbuję wstać wcześniej niż tak naprawdę muszę. Mam taki zwyczaj od wielu lat. Wiem, że rano wystarczyłoby mi 30 minut, aby przygotować się do wyjścia z domu. Z rozmysłem wstaję przynajmniej godzinę wcześniej. Przypuszczam, że wiele osób w tym momencie zaczęło pukać się w głowę. Czy on oszalał? Mam jednak swoje powody.

miraclemorning

Uwielbiam biegać rano. Poranny trening sprawia, że w ciągu dnia mam mnóstwo dodatkowej energii, która wręcz mnie rozpiera. Przez kilka lat był to jedyny i wystarczający powód, aby wstać wcześniej. Ostatnio przeczytałem książkę “The Miracle Morning” autorstwa Hala Elroda. Pomysły w niej opisane były dla mnie wręcz rewolucyjne. Po przeczytaniu książki dodałem do moich poranków kilka dodatkowych elementów. Zrozumiałem też, dlaczego tak dobrze się czułem po porannym bieganiu i dlaczego dobrym pomysłem może być robienie kilku dodatkowych rzeczy zanim zacznie się właściwa część dnia.

W swojej książce Hal Elrod wyjaśnia, że zrobienie kilku rzeczy, których głównych celem jest nasz rozwój, sprawia, że dostajemy zastrzyk energii na cały dzień. Zanim pójdziesz do pracy, zanim Twoja rodzina się obudzi, możesz zrobić coś bardzo dobrego dla siebie. Czyż nie jest to kuszący koncept? Zanim wszyscy się obudzą, możesz być już po ćwiczeniach, lekturze książki, medytacji i innych dobrych dla Ciebie rzeczach. Autor sugeruje nawet strukturę takiego poranka i wyjaśnia to za pomocą akronimu Life S.A.V.E.R.S (co można przetłumaczyć na “uratować życie”).

  • Cisza – (Silence)medytacja, modlitwa itd.;
  • Afirmacja – (Affirmation) kilka zdań opisujących jak bardzo jesteś zdeterminowany/a aby mieć przyszłość taką, jaką chcesz, ale powiedzianych w czasie rzeczywistym, z dużą dawką emocji;
  • Wizualizacja – (Visualisation)wyobrażenie sobie jakiegoś sukcesu, tego co osiągnęliśmy i jak do tego udało się doprowadzić;
  • Ćwiczenia – (Exercise) bieganie, pompki, przysiady itd.;
  • Czytanie – (Read) czytanie książki, artykułów, gazety itd.;
  • Pisanie – (Scribe) pisanie dziennika: co udało się zrealizować, plany na dzisiaj, jak się czujesz.

Powyższe elementy zostały opisane przez Elroda. Wydaje się, że to wszystko może zająć dużo czasu. Autor sugeruje jednak, że wszystkie te rzeczy możesz zrobić w godzinę lub w 6 minut, w zależności od tego, ile masz czasu. Najważniejsze w tym jest, aby robić to regularnie. Codziennie. Nawet jeżeli spędzisz na każdej czynności tylko jedną minutę, wciąż będzie to z pożytkiem dla Ciebie! Wykonując te czynności, robisz coś dla własnego rozwoju. Cokolwiek czeka Cię w ciągu dnia, Ty już coś dla siebie zrobiłeś/zrobiłaś. Jest to dla mnie rewelacyjne uczucie!

Kiedy przeczytałem tę książkę, od razu pomyślałem, żeby wprowadzić te wszystkie pomysły w życie. Miałem zamiar zacząć od kolejnego poranka. Na szczęście przypomniałem sobie o jednej z ważniejszych zasad, których staram się przestrzegać – tylko jedna zmiana na raz! Wiem, że nie ma możliwości, aby budować więcej niż jeden zwyczaj w tym samym czasie. Dotychczas rano tylko biegałem, a teraz nagle chciałem dodać pięć nowych elementów do poranka. Wiedziałem, że szanse wprowadzania tylu zmian są minimalne. Dlatego zdecydowałem, że zacznę od jednej nowej rzeczy – czytania. Zawsze chciałem więcej czytać i wciąż narzekałem na zbyt małą ilość czasu (swoją drogą narzekanie na brak czasu to ciekawy temat na wpis). Od stycznia czytam po 15 minut dziennie. Przeczytałem w tym czasie cztery książki i właśnie kończę piątą. Sam nie mogę w to uwierzyć, jak taka mała zmiana wpłynęła na to, ile książek teraz mogę czytać. Jestem teraz gotowy na dodanie nowego elementu do mojego niesamowitego poranka. Wydaje mi się, że będzie to pisanie dziennika. Myślę, że może być to kolejnym ciekawym i budującym doświadczeniem.

Co myślisz o pomyśle na niesamowity poranek? Czy mógłbyś/mogłabyś jutro wstać kilka minut wcześniej i zrobić coś dobrego dla siebie? Czy chcesz tego spróbować? Napisz proszę, jak wygląda Twój niesamowity poranek. Powodzenia!

 

Artykuły powiązane o moim systemie prodktywności

Ten wpis jest częścią serii wpisów o moim systemie produktywności – sprawdzonym sposobie na bycie produktywnym i sprawne zarządzanie czasem i zadaniami.

Ukończone części są zaznaczone jako aktywne linki do tych wpisów.

 

Czytaj dalej
Silne strony

Wydajność bliska perfekcji

Jaka byłaby Wasza reakcja, gdyby ktoś Wam powiedział, żebyście przestali skupiać się na swoich słabościach i skoncentrowali się na mocnych stronach? Co byście zrobili, gdyby ktoś Wam pokazał, jaki jest Wasz potencjał i pomógł znaleźć sposób, aby go zrealizować? Usłyszałem o takim podejściu kilka lat temu. Muszę przyznać, że był to dla mnie duży szok. Od małego byłem przyzwyczajony, aby pracować nad tym, co mi nie bardzo wychodziło. Mówiono mi, że jeżeli w czymś jestem dobry, to nie muszę już tego doskonalić, lepiej skupić się na tym co nie działa… Aż tu nagle ktoś mi mówi, że dużo większy potencjał mam w tych obszarach, w których jestem utalentowany. I że nad tym jest najlepiej pracować!

“You cannot be anything you want to be – but you can be a lot more of who you already are.”

Ten cytat można przetłumaczyć jako:

Nie możesz być kimkolwiek chcesz być – ale możesz być o wiele bardziej tym, kim już jesteś.

Każdy z nas ma talenty, które są naturalnymi sposobami myślenia, odczuwania i działania. Możemy zainwestować w nie, ćwicząc, rozwijając nasze umiejętności oraz zdobywając wiedzę. To jest najlepszy sposób budowania mocnych stron. Czym jest mocna strona? Według instytutu Gallupa jest to „zdolność do ciągłego działania bardzo blisko perfekcji”. Jak można osiągnąć wydajność bliską perfekcji? Inwestując w talenty, dodając do nich umiejętności i wiedzę, i tym samym zwielokrotniając ich natężenie. W jakim celu powinniśmy to robić? Aby skorzystać z nich dużo bardziej, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym.

Rozwój oparty na mocnych siłach jest wynikiem ponad 50-letnich badań doktora Cliftona i jego zespołu z Instytutu Gallupa. Na podstawie badań zidentyfikowali oni 34 silne strony, które ma każdy z nas, ale w bardzo różnym nasileniu. Każda silna strona składa się z wielu różnych talentów. Poniżej możecie znaleźć opis trzech przykładowych silnych stron (są to moje trzy najmocniejsze silne strony).

  • Indywidualizacja – ludzie, którzy mają silnie rozwiniętą indywidualizację są zaintrygowani unikalnymi cechami każdej osoby. Mają dar spostrzegania, jak ludzie o bardzo różnych cechach mogą produktywnie pracować razem.
  • Organizator – ludzie, którzy mają silnie rozwiniętą tę cechę umieją organizować, ale mają w sobie też elastyczność, która dobrze uzupełnia tę silną stronę. Lubią układać wszystkie elementy układanki, sprawdzać jak one do siebie pasują, tak aby projekt, przedsięwzięcie, które organizują, było jak najbardziej produktywne.
  • Uczenie się – ludzie, którzy mają silnie rozwiniętą umiejętność uczenia się, mają ogromną chęć ciągłej nauki i rozwoju. Zwłaszcza proces nauki jest dla nich czymś, co ich ekscytuje i pociąga.

Pełną listę silnych stron możecie znaleźć na przykład tutaj.

Gallup przygotował test składający się ze 177 par stwierdzeń. Po zrobieniu tego testu dostaniecie listę pierwszych pięciu silnych stron lub pełną listę trzydziestu czterech (każda z nich ma inną cenę).

Moim celem jest pisać dużo więcej o silnych stronach. Opiszę je i wytłumaczę jak razem mogą się wspierać (na wybranych przykładach). W marcu 2015 roku zdecydowałem się wziąć udział w szkoleniu prowadzonym przez Gallupa, aby zostać certyfikowanym trenerem Gallupa pracującym nad rozwojem opartym o silne strony. Wraz z 20 ludźmi z całego świata przez tydzień uczestniczyłem w warsztatach prowadzonych przez doświadczonych trenerów z Instytutu Gallupa. Ćwiczyliśmy pomaganie innym w odkrywaniu ich silnych stron i pokazywaniu im, gdzie jest ich największy potencjał. Nauczyliśmy się, jak wraz z naszymi przyszłymi klientami odkrywać to, że  ich silne strony mogą pomagać im w życiu. Wiele się nauczyłem w ciągu tego tygodnia. Jedną z ważniejszych lekcji jest świadomość tego, że każdy jest unikalny i że każda kombinacja silnych stron jest dobra. I że nie należy skupiać się na słabych stronach. Najważniejsze jest, aby inwestować w swoje talenty i rozwijać silne strony. To tam leży największy potencjał i największe szanse na odniesienie sukcesu!

Jeżeli jesteście zainteresowani tym tematem, jeżeli chcielibyście dowiedzieć się więcej o silnych stronach, zapraszam do kontaktu ze mną. Jest to moja pasja! Mogę Wam pomóc odkryć Wasze silne strony i zastanowić się razem z Wami, jak nad nimi pracować i jak je wykorzystać w najbardziej efektywny sposób.

Zdjęcie od  Bogdan SudituCC BY

Czytaj dalej
Komunikacja Produktywność

Zorganizuj efektywne spotkanie lub w ogóle się nie spotykaj – część druga: w trakcie i po spotkaniu

Spotkanie zaraz się rozpocznie. Jak wykorzystać ten czas efektywnie? Jak sprawić, żeby czas spędzony na spotkaniu nie był czasem straconym?

Po pierwsze: mam nadzieję, że przeczytałeś/aś mój poprzedni post, o tym, co zrobić przed spotkaniem, i że udało Ci się wykonać te kilka rzeczy, aby przygotować się do niego. A po przeczytaniu tego wpisu będziesz wiedział/wiedziała co zrobić w czasie spotkania i po jego zakończeniu.

W czasie spotkania

Cel

Każde spotkanie (w idealnym świecie) ma swój cel. Zacznij spotkanie od przypomnienia tego celu. Wyjaśnij dlaczego się zbieracie i co chcecie osiągnąć jako wynik spotkania. Jeżeli jesteś uczestnikiem i cel spotkania nie został przedstawiony na początku, zapytaj o niego. Znając cel, łatwiej będzie skupić się na temacie spotkania.

cel

Ten krok jest bardzo ważny, nawet jeżeli cel spotkania jest widoczny w treści zaproszenia. Wszyscy powinni wiedzieć po co się spotykają.

Agenda

Pokaż uczestnikom spotkania co będzie się na nim działo. Opisz, jakie tematy będą poruszane, kto będzie odpowiedzialny za każdy z tematów i jak będzie prowadzony każdy z nich (prezentacja, głosowanie, burza mózgów etc.).

agenda

Warto w agendzie zawrzeć czas na podsumowanie spotkania, pytania i jego ewaluację.

Zasady obowiązujące w czasie spotkania

Zanim przejdziesz do pierwszego punktu spotkania, warto przypomnieć podstawowe zasady obowiązujące w czasie jego trwania.

rules

Każde spotkania może mieć inne zasady, ale kilka z nich jest na tyle ogólnych, że obowiązuje praktycznie zawsze:

  • Zakaz używania telefonów.
  • Przychodzenie na czas (jeżeli przerwa kończy się po 10 minutach, to spotkanie właśnie wtedy się zaczyna).
  • Nie przekrzykujemy się.
  • W czasie burzy mózgów nie krytykujemy się nawzajem, wszystkie pomysły są dozwolone.

Notatki

notatk

Po każdym spotkaniu do wszystkich uczestników spotkania powinny być rozesłane notatki. Im bardziej szczegółowe, tym lepiej. Ty jako organizator masz wystarczająco dużo pracy, dlatego warto poprosić kogoś o sporządzanie notatek. Poproś, aby notatki uwzględniały podjęte decyzje, wątpliwości oraz zdefiniowane akcje. Po spotkaniu roześlij notatki do wszystkich uczestników.

Nawiązanie do poprzedniego spotkania

nawiązanie

Jeżeli spotkanie jest kolejnym z serii na dany temat, warto przypomnieć co zostało poruszone na poprzednim spotkaniu, jakie decyzje podjęto i co się wydarzyło od poprzedniego spotkania. Zapytaj, czy uczestnicy tak samo pamiętają ustalenia z poprzedniego spotkania, i czy zgadzają się z Twoim podsumowaniem.

Akcje

Zwykle w czasie spotkania zgadzacie się co trzeba zrobić po jego zakończeniu. Definiujecie, jakie akcje trzeba wykonać. Koniecznie trzeba je spisać.

akcje

W Making Waves zwykle zapisujemy je jako trójki:

  • Kto – jedna wyznaczona osoba odpowiedzialna za wykonanie jednej akcji.
  • Co – krótki opis tego co trzeba zrobić.
  • Kiedy – zdefiniowana data do kiedy ta akcja ma być wykonana.

Osoba wyznaczona do wykonania akcji powinna się na to zgodzić. Powinna to być też osoba obecna na spotkaniu!

Ewaluacja spotkania

Ta część spotkania jest bardzo często pomijana, a jest bardzo istotna. Warto zebrać opinie uczestników na temat spotkania. Dzięki temu, organizując następne, będziesz wiedział/wiedziała co zrobić inaczej, aby spotkanie było jeszcze bardziej efektywne.

ewaluacja

W agendzie spotkania zaplanuj na tę część około 5 minut, zwykle na samym końcu spotkania.

Użyj dowolnej metody zbierania tych informacji, może to być zbieranie karteczek, na których uczestnicy napiszą swoją opinie, możesz też otwarcie poprosić, żeby Ci powiedzieli co było dobrze zorganizowane, a co można zrobić lepiej.

Po spotkaniu

Roześlij notatki

Zbierz wszystkie notatki sporządzone w czasie spotkania, uporządkuj i wyślij do wszystkich zainteresowanych. Możesz to zrobić emailem, jako stronę w Waszym Wiki lub w jakikolwiek inny sposób praktykowany w Waszej firmie.

Przetwórz zdefiniowane akcje

Roześlij zdefiniowane akcje. Tak jak w przypadku notatek, użyj metody preferowanej w Waszej firmie. My (w Making Waves) używamy do tego systemu JIRA. Dla każdej akcji powinieneś zdefiniować datę, do kiedy ma być wykonana akcja, oraz osobę za nią odpowiedzialną.

Ewaluacja

Wybierz jedną rzecz zgłoszoną w czasie ewaluacji i postaraj się ją poprawić w czasie następnego spotkania.

Opisałem większość związanych ze spotkaniami praktyk, które staram się stosować na co dzień. Co Ty robisz, aby wykorzystać czas na spotkaniach w jak najbardziej efektywny sposób?

 

Czytaj dalej
Komunikacja Produktywność

Zorganizuj efektywne spotkanie lub w ogóle się nie spotykaj – część pierwsza: przed spotkaniem

Chciałbym się podzielić z Wami kilkoma prostymi sposobami jak zorganizować efektywne spotkanie. Nie spodziewajcie się rewolucyjnych rozwiązań, raczej zebrania w jednym miejscu kilku dobrych praktyk, które ja staram się stosować jak najczęściej.

Ten wpis po raz pierwszy opublikowany został przeze mnie na blogu Making Waves.

Opis sposobów podzieliłem na trzy części, wymieniając co robię przed, w trakcie i po spotkaniu. Każda z porad ilustrowana jest moim odręcznym rysunkiem. Powstały one w trakcie prezentacji tego tematu na jednym ze spotkań w Making Waves. Osoba, która rozpoznała najwięcej rysunków wygrała nagrodę.

Zacznijmy od początku, czyli od tego, co się dzieje przed spotkaniem ☺

Pisząc „przed spotkaniem”, mam na myśli wszystko, co dzieje się od czasu, kiedy pomyślicie „powinniśmy się spotkać”, do czasu, kiedy ludzie są zaproszeni na spotkanie.

Czy spotkanie jest w ogóle potrzebne?

czy potrzebne

Pierwszą rzeczą, jaką robię, kiedy przychodzi mi na myśl, że warto się spotkać, jest podjęcie decyzji, czy spotkanie jest w ogóle potrzebne. Zadaję sobie kilka pytań:

  • Czy mogę zamiast tego wysłać emaila?
  • Czy muszę się spotykać z tymi ludźmi i zajmować ich czas?
  • Czy mogę te decyzje podjąć sam?
  • Co się stanie, jeżeli spotkanie się nie odbędzie?

Zadając sobie te pytania, chcę się upewnić, że nie marnuje swojego i czyjegoś czasu.

Jaki będzie rezultat spotkania?

cel

Jestem już pewny, że spotkanie powinno się odbyć. Teraz nadszedł czas, aby dobrze zdefiniować oczekiwany rezultat spotkania. W tym momencie próbuję wypisać kilka punktów, których potem użyję, aby zweryfikować, czy spotkanie było udane.

Kogo powinienem zaprosić?

kogo

Jeżeli już wiem co chcę osiągnąć na spotkaniu, przechodzę do następnego kroku – zapraszam uczestników.

Z doświadczenia wiem, że zapraszanie zbyt wielu osób mija się z celem i raczej nie służy temu, żeby spotkanie było efektywne. Staram się zaprosić tylko takie osoby, które mogą mieć coś do powiedzenia w temacie spotkania. Pozostałych mogę po prostu powiadomić o wynikach spotkania emailem.

oblicz

Zwykle na tym etapie robię małe ćwiczenie – obliczam koszt spotkania. Mnożę ilość ludzi na spotkaniu przez średnią stawkę godzinową, którą zapłaciłby nam klient za ich pracę. W wyniku otrzymuje „cenę” spotkania i mogę zweryfikować, czy spotkanie „opłaca się”.

Czas

czas

W poprzednim punkcie wspomniałem o koszcie spotkania. Miej to na uwadze, kiedy ustalasz jego długość. Domyślny czas trwania spotkania w Outlooku to 30 minut. Ale przecież spotkania mogą trwać 15, 40 lub 25 minut. To pole jest edytowalne! (Naprawdę, sprawdziłem! Czasami ustalam spotkanie na 29 minut, sprawdzając, czy uczestnicy to zauważą ;))

Zaproszenie

wyslij

Znasz już:

  • Oczekiwany rezultat spotkania
  • Listę uczestników
  • Jak długo będzie trwało spotkanie

Najwyższy czas zaprosić uczestników. Poinformuj ich o tym, co już wiesz o spotkaniu! Uwzględnij w zaproszeniu cel spotkania i oczekiwany rezultat. W moich zespołach staram się wprowadzić zasadę, że jeżeli zaproszenie na spotkanie jest puste, to każdy ma prawo je odrzucić.

Agenda

agenda

Kiedy przygotowujesz się do spotkania, tworzysz jego agendę. Jeżeli jest już ona gotowa, poinformuj o tym uczestników spotkania!

Posiadając te informacje, będą mogli się do niego przygotować, bo będą wiedzieli co zostanie  omówione na spotkaniu. Jest to także dobra okazja, aby ich zapytać, czy to, co planujesz na spotkanie jest wystarczające. Może jest coś, co pominąłeś/pominęłaś i inni o tym przypomną?

Notatki

notatki

Jeżeli spotkanie jest kolejnym w danym temacie, przypomnij uczestnikom o tym, co działo się na poprzednich spotkaniach. Roześlij notatki z tamtych spotkań. Dzięki temu dajesz szansę wszystkim uczestnikom lepiej się przygotować.

Prawdopodobnie jest o wiele więcej rzeczy, które można i powinno się zrobić przed spotkaniem. Powyższe zasady staram się stosować na co dzień. Wydaje mi się, że pomagają one organizować bardziej efektywne spotkania. Jest to warte podjętego wysiłku.

Porady co zrobić w trakcie spotkania i po nim – wkrótce!

Czytaj dalej
Produktywność

6 zasad planowania produktywnego dnia

Jest dużo poradników jak zaplanować produktywny dzień. Znam wiele z nich. Niestety wciąż zdarza mi się o nich zapominać i nie uwzględniać ich w czasie planowania dnia. Ten wpis jest po to, aby mi przypomnieć o tych kilku zasadach, których powinienem przestrzegać codziennie. Mam nadzieję, że i Wy z tego skorzystacie.

Są dni, kiedy mój kalendarz wygląda tak jak na obrazku poniżej – spotkania przez cały dzień, żadnych przerw między nimi.

meetings

Kiedy widzę taki plan w kalendarzu, to wiem, że znów nie zastosowałem zasad dobrego planowania. Możecie zapytać co jest nie tak z dniem zaplanowanym w ten sposób, przecież nawet jest czas na lunch… Niestety, kilka istotnych rzeczy nie zostało uwzględnionych:

  • Nie mam czasu na skorzystanie z toalety, zrobienie sobie kawy czy zjedzenie jakiejś przekąski. Oczywiście zakładając, że chcę być na spotkaniach na czas.
  • Jeżeli spotkania są w różnych pokojach spotkań, nie mam szans zdążyć przejść z pokoju do pokoju.
  • Nie mam kiedy przejrzeć emaili, oddzwonić i zrobić rzeczy, które zwykle robi się codziennie.
  • Nie zaplanowałem żadnych przerw na odpoczynek i złapanie oddechu.

Założę się, że wiele osób ma czasami tak zaplanowane dni. Ja zauważyłem niepokojąco wiele podobnie wyglądających dni w kalendarzu. Jako przypomnienie dla mnie samego, ale także dla Was, poniżej wypisałem kila zasad, które powinny być brane pod uwagę przy układania planu dnia:

1. Pamiętaj o wcześniejszych zobowiązania i pracy, którą masz wcześniej zaplanowaną – mam tu na myśli odpowiadanie na emaile, pisanie raportów, przygotowanie materiałów itd. Jeżeli wiesz, że powinieneś to wszystko zrobić danego dnia, dodaj w swoim kalendarzu czas na zrobienie tych rzeczy. Zwłaszcza jeżeli często jesteś zapraszany/zapraszana na spotkania. Nazwij to zdarzenie „praca”, „zbieranie materiałów”, „komunikacja” itd. W ten sposób zapewnisz sobie czas na wykonanie tych czynności.

2. Zaplanuj czas na przygotowanie się do spotkań – jest wiele rzeczy, które trzeba zrobić przed spotkaniem. Przygotowanie się nie zabiera zerowej ilości czasu. Warto to uwzględnić w harmonogramie dnia.

3. Uwzględnij czas na przejrzenie notatek ze spotkania – jeżeli notujesz w czasie spotkania (a nie wyobrażam sobie, że tego nie robisz ;)), potrzebujesz potem czasu na przetworzenie notatek:

  • przejrzenie w poszukiwaniu zadań do wykonania;
  • zrobienie cyfrowej kopii notatek, jeżeli notujesz ręcznie;
  • jeżeli przechowujesz notatki w OneNote lub Evernote, potrzebny będzie czas na zapisanie ich w odpowiednim miejscu, otagowanie ich, dodanie dat i innych potrzebnych informacji.

4.  Zaplanuj czas na lunch i inne przerwy – jeżeli masz w pracy przerwę na lunch, dodaj takie zdarzenie do kalendarza. W ten sposób na pewno będziesz miał tę przerwę, nikt wtedy nie zaprosi Cię na inne spotkanie.

5. Dodaj zdarzenia na podróż, pracę z domu itd. – jeżeli wiesz, że nie będzie Cię w biurze, poinformuj o tym innych. Trudno będzie Ci dotrzeć na spotkanie, które ktoś organizuje w biurze, a Ciebie tam nie ma. Jeżeli współpracownicy o tym będą wiedzieć, zorganizują spotkanie w innym terminie.

6. Zostaw dwie pierwsze godziny nie zaplanowane – wykorzystaj pierwsze dwie godziny pracy na zrobienie MITów i zaplanowanie dnia. Nie planuj wtedy żadnych spotkań.

Jeżeli pamiętam o tych zasadach, mój dzień zwykle jest dużo spokojniejszy i bardziej produktywny. Bardzo łatwo jest jednak o takich zasadach zapomnieć. Jeśli planowalibyśmy nasze dni w ten sposób, wychodzilibyśmy z biura mniej zmęczeni z poczuciem, że zrobiliśmy więcej.

Czy te zasady mają szanse sprawdzić się u Was? Macie swoje sposoby na zaplanowanie dnia?

Zdjęcie od keso s na licencji CC BY

 

Czytaj dalej
1 16 17 18 19 20 21