Komunikacja

Najtrudniejsze są pierwsze słowa

Uwielbiam rozmawiać z ludźmi. Ludzie są interesujący, rozmowa zwykle jest przyjemna, no i zawsze można się czegoś nowego dowiedzieć – o rozmówcy, o świecie, a nawet o sobie. Jeżeli znam mojego rozmówcę, rozpoczęcie rozmowy jest proste. Ale już nawiązanie kontaktu z nieznajomymi jest dla mnie trudne. Ostatnio często uczestniczę w spotkaniach projektowych, wychodzę z uczestnikami projektu do restauracji i ogólnie mam wiele spotkań z nieznanymi mi ludźmi. Aby pomóc sobie w rozpoczęciu rozmowy przygotowałem sobie listę potencjalnych tematów, od których można taką rozmowę rozpocząć.

Weźcie proszę pod uwagę, że to, co opisuję poniżej nie jest scenariuszem rozmowy. Zwykle po tym, jak nawiążę kontakt z rozmówcą, rozmowa sama płynie, pojawiają się nowe, interesujące tematy i nie potrzeba już żadnej „ściągi” o czym rozmawiać. Nie opisuję sposobów na rozpoczęcie “small talków”, ale daję Wam kilka pomysłów, jak rozpocząć ciekawą rozmowę. I to wszystko na podstawie własnych doświadczeń.

Poniżej znajdziecie kilka wskazówek, w jaki sposób można przygotować się do spotkania z nowymi ludźmi.

  • Zrób rozpoznanie przed spotkaniem. Jeżeli idę na kolację z klientem albo z partnerem z projektu, zwykle czytam o miejscu, do którego się udajemy. Staram się dowiedzieć jakiego rodzaju potrawy są podawane w restauracji, w której mamy się spotkać i znajduję coś, co można polecić. Czytam o firmie klienta/partnera oraz o ich ostatnich projektach. Wiem z jakiego kraju/miasta pochodzi mój gość. Każdym z tych tematów można rozpocząć rozmowę przy stole.  Wiedząc co jest warte polecenia w restauracji, możecie o tym opowiedzieć. W naturalny sposób można zapytać, jak udał się ostatni projekt. Wiedząc skąd jest Twój rozmówca możesz zapytać co poleca zobaczyć, kiedy wybierzesz się w odwiedziny do jego kraju/miasta.
  • Opowiedz o tym, co ostatnio się dowiedziałeś/dowiedziałaś. Wszelkie ciekawostki, interesujące fakty, nowinki są dobrym sposobem na zainteresowanie rozmówcy. Jestem pewny, że dużo czytacie, oglądacie filmy, słuchacie podcasty oraz serfujecie po Internecie. Robiąc to, dowiadujecie się wielu rzeczy. Użyjcie ich! Przeczytaliście artykuł o ujemnych odsetkach w jednym z banków w Niemczech? Opowiedzcie o tym! To temat, który dotyka każdego i raczej każdy będzie tym zainteresowany. Wszyscy trzymamy pieniądze w bankach. (Opowiedziałem o tym naszym gościom ostatnio i w ten sposób rozpoczęła się 30 minutowa dyskusja o systemach bankowych). A takich tematów jest nieskończenie wiele.
  • Wspomnij o swoich ostatnich projektach i aktywnościach. Pracujesz nad czymś ciekawym? Byłeś członkiem dużego projektu? Przygotowujesz się do maratonu? Planujesz miesięczną podróż? Uczysz się tańczyć? Podziel się tym ze swoimi gośćmi. To także są tematy, które zwykle wywołują dyskusję, są początkiem rozmowy. Obserwuj co zainteresowało Twojego rozmówcę i kontynuuj te tematy, które są dla wszystkich ciekawe.
  • Wiedz co się dzieje w Twojej branży. Zwykle spotykamy się z ludźmi ze swojej branży, firmy, z którą współpracujemy, klientem. Porozmawiaj z nimi o tym, co nowego dzieje się w Waszym obszarze zainteresowania. Jakie są nowe trendy? Które technologie są na fali? Czy wykorzystują te nowości w swojej pracy?
  • Dowiedz się czegoś o zawodzie rozmówcy. Jeżeli spotykasz kogoś po raz pierwszy, możesz zapytać o to, czym się zajmuje. Co robi? Na czym polega jego/jej praca? Co jest interesującego w tym, co robi? Co jest najtrudniejsze? Większość ludzi lubi opowiadać o takich rzeczach.
  • Pogoda/lokalizacja/podróż/język. Jeżeli naprawdę nie wiesz jak rozpocząć rozmowę, po prostu zacznij od pogody (o tym jak niezwykle ciepło/zimno jest jak na tę porę roku), zapytaj jak Twój gość dostał się do miejsca gdzie się spotykacie. Jeżeli spotykasz się z obcokrajowcem, zapytaj o jego/jej język. Przy okazji możesz nauczyć się nowych słówek ;)

Oczywiście zdarzają się trudni rozmówcy, którzy na każde pytanie odpowiedzą krótkim „tak”, „nie” lub „nie wiem”. Mimo wszystko próbowałbym jednego z wyżej opisanych tematów. Większość z nas ma jakiś temat, który go interesuje. Prędzej lub później powinno nam sie udać na niego trafić. A jeżeli nie, no cóż – poćwiczymy sobie przynajmniej sztukę rozpoczynania rozmowy :)

To tylko kilka pomysłów, które możesz wykorzystać, aby rozpocząć rozmowę. Pamiętaj, to tylko pomysły, jak sprawić, że zaczniecie rozmawiać. Z własnego doświadczenia wiem, że zwykle każdy z tych tematów rozwija się w bardzo różnych kierunkach. Ale przecież o to chodzi. Po prostu zacząć rozmowę i potem już tylko cieszyć się nią. Najtrudniej jest zacząć, a wszystko co potem jest już łatwiejsze.

A co Wy robicie, kiedy spotykacie nowych ludzi? Jak rozpoczynacie rozmowę? Może jesteś osobą, która po prostu potrafi rozmawiać z każdym o wszystkim? A może oczekujesz aż ktoś inny rozpocznie rozmowę? Jestem bardzo ciekaw Waszych spostrzeżeń i doświadczeń. Będę bardzo wdzięczny za wszelkie komentarze :)

Zdjęcie od JakeandLindsay Sherbert na licencji CC BY

Czytaj dalej
Komunikacja

A gdybym był…

Ciekawe, jak naszą komunikację postrzega mój rozmówca… Taka myśl często pojawia się w mojej głowie. Zwłaszcza kiedy komunikuję się z kimś za pomocą e-maila, komunikatora czy komentarzy w systemie do prowadzenia projektów. Ten ostatni przypadek postanowiliśmy przetestować z członkami mojego działu.

Zaproponowałem moim koleżankom i kolegom grę w „zamianę ról”. W skrócie chodziło o to, żeby trzy strony komunikacji – klient, konsultant, programista – zobaczyły jak to jest być kimś innym w komunikacji.

W tym celu stworzyliśmy uproszczony model naszego systemu do prowadzenia projektów – JIRA. Jest to rozbudowany system obsługi zgłoszeń, grupowania ich w projekty, ułatwiania zarządzania nimi, komunikacji wewnątrzprojektowej. Na co dzień komunikują się w nim wszystkie strony uczestniczące w projekcie. Poprosiłem programistów, aby wybrali rolę konsultanta lub klienta, a konsultantów poprosiłem o zostanie programistami. Klienci mieli przygotowane systemy, do których wymyślali zgłoszenia o błędach, zapotrzebowanie na nowe funkcjonalności i pytania, a cały zespół miał za zadanie je przetworzyć, tak jak w rzeczywistym systemie.

Całe ćwiczenie trwało parę godzin i wydaje się, że dostarczyło uczestnikom dużo wrażeń. Ale nie tylko zabawa była celem. Na koniec ćwiczenia okazało się, że mamy sporo ciekawych wniosków, które można uogólnić i zaaplikować do wielu zespołów. Część to pewnie znane wszystkim truizmy, ale i tak uważam, że warto je powtórzyć. :)

  • Nie zdajemy sobie sprawy z tego ile pracy mają pozostali członkowie projektu – wszystkie strony komunikacji mają w niej spore wyzwania. Nie jest tak, że tylko my mamy trudności, dużo do zrobienia, wiele spraw do odhaczenia itd. Każdy ma swoje wyzwania. Niemal wszyscy uczestnicy ćwiczenia zwrócili na to uwagę – byli zdziwieni ilością komunikacji, która jest wymagana od klienta, konsultanta i programisty.
  • Nasze procesy są zwykle bardziej skomplikowane niż nam się wydaje – pracujemy używając zdefiniowanego procesu. Modyfikujemy go, udoskonalamy, wprowadzamy nowe możliwości. Po kilku miesiącach, latach jesteśmy tak do niego przyzwyczajeni, że nie zauważamy, że to co zbudowaliśmy to ogromna machina. Pracując z modelem tego systemu, zastanawiając się nad jego każdym krokiem, zwróciliśmy uwagę na to, jak skomplikowany jest to proces. Na przykład zauważyliśmy ile razy w trakcie przetwarzania zgłoszenia zmienia się jego właściciel (assignee). Nie dostrzegamy tego na co dzień.
  • Bardzo niewiele potrzeba, aby ułatwić pracę pozostałym członkom zespołu – każdy może trochę pomóc pozostałym uczestnikom komunikacji. Zwykle problemy z którymi oni się borykają są powtarzalne, a wyeliminowanie jednego typu problemów bardzo ułatwia pracę.
  • Nikt z nas nie jest wielozadaniowy – każde kolejne zgłoszenie, jeżeli ma być przetworzone jak najszybciej, wymagało przerwania obecnie rozwiązywanego zadania. To dodatkowo uświadomiło wszystkim, że dobry system zarządzania zgłoszeniami to podstawa, aby praca z dziesiątkami przychodzących zgłoszeń była możliwa.

Mam nadzieję, że te i pozostałe wnioski, które są już bardzo specyficzne dla mojego zespołu, usprawnią naszą codzienną komunikację. To co jest opisane powyżej może przyda się i Wam :)

Po skończonym ćwiczeniu zostałem wręcz zasypany pomysłami co jeszcze można byłoby uwzględnić w zabawie w przyszłości, tak aby przetestować więcej przypadków i bliżej przyjrzeć się temu,  jak to jest być po drugiej stronie. Na pewno jeszcze nie raz spróbujemy tego rodzaju ćwiczeń.

P.S. Jeżeli chcecie dowiedzieć się więcej o szczegółach warsztatów lub może chcielibyście, abym Wam pomógł w ich przeprowadzeniu, to zapraszam do kontaktu ze mną.

Zdjęcie z Wikipedia na licencji CC2.0

Czytaj dalej
Produktywność

Na pewno to zapamiętam!

Masz świetny pomysł, przypomniałeś/przypomniałaś sobie o czymś, co masz zrobić, wymyśliłeś/wymyśliłaś co robić w weekend. Myślisz sobie „muszę to zapamiętać”. Trzydzieści sekund później zapominasz o co chodziło. Po kilku godzinach pojawia się w Twojej głowie myśl „miałem/miałam świetny pomysł, ale nie pamiętam co to było”, „miałem/miałam coś zrobić, ale nie pamiętam co”… Zdarza się Wam coś podobnego? Macie czasami uczucie, że coś wymyśliliście, ale nie możecie sobie przypomnieć co? Mnie się to zdarzało bardzo często… Niemal za każdym razem, kiedy pomyślałem „na pewno to zapamiętam”, zapominałem co to było.

Czy jest jakiś sposób pozwalający poradzić sobie z tym problemem? Dzisiaj opiszę co ja zrobiłem, aby pozbyć się tego uczucia raz na zawsze. (Spoilery – wciąż od czasu do czasu zapominam, ale dużo rzadziej niż kiedyś :) )

Zacznę od oczywistej rady – zapisuj wszystko, o czym chcesz pamiętać. Brzmi prosto i zapewne większość z Was wzruszy teraz ramionami i powie „próbowałem, ale nie wyszło”. Jest kilka powodów dla których może to być trudne i się nie udać:

  • Tak naprawdę nie zapisujesz wszystkiego – wydaje się nam, że robimy notatki ze wszystkich pomysłów, ale założę się, że jest wiele rzeczy, których jednak nie zapisujesz. Mamy tendencję do zapisywania pomysłów powiązanych z naszymi większymi zobowiązaniami, typu: napisz raport, wyślij fakturę, zapłać rachunek. Ale jest też wiele rzeczy, które z jakiegoś powodu pomijamy: zadzwoń jutro do Tomka , posprzątaj biurko, pomysł na prezent dla partnera, genialny plan na wieczór. Z jakiegoś powodu wydaje się nam, że akurat te rzeczy zapamiętamy.
  • Zapisujemy nasze zobowiązania w zbyt wielu miejscach – często zapisujemy na małych karteczkach, które potem gubimy. Tworzymy wiele różnych list: w pracy, w domu, w telefonie. Teoretycznie zapisujemy to co chcemy zapamiętać, ale potem nie możemy znaleźć naszych zapisków.
  • Zapisujemy zbyt mało szczegółów – często zapisujemy coś, co potem niewiele nam mówi.  Czytasz później swoje zapiski i zastanawiasz się co miałeś/miałaś na myśli. Zdarzało mi się to bardzo często.
  • Nie masz możliwości zapisać tego co akurat przyszło Ci do głowy – to trudny orzech do zgryzienia. Jedziesz samochodem, biegniesz, jesteś na siłowni, w miejscu typu sala koncertowa – trudno jest wtedy zapisać cokolwiek, bo albo nie ma takiej fizycznej możliwości (nigdy nie zapisuję niczego prowadząc samochód) albo nie jest to społecznie akceptowane (zapisywanie na telefonie na sali koncertowej).
  • Jesteś w środku jakiejś aktywności – piszesz dokument, jesteś w środku pomodoro, nie chcesz odrywać się od tego, co akurat robisz.

Zapewne mógłbym wymienić jeszcze wiele innych powodów dlaczego nie udaje się nam zapisywać naszych myśli i pomysłów. Do wymienionych powyżej mogę się odnieść, bo sam się z nimi spotkałem i próbowałem sobie z nimi poradzić. Jak? Poniżej kilka wskazówek:

  • Wybierz jedno miejsce do zapisywania wszystkich swoich pomysłów i rzeczy do zapamiętania – niech to będzie aplikacja w telefonie, kartka na lodówce, notatnik. Musi to być jedno miejsce, o którym myślisz zawsze, kiedy chcesz coś zapisać. Jeżeli jest to aplikacja w telefonie, niech to będzie jedna wybrana aplikacja. Jeżeli używasz notatnika, zapisuj zawsze na jednej, przeznaczonej do tego stronie. Staraj się zawsze mieć tę listę przy sobie. Powinna być dostępna w zasięgu ręki.
  • Monitoruj słowa kluczowe, które przychodzą Ci do głowy, kiedy chcesz coś zapamiętać – za każdym razem, jak pomyślę „Dominik, musisz zapamiętać”, to wiem, że powinienem natychmiast sięgnąć po notatnik i zapisać to, co właśnie pomyślałem, że powinienem zapamiętać. Włącza mi się w głowie alarm – uwaga, chcesz coś zapamiętać, ale jak tego nie zapiszesz, to zapomnisz. Spróbuj znaleźć podobne zdanie u siebie. Może uda Ci się odkryć schemat, którego zawsze używasz.
  • Zapisz to, co chcesz zapamiętać wraz z dodatkowymi informacjami – użyj słów kluczowych, czegoś co pozwoli Ci przypomnieć sobie co miałeś/miałaś na myśli. Na przykład zamiast pisać „zadzwoń do Tomka”  zapisz „zadzwoń do Tomka, ubezpieczenie, ostatnia rozmowa”. Będzie wiadomo, że masz do niego zadzwonić i zapytać o ubezpieczenie, o którym ostatnio rozmawialiście.
  • Kiedy nie masz możliwości zapisania myśli, stwórz dla niej wyzwalacz, który pozwoli Ci sobie o niej przypomnieć – opiszę na przykładzie o co chodzi. Załóżmy, że jestem w trakcie treningu biegowego. Nie mam pod ręką nic do pisania, korzystanie z telefonu jest utrudnione. Nagle przychodzi mi do głowy pomysł na nowy wpis na bloga o tym kiedy zadanie jest skończone. Wiem, że po treningu nie będę już tego pamiętał. Znajduję wtedy w otoczeniu coś co pozwoli mi sobie o tym przypomnieć. Powiedzmy, że akurat mijam mężczyznę spacerującego z żółtym psem na czerwonej smyczy. Myślę sobie wtedy: „żółty pies i czerwona smycz, blog o kończeniu zadań”. Jest ogromne prawdopodobieństwo, że następnym razem, kiedy zobaczę żółtego psa albo czerwoną smycz, przypomnę sobie o wpisie na bloga. Możliwe, że będę wtedy miał gdzie ten pomysł zapisać. Uwierzcie mi – to naprawdę działa :)

Powyższe pomysły pozwoliły mi ograniczyć ilość zapomnianych rzeczy. Dużo mniej też się frustruję, próbując sobie przypomnieć co chciałem zrobić. Wszystko mam zapisane i teraz pozostaje mi tylko przetwarzać te rzeczy, jedną po drugiej. Mam nadzieję, że Wam też trochę to pomoże w skutecznym realizowaniu swoich pomysłów (bo będziecie pamiętali te pomysły), ale też w uwolnieniu głowy z dodatkowego wątku pod tytułem „co ja chciałem zrobić?!”. Powodzenia :)

Zdjęcie od Flood G. na licencji CC BY

Czytaj dalej
Produktywność

Notowanie w starym stylu

Nieustannie szukam najlepszego sposobu notowania. Bardzo często uczestniczę w spotkaniach i jednym ze sposobów wykorzystania tego czasu lepiej jest robienie wartościowych notatek, do których można potem wrócić. Próbowałem wielu sposobów. Na każde spotkanie brałem laptopa i notowałem bezpośrednio w OneNote. Próbowałem używać iPada i stylusa. Oczywiście miałem też kilka podejść do odręcznego notowania, używając tradycyjnego notatnika i długopisu. Za każdym razem napotykałem jednak na różne przeszkody. Dzisiaj opiszę dlaczego zwykle nie udawało mi się robić dobrych notatek oraz to, co robię teraz, aby moje notatki były użyteczne.

Długo próbowałem notować bezpośrednio na laptopie. Miałem go ze sobą na wszystkich spotkaniach. Zwykłem otwierać go na początku spotkania i po prostu notować. Miało to wiele zalet:

  • moje notatki były czytelne (mam bardzo niewyraźnie pismo);
  • notatki były od razu w formie cyfrowej i dostępne na wszystkich urządzeniach (używałem do tego OneNote);
  • byłem w stanie przeszukiwać notatki (bardzo pomocne);
  • bardzo łatwe było wysłanie notatek zaraz po spotkaniu;
  • miałem dostępne sprawdzanie pisowni;
  • mogłem notować szybko i jednocześnie byłem w stanie przeczytać później to, co zapisałem.

Możecie zapytać „Dlaczego w takim razie napisałeś, że już tak nie robisz notatek?”. I macie rację.  Tak jak wspomniałem było wiele zalet tego podejścia, ale niestety były też wady. A wśród nich dwie najważniejsze, które dla mnie przekreślają ten sposób notowania. Zacznę od mniejszej z nich: jeżeli spotkanie było nudne miałem tendencję do czytania e-maili, przeglądania Internetu itd. Bardzo łatwo było się rozproszyć. Większa wada to fakt, że notowanie na laptopie przeszkadzało innym uczestnikom spotkania. Sam dźwięk uderzanych klawiszy jest rozpraszający. Używanie laptopa także. Byłem postrzegany jako osoba, która nie zwraca uwagi na to, co mówią inni lub po prostu robi coś innego. Z tego powodu przestałem brać ze sobą laptopa na spotkania. Wady przeważyły zalety tego sposobu notowania.

Przez krótką chwilę próbowałem notować używając iPada i stylusa. Niestety to także okazało się nieskuteczne. Dobrze było mieć notatki od razu w formie elektronicznej. Także funkcja cofania zmian była bardzo użyteczna. Największą zaletą było to, że mogłem notować bezpośrednio na zdjęciach, które chwilę wcześniej zrobiłem. Niestety wiele problemów sprawiał mi stylus. Próbowałem kilka różnych modeli, ale żaden nie był tak dokładny jak zwykły długopis. Moje notatki były jeszcze mniej wyraźne niż te pisane ręcznie na papierze. Przestałem więc tak notować.

Po tych próbach wróciłem do tradycyjnego notatnika i długopisu. Ale tym razem zmieniłem kilka rzeczy.

Zacznę od opisania dlaczego ręczne notowanie sprawiało mi problemy w przeszłości. A było tych problemów kilka:

  • Tak jak napisałem już wcześniej mam bardzo brzydkie i niewyraźne pismo. Czasami sam z siebie się śmieję, że moje notatki są bezpieczne, bo od razu są zaszyfrowane. Tak skutecznie, że nawet ja nie umiem ich odczytać…
  • Robiłem zdjęcia każdej notatce i wysyłałem je do OneNote. To był uciążliwy proces.
  • Często zapominałem mojego notatnika na spotkania, notowałem wtedy na małych kartkach, które potem gubiłem.
  • Ciężko było przeszukiwać ręczne notatki.

Wszystko to owocowało mało użytecznymi notatkami i podejmowaniem kolejnych prób alternatywnych sposobów notowania. Ale zawsze po wypróbowaniu czegoś innego zwykle wracałem do ręcznego notowania. Dlaczego? Z kilku powodów:

  • Jestem wzrokowcem. Ręczne notatki pozwalają notować w bardziej wizualny sposób. Dodanie rysunku, odnośnika, symbolu jest łatwe i czasami jest też zabawne.
  • Ręczne notowanie jest powszechnie akceptowane i nikt nie ma z tym problemu. Wszyscy to robią.
  • Za każdym razem uczyłem się czegoś nowego, aby moje notatki były jak najlepsze.

Ostatni punkt jest najważniejszy. Stworzyłem swój osobisty sposób notowania i staram się go stosować za każdym razem. Kilka rzeczy, o których staram się pamiętać notując:

  • Używam „większej czcionki”. Po prostu piszę większymi literami. Nawet z moim odręcznym pismem jestem w stanie odczytać większość moich notatek.
  • Po każdym spotkaniu dodaję sobie do mojej listy zadań nowe – przeprocesowanie notatek z tego spotkania. Spędzam chwilę przechodząc po moich notatkach i wykonuję dwie czynności:
    • dodaję rzeczy, które są zadaniami do listy rzeczy do zrobienia,
    • robię kopie (zdjęcie) istotnych notatek.
  • Noszę ze sobą notatnik wszędzie (prawie).
  • Używam symboli, dzięki którym:
    • mogę szybko przeskanować notatki, odnajdując najważniejsze informacje,
    • łatwo wyciągnąć z notatek zadania, rzeczy do wysłania mailem itd.

Jakich symboli używam? Tylko czterech:

  • Ważne – oznaczam tym symbolem to, co jest istotne do sprawdzenia po spotkaniu.
  • Osoba – dzięki temu wiem, że dana część notatek jest powiązana z konkretną osobą (dodaję imię do symbolu).
  • Koperta – informacje oznaczone kopertą powinny być wysłane mailem.
  • Checkbox – są to zadania do wykonania.

Stosuję te pięć zasad za każdym razem, jak robię notatki. Zajęło mi trochę czasu zanim się do tego przyzwyczaiłem, ale było warto. Mam wrażenie, że dzięki temu notatki, które mam po spotkaniach są dużo lepsze i pomagają mi wykonywać moje zadania. Mogę je przeglądać, wracać do nich, procesować. Dzięki nim spotkania, w których uczestniczę są dla mnie bardziej pożyteczne.

Czy Ty masz jakiś własny pomysł na notowanie? Co robisz, aby Twoje notatki były dla Ciebie bardziej użyteczne?

Czytaj dalej
Produktywność

Następny krok

Wstając rano na trening najtrudniejsze jest wyjście z łóżka. Wszystko co potem jest dużo prostsze. Nawet najcięższy trening. Zaplanowanie tego, co stanie się zaraz po przebudzeniu zwiększa szansę zrobienia treningu. Dlatego dzień wcześniej przygotowuję sobie ubranie na trening i pierwszą rzeczą, którą robię po obudzeniu się jest ubieranie. To jest mój „pierwszy krok”. Potem już jakoś idzie. Tak samo jest z zadaniami – w większości przypadków najtrudniej jest zacząć.

Bardzo rzadko zadania, które dodaję do mojej listy są możliwe do wykonania w krótkim czasie. W większości są to zobowiązania wymagające wielu czynności. Czasami są to tak duże zadania, że widząc je na liście wręcz nie chce mi się ich robić. Czy chciałoby się Wam zabrać za zadanie zdefiniowane w taki sposób:

  • napisz pracę dyplomową
  • zorganizuj dwudniowe spotkanie działowe
  • zamów meble do kuchni

Już samo przeczytanie takiej nazwy zadania jest demotowujące. Dodatkowo ciężko jest określić czas jego wykonania. Nie mówiąc o tym, że trudno wybrać takie zadanie jako MIT (Most Important Task – zainteresowanych odsyłam do tego wpisu). Co więc z nimi zrobić? Rozbić je na serię mniejszych kroków. A tak naprawdę zdefiniować tylko jeden lub dwa pierwsze kroki. To wystarczy, aby zacząć pracę nad zadaniem i w ten sposób zbliżać się do jego zakończenia. Zobaczcie sami, czyż nie jest łatwiej rozpocząć zadania tak zdefiniowane?

  • napisz pracę dyplomową
    • 1 krok – znajdź szablon pracy dyplomowej
    • 2 krok – wypisz nazwy rozdziałów
  • zorganizuj dwudniowe spotkanie działowe
    • 1 krok – wyślij ankietę z pytaniem, kto weźmie udział
    • 2 krok – wypisz możliwe daty spotkania
  • zamów meble do kuchni
    • 1 krok – stwórz folder w Dropbox i skopiuj tam wszystkie projekty
    • 2 krok – wyślij maila do znajomych, którzy ostatnio robili kuchnię. Zapytaj ich o namiar na stolarza wraz z prośbą o opinię o nim.

Tak opisane zadania znajdują się na mojej liście zadań na dany dzień i takie wybieram jako MITy. Ich wykonanie nie jest czasochłonne, nie zajmą więcej niż jeden, może dwa pomodoro. Takie zadania jest łatwo rozpocząć i zrobić.

Po wykonaniu każdego kroku sprawdzam, czy główne zadanie jest już wykonane (odpowiadam sobie na pytanie: czy efekt jest wystarczający?). Jeżeli nie jest wykonane, to definiuję następne kroki dla każdego z nich, zapisuję je na liście zadań i zabieram się za kolejne zobowiązanie. Dla przykładowych zadań wypisanych powyżej kolejne kroki, po wykonaniu poprzednich, mogłyby być zapisane jako:

  • napisz pracę dyplomową
    • 3 krok – napisz 150 słów pierwszego rozdziału
  • zorganizuj dwudniowe spotkanie działowe
    • 3 krok – potwierdź budżet dla odpowiedniej listy osób
  • zamów meble do kuchni
    • 3 krok – umów się na spotkanie z 3 stolarzami

Łatwe? Na pewno łatwiejsze niż wykonanie całości od razu. Z mojego doświadczenia wynika, że ten sposób organizacji pracy pomaga przede wszystkim w rozpoczęciu zadań, które wydają się za duże lub za trudne. W ten sposób jest mi też łatwiej znaleźć czas na ich wykonywanie. Łatwiej mi znaleźć 30 minut czasu na zrobienie prostego kroku niż 3-4 godziny na zrobienie całego zadania.

Zadania rozbite na serie kroków w moim systemie nazywam projektami. W jednym z następnych wpisów pokażę jak nimi zarządzam na co dzień.

Dajcie proszę znać, czy Wy też podobnie podchodzicie do swoich zadań. Jak sobie radzicie z tymi największymi?

 

Artykuły powiązane o moim systemie prodktywności

Ten wpis jest częścią serii wpisów o moim systemie produktywności – sprawdzonym sposobie na bycie produktywnym i sprawne zarządzanie czasem i zadaniami.

Ukończone części są zaznaczone jako aktywne linki do tych wpisów.

 

Czytaj dalej
Produktywność

Trzy MITy dziennie

Trzy MITy dziennie to mój cel. I nie, nie mam na myśli czytania mitologii greckiej. MIT to Most Important Task, czyli Najważniejsze Zadanie. MITy to mój sposób na zrobienie najważniejszych w danym dniu rzeczy, nawet jeżeli mam na to niewiele czasu. Dlaczego MITy, dlaczego trzy? Zapraszam do lektury tego wpisu.

Każdy z Was ma listę zadań i projektów. I na pewno jest na niej dużo więcej rzeczy niż jesteście w stanie zrobić w ciągu jednego dnia. Niezależnie od tego jakiej metodologii używacie do zapisywania i śledzenia Waszych zobowiązań, w którymś momencie stajecie przed wyborem – za co teraz się zabrać, jakie zdanie wykonać następne, co dzisiaj powinnam/powinienem zrobić.

Jestem w takiej samej sytuacji. Mój system zarządzania zadaniami, o którym jeszcze nie raz będę pisał, pozwala mi mieć kontrolę nad wszystkim rzeczami, jakie mam do zrobienia. Mimo wszystko w pewnym momencie muszę wybrać czym powinienem teraz się zająć.

Moim sposobem na ten dylemat jest wybranie trzech najważniejszych zadań na każdy dzień (MIT). Rano, tuż po przejrzeniu i przetworzeniu zdań z listy TODO, przeglądam listę zadań do wykonania w tym tygodniu (ta lista powstaje w czasie cotygodniowego przeglądu zobowiązań – o tym też powstanie wpis :)). Lista na każdy tydzień ma maksymalnie 15-20 elementów, tak więc wybór zadań na dany dzień jest już wstępnie ograniczony. Z tej listy wybieram MITy, szukając zadań, które:

  • muszą być wykonane danego dnia – staram się unikać takich sytuacji i wykonywać zadania wcześniej;
  • chcę je zrobić, żeby jakiś projekt posunąć do przodu – dzięki temu mam poczucie, że jest postęp w wykonaniu projektu;
  • ktoś czeka na moją część zadania i nie chcę blokować tej osoby w jej pracy.
  • chcę je zrobić, bo mi się podobają i ich wykonanie sprawi mi przyjemność (np. napisanie kolejnego wpisu na bloga);
  • są częścią przygotowań do jakiegoś większego zobowiązania (np. szkic prezentacji na przyszły tydzień);
  • są szybkie i wiem, że w dniu, w którym jestem bardzo zajęty mogę je zrealizować (np. zadzwonić w sprawie szkolenia do firmy XYZ, mogę to zrobić w przerwie między spotkaniami).

Z mojego doświadczenia wynika, że wybranie maksymalnie trzech najważniejszych zadań na każdy dzień sprawdza się najlepiej. Wiem, że tyle zadań jestem w stanie zrobić. Jeżeli wybrałbym więcej istniałoby duże ryzyko, że nie wszystkie udałoby mi się wykonać, co skutkowałoby odkładaniem ich na następny dzień i piętrzeniem się zadań.

Oczywiście, że często kusi mnie, aby odznaczyć jako te najważniejsze więcej niż trzy zadania. Staram się wtedy przypomnieć sobie zasadę, która mówi, że jeżeli wszystko jest najważniejsze, to tak naprawdę nic takie nie jest – wszystko ma ten sam priorytet. A w rzeczywistości jest przecież zupełnie inaczej.

Podsumowując, każdego ranka, przed rozpoczęciem pracy mam gotową listę zadań, którymi chcę się zająć w pierwszej kolejności. Wygląda to tak jak na obrazku poniżej.

mit

Kiedy pracuję nad tymi zadaniami? Teoretycznie są to zadania do wykonania w ciągu całego dnia. Ale ja staram się je zrobić jak najwcześniej. Zaczynam od nich dzień. Jakiś czas temu pisałem o tym jak wygląda mój poranek. Do 9, kiedy staram się pracować nad zadaniami, skupiam się na MITach. Korzystam wtedy z techniki Pomodoro, o której także możecie poczytać we wcześniejszym wpisie. Bardzo często już rano moje MITy są wykonane i spokojnie mogę zająć się pozostałymi zobowiązaniami.

Jeżeli na koniec dnia widzę, że moje MITy zostały zrobione, to czuję, że mój dzień był produktywny i że zrobiłem to, co było najważniejsze. A to jest dobre uczucie :)

Jak Wy wybieracie zadania, nad którymi będziecie pracować dzisiaj? Skąd wiecie na czym się teraz skupić i jak zweryfikujecie, czy zrobiliście to, co było najważniejsze?

Zdjęcie z Embracing Health na licencji CC2.0


Artykuły powiązane o moim systemie prodktywności

Ten wpis jest częścią serii wpisów o moim systemie produktywności – sprawdzonym sposobie na bycie produktywnym i sprawne zarządzanie czasem i zadaniami.

Ukończone części są zaznaczone jako aktywne linki do tych wpisów.

 

Czytaj dalej
Komunikacja Produktywność

Powiedz co robię źle ale zrób to dobrze

Poprzedni wpis był o chwaleniu. Po opublikowaniu go kilka osób zapytało mnie o bardzo specyficzny rodzaj chwalenia – informację zwrotną (od angielskiego słowa feedback). Odpowiadając na Wasze pytania, dzisiaj piszę o dawaniu informacji zwrotnej  zarówno pozytywnej jak i negatywnej.

Moja wiedza na temat informacji zwrotnej wynika z doświadczenia. Owszem, czytałem wiele artykułów na ten temat i brałem udział w kilku szkoleniach, podczas których uczyłem się jak przekazywać takie informacje. Jednak najwięcej nauczyłem się w praktyce.

Wielokrotnie byłem odbiorcą informacji zwrotnej. Często wysłuchanie pochwały było dla mnie bardzo miłe i pożyteczne. Miłe, bo mogłem poczuć się dobrze, a pożyteczne, bo dowiadywałem się co robić częściej. Niestety równie często pochwała była przekazywana w taki sposób, że nie umiałem z niej wyciągnąć nic pozytywnego dla siebie. Po prostu nie przekazano mi co zrobiłem dobrze. Był to przekaz typu „dobra robota”.

giving feedback

Zarówno z dobrze i źle przekazanej informacji zwrotnej wiele się nauczyłem o tym jak ją skutecznie przekazywać. Korzystam z tej wiedzy, gdy chwalę innych. Co więcej te same mechanizmy działają również przy przekazywaniu i przyjmowaniu negatywnej informacji zwrotnej. Ten wpis jest o tym co wynika z tego doświadczenia.

Moi współpracownicy dobrze wiedzą, że ucząc się przekazywania informacji na temat czyjejś pracy próbowałem różnych metod. A metod tych jest wiele. Moja ulubiona określona jest akronimem STAR od:

  • Situation – sytuacja, zarys sytuacji
  • Task – zadanie, przedstawienie zachowania
  • Action – czynność,
  • Result – wynik, opis skutków, następne kroki

Według tej metody dobra informacja zwrotna zarówno pozytywna, jak i negatywna powinna zawierać elementy opisane poniżej (zgodnie z rozwinięciem akronimu STAR).

Zarys sytuacji (Situation) – informacja zwrotna dotyczy konkretnej sytuacji. Trzeba ją opisać. Opis powinien być wystarczająco dokładny, aby osoba, z którą rozmawiamy umiała się do opisywanej sytuacji odnieść. Dobrze, jeżeli informacja zwrotna jest przekazywana niedługo po samym zdarzeniu, kiedy wszyscy jeszcze je pamiętają.
Przykłady:

  • W czasie dzisiejszej video konferencji, w trakcie podsumowania spotkania…
  • Na naszym ostatnim spotkaniu, w czasie którego omawialiśmy wyniki…

Przedstawienie zachowania (Task, Action) – jak najdokładniejsze opisanie zachowania osoby w sytuacji, o której rozmawiacie. Im więcej szczegółów tym lepiej.
Przykłady:

  • … kiedy Marek powiedział coś, co brzmiało bardzo niezrozumiale, w bardzo zwięzły sposób, własnymi słowami opowiedziałeś jak go zrozumiałeś. Podałeś przykłady, które bardzo dobrze obrazowały to jak rozumieliśmy Marka.
  • … prawie za każdym razem, kiedy Jacek przedstawiał nasze wyniki, Ty spoglądałeś na telefon albo w ekran laptopa. Było widoczne, że nie słuchasz tego, co mówi Jacek.

Opis skutków (Result)– w tym miejscu powinny być opisane skutki przedstawionego zachowania. Opisując skutki można spróbować odpowiedzieć na pytania:

  • Jakie były skutki przedstawionego zachowania w tej sytuacji?
  • Jak to zachowanie wpyłneło na uczestników danej sytuacji?
  • Czy skutki są pozytywne czy negatywne?
  • Jak czuli się ludzie uczestniczący w tej sytuacji?

Przykłady:

  • … dzięki temu uniknęliśmy nieporozumienia, które znacząco wpływało na budżet naszego projektu. Dodatkowo Marek nie odczuł, że powiedział coś w zawiły sposób.
  • … przez takie zachowanie Jacek zaczął się denerwować. Nie ukrywam, że ja też byłem przez to mocno rozproszony. Mam wrażenie, że żaden z nas nie wyszedł z tego spotkania zadowolony.

Następne kroki (Task, Action) – co powinno być kontynuowane, a co zmienione? Które zachowania są pożądane, a które niemile widziane lub wręcz niepożądane? To jest właściwa część rozmowy, żeby przedstawić swoje oczekiwania co do zachowania osoby, której przekazujemy informację zwrotną.

Przykłady:

  • … chciałbym, abyś częściej próbował podsumowywać spotkania w taki sposób. Dobrze Ci to wychodzi. Umiesz wyciągnąć najważniejsze informacje z wypowiedzi rozmówcy.
  • … chciałbym,abyś następnym razem na spotkaniu miał wyłączony telefon i komputer. Może nawet nie powinieneś zabierać ich na spotkanie. W ten sposób unikniemy takiej sytuacji. Jeżeli chcesz to możemy wspólnie zastanowić się co tak bardzo Cię rozpraszało w czasie spotkania. Może będziemy mogli jakoś temu zaradzić.

W informacji zwrotnej trzeba pamiętać o tym, że przekazujemy ocenę sytuacji, a nie osoby. Z takim nastawieniem powinniśmy podchodzić do każdej rozmowy. Osoba, z którą rozmawiamy także musi o tym wiedzieć. Jeżeli nie zadbamy o takie rozumienie przekazywanych wiadomości, wtedy nasza informacja zwrotna może zostać źle zrozumiana i w rezultacie odrzucona.

Z praktyki wiem, że jeżeli chcesz mi przekazać informację zwrotną opisana powyżej metoda będzie najskuteczniejsza. Z tak poprowadzonej rozmowy nauczę się najwięcej. A przecież o to chodzi w informacji zwrotnej.

W następnym wpisie przedstawię o co należy zadbać przed rozmową  i w czasie jej trwania.

Zdjęcie z Wikipedii.

Czytaj dalej
1 13 14 15 16