Produktywność

Raport tygodniowy – dlaczego warto zapisywać, co robisz w ciągu tygodnia?

Jeżeli pracujesz w firmie, w której Twoim obowiązkiem jest zapisywanie, ile czasu i nad czym pracujesz, to zapewne tytuł wpisu traktujesz z lekkim powątpiewaniem. Jeżeli tego nie robisz na co dzień, możesz też się zastanawiać „ale po co?”. I doskonale Cię rozumiem. Sam tak reagowałem. Aż obiecałem moim „Patronom”, że będę im pisał, co robię w każdym tygodniu. Okazało się, że największym beneficjentem tych raportów jestem ja sam. I teraz przekonuję innych, że warto pisać raport tygodniowy. Może uda mi się przekonać i Ciebie?

Co zyskałem dzięki raportom tygodniowym?

Zacznę od opisania tego, co sam zyskałem. Tworząc raporty, dokładnie opisuję mój tydzień (poniżej znajdziesz opis tego, co zawieram w raporcie). Piszę o tym, z kim się spotykam, jakie warsztaty przeprowadzam, jakie książki czytam itd. Jest tego kilka paragrafów.

Po kilku raportach zacząłem dostawać wiadomości typu „jak Ty dużo robisz w ciągu tygodnia”, „ale wiele rzeczy na raz”, „jak Ci się udaje tyle rzeczy przetwarzać jednocześnie”. Czytałem te wiadomości i myślałem „ale o co Wam chodzi? Przecież to mój normalny tydzień”. Ciekawe było to, że wtedy postrzegałem siebie jako osobę, która, delikatnie mówiąc, opieprza się. Nie byłem zadowolony z tempa realizowania zadań. Wciąż widziałem to, czego jeszcze nie zrobiłem.

Słysząc kolejne komentarze Patronów, zacząłem trochę uważniej analizować moje raporty. I wtedy, tak powoli, dotarło do mnie, że ja naprawdę dużo robię. Większość zaplanowanych rzeczy na tydzień jest realizowana, główne projekty posuwają się do przodu. Sam się zdziwiłem. Teraz, kiedy jestem już po 20 takich tygodniowych podsumowaniach, wręcz nie mogę się doczekać kolejnego. Bo wiem, że wtedy czarno na białym zobaczę, ile pracy wykonałem.

Ostatnio zacząłem rozszerzać je o raporty z Toggl.com, gdzie śledzę ilość czasu w każdym tygodniu, który przepracowuję. A wkrótce będzie tam też informacja z Nozbe o ilości przetworzonych zadań 🙂.

Tak mi się to spodobało!

Co zawiera mój raport?

Wiesz już, dlaczego polubiłem pisanie raportów tygodniowych oraz co z tego wynoszę. Teraz pora na opisanie, co zawieram w raporcie. Znajdziesz tam informacje pogrupowane w sekcje.

Narzędzia

Często testuję nowe narzędzia i usługi. Częściowo dla moich klientów, częściowo samemu szukając najlepszych z dostępnych. W tej części opisuję, co ostatnio testowałem, dlaczego i jaki jest tego wynik.

Książki

Znaczną część mojego czasu, który liczę też jako czas pracy, zajmuje czytanie książek. Zarówno takich, które są związane bezpośrednio z moim rozwojem, ale też takich, które czytam, aby móc swobodnie rozmawiać na wybrane tematy z moim klientami i gośćmi. W tej części raportu opisuję, jakie książki czytam lub czytałem (zwykle więcej niż jedną), do jakich wniosków doszedłem (bardzo ogólnie) oraz czasami co z tych książek wyciągnąłem dla siebie.

Warsztaty

Dużą częścią pracy w ramach mojej firmy jest prowadzenie warsztatów z zespołami. Dwa główne obszary to oczywiście praca w zespołach z talentami oraz produktywność zespołowa i osobista.

W tej części piszę, jakie warsztaty przeprowadziłem, do jakich się przygotowuję, co będę robił w tym kontekście w nadchodzącym tygodniu. Czasami wspominam też o rozmowach w kontekście przyszłych warsztatów (sprzedaż).

Projekty

Oprócz prowadzenia warsztatów pracuję także z firmami bardziej długofalowo. Wtedy nie pracujemy warsztatowo (chociaż warsztaty mogą być częścią takiej współpracy). W tej części notuję, ile czasu i nad czym pracowałem w tym obszarze.

Oczywiście opisuję też przygotowania do projektów czy do warsztatów.

Rozmowy

Częścią pracy jest też spotykanie się i rozmawianie z innymi osobami. Czasami jest to nawiązywanie relacji, czasami pomoc innym, czasami sprzedaż. To też ważna składowa tygodnia.

Wydarzenia

Zdarza się, że uczestniczę w różnego typu wydarzeniach, konferencjach, spotkaniach, meetupach. W tej części wpisuję tego typu aktywności.

Produkty

Nie samymi spotkaniami, warsztatami i rozmowami firma stoi 🙂. Od czasu do czasu zajmuję się tworzeniem produktów. Ogólnie chodzi o tworzenie czegoś od podstaw. Patroni znają to bardzo dobrze. Na razie nie zatrzymam się nad tym dłużej.

Twórczość

Jak dobrze wiecie, piszę tego bloga, nagrywam podcast i od pewnego czasu vloga. Tutaj pokazuję, nad czym pracowałem ostatnio, z kim rozmawiałem oraz co przygotowuję na następne tygodnie.

Wyzwania młodego stażem przedsiębiorcy

Jestem początkującym przedsiębiorcą. Mam w związku z tym sporo pracy. Tego typu zajęcia także uwzględniam w raporcie.

Co może zawierać Twój raport?

Powyżej zawarłem opis tego, co zawiera mój raport. Dokładnie opisuje on mój tydzień. Wydaje mi się, że nie mam wielu więcej zadań ponad te opisane w raporcie. A co powinien zawierać Twój raport? Oczywiście tylko Ty to wiesz i tylko Ty możesz o tym zdecydować.

Największą wartość Twój raport będzie mieć, gdy będzie jak najdokładniej opisywał to, co robisz w ciągu tygodnia. Tylko wtedy będziesz mógł na niego spojrzeć i uświadomić sobie, ile spraw poruszasz w danym tygodniu, ile projektów realizujesz.

Popatrz na kalendarz z zeszłego tygodnia, maile, zapiski w notatkach, wiadomości. Na tej podstawie można całkiem wiernie opisać swój tydzień. Spróbuj to zrobić choćby dla ostatniego tygodnia.

Podsumowanie

Proste praktyki czasami są bardzo skuteczne. Nie spodziewałem się, że spisywanie tego, co robię, może być tak skuteczne i tak owocne. Dzięki tym raportom lepiej podsumowuję moje tygodnie, jestem bardziej świadomy wykonanej pracy, dokładniej planuję kolejne tygodnie. A dzięki temu jestem bardziej produktywny. 15 minut na spisanie raportu to świetna inwestycja.

Akcja

Napisz raport dla ostatnich 7 dni. Nad czym pracowałeś? Jakie projekty były dla Ciebie istotne? Gdzie zainwestowałeś najwięcej czasu?

You may also like
Za co Ci płaci firma?
Spróbuję nie musieć – „muszę, nie mogę, spróbuję”
Rachunki, dokumenty, paragony i inne „papiery” – produktywność i organizacja w świecie fizycznym
  • Magda Grzenkowicz

    Myślę, że tworzenie takich raportów jest podobne do pisania dziennika, co często się rekomenduje. :)
    A, przypomniałam sobie – Michał Śliwiński też poleca tę koncepcję (przeglądów tygodniowych w piątki), o czym pewnie już wiesz. :)

    • Tak, to podobna koncepcja. :) I taki raport jest dla mnie częścią kończenia tygodnia :)

  • Bogdan

    Fajny post, keep up the good work ;)

    – – –
    btw, jakbyś dodał w CSS-ach:

    div#disqus_thread {
    padding: 40px;
    }

    to by było ładniej troszkę…

  • WojtekG

    Z moich doświadczeń jest dokładnie tak samo, choć mój raport nie jest tak dokładny. Dzisiaj przejrzałem krótkie, codzienne notatki z zeszłego tygodnia i widzę jak dużo zrobiłem, choć o wielu rzeczach już zdążyłem zapomnieć :) Widzę w tym wartość i polecam przetestowanie każdemu, kto przeczyta ten komentarz :)

    • Cieszę się, że i dla Ciebie to działa :)