Produktywność

Rachunki, dokumenty, paragony i inne „papiery” – produktywność i organizacja w świecie fizycznym

Kiedy myślimy o produktywności i wprowadzaniu porządku, często wręcz automatycznie przychodzi nam na myśl organizacja naszej pracy, tworzenie list to-do i praca z aplikacjami. A co ze światem rzeczywistym? Jak poradzić sobie z rachunkami, paragonami, wynikami badań i innymi „papierami”? Jest na to kilka sposobów, z których ja stworzyłem swoje własne podejście – teraz opisuję je dla Was.

Początki produktywności

W dzisiejszym cyfrowym świecie bardzo często zapominamy, że najbardziej popularna metoda ogarniania spraw, czyli GTD, powstała w czasach, kiedy większość pracy była wykonywana na papierze. David Allen w książce Getting Things Done, w pierwszym wydaniu, opisuje swoje podejście do pracy z fizycznymi, namacalnymi obiektami. I właśnie jego podejście wykorzystałem jako inspirację do stworzenia własnego systemu.

Obiekty fizyczne, czyli co?

Kiedy piszę o obiektach fizycznych, myślę o bardzo konkretnych rzeczach:

  • rachunkach, które przychodzą w formie papierowej,
  • paragonach, gwarancjach, fakturach potrzebnych do ewentualnych reklamacji,
  • wszelkich obiektach fizycznych codziennego użytku, typu klucze do domu, do samochodu.

I o organizacji tego typu rzeczy piszę tutaj.

Odkładaj na miejsce

Od razu przyznam się, że odkładanie na miejsce nigdy nie było moją mocną stroną. Dalej nie jest. Ale jest dużo lepiej, niż było. Także dzięki temu, że widzę pozytywne rezultaty takiego podejścia.

Co to ma wspólnego z GTD? David Allen pisał o otwartych sprawach (“open loops”). Dla mnie każda rzecz odłożona w przypadkowym miejscu to taka otwarta sprawa. W jakiś sposób siedzi w głowie, sprawia, że jesteśmy trochę bardziej zestresowani (wg badań dosłownie, bo wzrasta wtedy poziom kortyzolu, hormonu stresu).

Moje podejście jest bardzo proste:

Odkładając cokolwiek, odłóż to na miejsce, które dla tej rzeczy wybrałeś/aś. Jeżeli takie miejsce nie istnieje, utwórz je i odłóż tę rzecz właśnie tam.

Proste. A jednak nie takie łatwe do realizacji na co dzień. Wymaga dużo dyscypliny.

Przykłady:

  • Klucze od domu/samochodu itd. odłożone w przypadkowym miejscu tworzą wrażenie bałaganu. No i potem trudno jest je odszukać. Odłożone zawsze na to samo miejsce są łatwiejsze do znalezienia.
  • Wszelkie dokumenty do przetworzenia – rachunki, umowy, gwarancje – odkładam na jedno miejsce w domu, tak aby móc je raz w tygodniu przetworzyć. Dlaczego nie przetwarzam ich od razu? Bo gdybym wchodził w tryb takiego przetwarzania dla każdego dokumentu z osobna, to zajęłoby mi to więcej czasu, niż jak robię to hurtowo raz w tygodniu.
  • Naczynia po jedzeniu i gotowaniu od razu lądują w zmywarce.
  • Buty po użyciu odkładam do szafki. Wiem, gdzie są, i nie zaśmiecają przestrzeni.
  • Książka po przeczytaniu odkładam na półkę
  • Ubrania zaraz po ściągnięciu albo odkładam do szafy, albo wrzucam do kosza z rzeczami do prania.

Paperless – bez papieru

Tego podejścia dopiero się uczę, ale już teraz widzę jego ogromne zalety. Kiedyś miałem olbrzymie pudło w domu, gdzie przechowywałem wszelkie papierowe dokumenty, umowy i inne rzeczy. Pewnego razu zrobiłem w nich porządek, usunąłem to, co nie musiało tam być, resztę zeskanowałem i odłożyłem do specjalnie w tym celu kupionego organizera. Teraz moje dokumenty wyglądają tak:

Z ogromnego pudła do tak małej przestrzeni. Zostawiam tam tylko to, co jest niezbędnie potrzebne. Paragony, umowy z firmami, z dostawcami, zaświadczenia, których potrzebuję w papierowej formie itd. Resztę skanuję i wyrzucam.

Kilka zwyczajów, które w związku z tym wykształcam:

  • Zaraz po zakupie czegoś, co może wymagać reklamacji (ubrania, buty, sprzęt), robię zdjęcie paragonu i wrzucam go do One Note (notatnik “Paragony”, sekcja per rok, strona per paragon z opisem w tytule). Fizyczny paragon (jeszcze) ląduje w moim organizerze, ale testuję już reklamacje za pomocą wydruków skanów.
  • Wszelkie umowy skanuję i wrzucam do Dropboxa – mam tam folder “Paperless” oraz foldery dla kolejnych lat. Skanuję jako PDF, a w opisie dodaję informację o tym, co jest w dokumencie. Dzięki temu mam zawsze te dokumenty pod ręką.
  • Raz w tygodniu przeglądam skrzynkę fizyczną i wtedy właśnie skanuję dokumenty.

W przejściu na podejście bez papieru pomaga też zmiana faktur na wersje elektroniczne. Większość instytucji już na to pozwala.

Czego używam do skanowania?
Nie mam w domu skanera. Do skanowania używam telefonu. Jest wiele aplikacji, które robią to świetnie. Moją ulubioną jest Scanner Pro. Dobrą aplikację do skanowania posiada też sama aplikacja Dropbox (ale ma ograniczenie do 10 stron). Jest też aplikacja od Microsoft – Office Lens. Sam OneNote też może to robić. Także Evernote ma tę funkcjonalność. Jak widzicie, wybór jest duży.

Podsumowanie

Jesteśmy mocno przyzwyczajeni do tego, że produktywność nie dotyczy tylko pracy czy świata cyfrowego. Stosując zasady GTD także w świecie fizycznym, w naszym domu, ułatwiamy sobie codzienne funkcjonowanie. Życie na co dzień w uporządkowanym środowisku pozwala bardziej się skupić, łatwiej odnajdywać rzeczy, i wierzę, że lepiej wygląda. Samo sprzątanie takiej przestrzeni jest też dużo łatwiejsze.

Pytanie do Ciebie: Którą z powyższych strategii przetestujesz jako pierwszą?

You may also like
Na pewno to zapamiętam!
Posprzątaj swoją skrzynkę pocztową – wypisz się
Jak pracuję z Todoist – moim głównym narzędziem do zarządzania zadaniami
  • Fajne porady, dzieki

    • cieszę się, że się podoba!

  • kasia Pi

    wow! Jestem pod wrażeniem i trochę po cichutku zazdroszczę. Im więcej ludzi w domu, tym trudniej zachować ten porządek, ale jak cennym okazuje się on gdy trzeba odnaleźć jakiś istotny papier… . Jako pierwsze biorę sobie wrzucanie skanow paragonow do one note! Dzięki

    • powodzenia! Cieszę się, że napisałem coś co się przydaje :)

  • Michał Stojek

    https://uploads.disquscdn.com/images/0d35a33807fd0762925576733493ccf663038d433d59da9fbfd7a3bfdb91ba5e.png Osobiście od jakiegoś czasu stosuje skanowanie wszystkich dokumentów, paragonów, rachunków itp. Przy czym skanowanie wykonuje przez aplikację Office Lens. Skanuje to gdy uzbiera się faktycznie przynajmniej kilka dokumentów i lądują na OneDrive. Już parę razy będąc poza domem przydał mi się dostęp do skanu konkretnego dokumentu. Po zeskanowaniu dokumenty trafiają do segregatora, na razie bez układania działami czy tematami. To jest posortowane na OneDrive. Katalogi na konkretne rzeczy/firmy itp. Pliki jako jpg z datą i nazwą dokumentu. Planowałem do kiedyś wrzucać do OneNote bo ma OCR. Ale jeszcze do tego nie dorosłem ;). Paragony od razu lądują do kosza, gdyż szybko tracą swój tekst a nie spotkałem na razie problemów z reklamacją z paragonem wydrukowanym ze skanu.

    • Ale fajne podejście! Też nazywam pliki zaczynając od daty, właśnie po to aby się sortowały. Czy Office Lens potrafi już tworzyć kilku stronicowe PDFy?

      • Michał Stojek

        Tak, jak najbardziej już to potrafi. Skany faktycznie nazywam w formacie . Jednak już dokumenty worda, excela czy inne z którymi pracuje edytując je często i chcąc zachować ich wersje data ląduje na końcu dokumentu. Wtedy nazwa dokumentu jest dla mnie ważniejsza niż jego data. Zresztą wyszukiwanie w Windowsie działa w końcu na przyzwoitym poziomie, także jeśli dokumenty są dobrze nazwane to nie ma żadnego problemu z ich odnalezieniem. Pozdrawiam :)