Ucząc o produktywności, opowiadam o pięciu elementach pomagających osiągać cele. Jednym z nich jest blokowanie czasu (time blocking). Niemal za każdym razem, gdy o tym mówię, słyszę komentarz typu: „ale ja nie mam czasu”, niezależnie od tego, czy chodzi o blokowanie 2 godzin, czy 15 minut tygodniowo. Wtedy zwykle proszę o zrobienie prostego ćwiczenia – rozpisanie tygodnia na godziny. I do tego ćwiczenia dzisiaj Was zapraszam. Dzięki niemu można zidentyfikować, ile mamy czasu na ważne dla nas rzeczy.
Tydzień, czyli 168 godzin
Każdy z nas ma tyle somo godzin w tygodniu. Siedem dni, każdy po 24 godziny.
7 × 24 = 168
Proszę Was, abyście teraz wzięli kartkę papieru, tablet lub cokolwiek innego, długopis czy (nawet lepiej) kolorowe kredki albo pisaki i zrobili ze mną prosty eksperyment.
Szukamy 168 godzin
Ćwiczenie jest bardzo proste i polega na wypisaniu, ile czasu zajmują nam różne czynności. Zacznijmy od narysowania okręgu. Reprezentuje on 168 godzin, które mamy tygodniowo.
Sen
Pierwszą ważną kategorią jest sen. Ile godzin dziennie śpicie? Zwykle słyszę, że od 6 do 8. Przyjmijmy, że jest to 7 godzin dziennie, czyli 49 godzin tygodniowo. Wpiszmy to do naszego okręgu.
Praca
Kolejną kategorią aktywności, które zajmują dużo czasu, jest praca i dojazdy. Zakładając, że jesteśmy zatrudnieni na etacie, przyjmijmy, że praca zajmuje nam 8 godzin dziennie, 5 dni w tygodniu, czyli razem 40 godzin. Dodatkowo mamy dojazdy. Najczęściej słyszę, że zajmują około godzinę dziennie. Przyjmijmy tę wartość. Oczywiście, robiąc własne koło czasu, zaznaczcie tyle godzin, ile naprawdę zabierają Wam praca i dojazdy.
Zakupy, gotowanie i jedzenie
Ostatnią ważniejszą kategorią są czynności związane z zakupami spożywczymi, gotowaniem i jedzeniem. Zwykle przeznaczamy na to od 2 do 3 godzin dziennie. Załóżmy 3 godziny dziennie, 7 dni w tygodniu, czyli 21 godzin. Dopiszmy to do naszego okręgu.
Pierwsze podsumowanie
Po wypisaniu największych kategorii możemy zrobić pierwsze podsumowanie. Jeżeli od 168 godzin odejmiemy czas na spanie, pracę, dojazdy, zakupy, gotowanie i jedzenie, dostaniemy 48 godzin (w Waszym przypadku może to być inna liczba).
Pozostałe kategorie
I co teraz? Teraz szukamy czasu, który spędzamy nad innymi rzeczami. Poniżej zamieszczam listę potencjalnych kategorii ku inspiracji.
- relaks (telewizja, czytanie, seriale, YouTube etc.)
- wszystkie zadania związane z dziećmi
- spotkania ze znajomymi
- spotkania z rodziną
- sport (bieganie, siłownia, spacery, rower)
- sprzątanie
- drzemki
- nauka
Czy jest jeszcze coś, co robicie w każdym tygodniu? Ile czasu Wam to zajmuje? Podsumujcie wszystkie kategorie i zobaczcie, ile zostaje Wam czasu.
Co robimy z pozostałym czasem?
Zwykle po tym ćwiczeniu ludzie nie mogą „znaleźć” kilkunastu, czasami wręcz kilkudziesięciu, a czasami pojedynczych godzin. Ale zasada jest zwykle taka sama – jest wiele godzin, które nie wiemy, gdzie i jak spędzamy.
Jak odzyskać czas, który przecieka Wam między palcami? Zaplanujcie go! Jeżeli nie wiecie, jak ten czas mija, to z góry zaplanujcie go w swoim kalendarzu i wybierzcie, co w tym czasie będziecie robili. I to rozwiązanie działa niezależnie od tego, czy macie dostępną godzinę, czy 20. Jeżeli zaplanujecie ten czas, to spędzicie go w wybrany przez Was sposób.
I tutaj dwie rady dotyczące planowania tego czasu:
- warto planować jak najwcześniej w ciągu dnia
- warto planować jak najwcześniej w ciągu tygodnia
Skąd takie rady? Im wcześniej zaplanujecie ten czas, tym większą macie kontrolę nad nieprzewidzianymi wydarzeniami. Jeżeli zaplanujecie jakąś aktywność na 7 rano i „wyskoczy” coś nagłego, to wciąż macie prawie cały dzień na nadrobienie tych planów. Jeżeli zaplanujecie na 7 wieczorem i coś zaburzy te plany, to macie już tylko kilka godzin na ich modyfikację.
A co jeżeli rozpisałem całe 168 godzin i nie mam czasu do zaplanowania?
Jeżeli po tym ćwiczeniu okazało się, że wykorzystujecie cały dostępny czas, to jest to jasna informacja, że nie jesteście w stanie robić nic nowego bez rezygnacji z czegoś, co już wykonujecie. Mówienie „tak” jakiejś aktywności oznacza mówienie „nie” innej. Jeżeli naprawdę chcecie robić coś nowego, to warto zastanowić się, z czego zrezygnować. Może jest czas, który poświęcacie na oglądanie telewizji? Czy można go spędzić inaczej?
Warto zadać sobie te pytania.
Podsumowanie
Blokowanie czasu jest jednym z kluczowych elementów pomagających osiągać zamierzone cele. Aby ten czas zablokować, warto wiedzieć, ile go mamy i z czego ewentualnie rezygnujemy. Jeżeli podejmiemy tę decyzję świadomie i wybierzemy, kiedy będziemy pracować nad naszymi celami, to bardzo, bardzo zwiększymy prawdopodobieństwo ich osiągnięcia.
Ile masz godzin tygodniowo, które nie wiesz, na co przeznaczasz? Jak je wykorzystasz?
