Produktywność

Pytania, które warto sobie zadać, planując pracę nad projektem

Pytania przed projektem

Świadomie czy nieświadomie, wszyscy w jakiś sposób pracujemy nad projektami. W oczywisty sposób kojarzą się nam one z pracą, projektami dla klientów. Rzadko zdajemy sobie sprawę z tego, że zadania typu “Przygotuj przyjęcie urodzinowe”, “Zaplanuj wakacje” czy nawet “Przygotuj się na spotkanie” mogą być i w większości przypadków są projektami. A pracując z projektami, zanim zacznie się właściwa praca, warto zadać sobie parę pytań. Dlaczego? Jakich? Odpowiedź znajdziecie poniżej.

Projekt, czyli co?

Często mówimy “projekt” i myślimy o czymś, co trwa co najmniej kilka tygodni i wymaga zaangażowania co najmniej kilku osób. Dla mnie projekty są czymś innym. Kiedy mówię “projekt”, mam na myśli przedsięwzięcie, składające się z kilku lub więcej zadań, które muszą być wykonane, aby osiągnąć zamierzony cel. Zwykle projekty mają określony czas trwania. I taką “definicją” projektu będę się tutaj posługiwał. Zresztą nie tylko tutaj, z tak rozumianymi projektami pracuję na codzień, np. tworząc je w Nozbe, aby lepiej zorganizować swoją pracę.

Jeżeli chcecie, to dokładniej opisaną definicję projektu znajdzecie tutaj.

Czym różni się projekt od zadania

Definiując projekt, napisałem, że składa się on z zadań. Zadanie to dla mnie coś, co można zrobić “na raz”, w tym sensie, że jest możliwe wykonanie go przy jednym “zabraniu się” za nie. W większości przypadków maksymalny czas wykonania zadania to parę godzin lub mniej. Do zadania jest dużo łatwiej usiąść niż do całego projektu, bo można wyobrazić sobie, że wkrótce je skończymy. Nie jest zbyt duże i przez to przytłaczające.

Przykład.

Projekt:

Zaplanować wycieczkę do Pragi.

Zadania:

  • Stworzyć projekt w Nozbe na planowanie wyjazdu.
  • Stworzyć board w Pinterest na planowanie zwiedzania (podzielić z żoną).
  • Wybrać trzy daty.
  • Sprawdzić dostępność i ceny lotów w wybranych datach.
  • Wybrać wspólnie z żoną daty.
  • Kupić bilety.
  • Wziąć urlop w pracy.
  • Wybrać mieszkanie na Airbnb.
  • Wypisać listę restauracji spełniających wymagania.
  • Itd.

Niektóre z tych zadań są krótkie (stworzyć projekt w Nozbe), niektóre trochę dłuższe (wypisać listę restauracji), ale wszystkie można zrobić w kilka godzin. Zrobienie każdego z nich przybliża do zakończenia projektu. Gdybym na liście zadań miał “zadanie” typu “Zaplanuj wyjazd do Pragi”, nawet nie wiedziałbym, za co się zabrać.

Pytania przed projektem

Aby móc tak rozpisać projekt na zadania, warto wcześniej lepiej go zrozumieć. Dlatego pracuję nad tym, by przed rozpoczęciem pracy nauczyć się zadawać sobie stałe pytania na temat projektu.

Dlaczego chcę się tego nauczyć? Aby być skuteczniejszym. Mając w głowie projekt, wciąż nie wiem o nim zbyt wiele. Właściwie postawione pytania pozwolą mi lepiej zrozumieć, co tak naprawdę chcę osiągnąć, a dzięki temu lepiej zaplanować pracę nad projektem. Testuję teraz dwa podejścia do tego procesu. I obydwa opisuję poniżej.

Natural Planning Model Davida Allena

David Allen w swojej książce “Getting Things Done”opisuje model, który nazywa Natural Planning Model. Na jego model składa się 5 elementów:

  • Zdefiniuj cel i zasady.
  • Określ efekt końcowy.
  • Burza mózgów.
  • Organizuj.
  • Zidentyfikuj następne akcje

Natural Planning Model - David Allen

Zdefiniuj cel i zasady

Pierwszy krok to opisanie celu, który chcemy osiągnąć, oraz przypomnienie zasad, którymi się kierujemy. Czyli sztandarowe pytanie “why”. Dlaczego chcemy w ogóle zajmować się tym projektem? Dlaczego chcemy poświęcić mu czas?

Posługując się przykładem z wcześniejszych punktów, definicja “why” mogłaby wyglądać tak:

Projekt:

Zaplanować wycieczkę do Pragi.

Cel:

Dzięki wycieczce do Pragi chciałbym, abyśmy odpoczęli, dobrze spędzili czas, a przy okazji zwiedzili nowe miejsce. Dobrze spędzony czas oznacza zobaczenie kilku ciekawych rzeczy (wiemy, co widzimy :)) oraz dobre jedzenie.

W ten sposób wiem, po co tak naprawdę zabieram się za dany projekt. Mam też dodatkową motywację, bo jeszcze raz przypominam sobie, jakie będą jego efekty.

Określ efekt końcowy

Efekt końcowy może na początku wydawać się tożsamy z określeniem celu, ale jest czymś innym. W efekcie końcowym określamy, jak będzie wyglądał “produkt końcowy”, i kiedy będziemy wiedzieć, że projekt jest już skończony.

Przykład dla “Zaplanować wycieczkę do Pragi”:

  • Przed wyjazdem mam gotowe: bilety, hotel, transport, listę miejsc do zobaczenia, listę restauracji.

To proste stwierdzenie pozwala mi zacząć pracować nad projektem. Wiem, co chcę osiągnąć.

David Allen podpowiada dwa pytania, które mogą być pomocne w określeniu efektu końcowego:

  • Co chcę osiągnąć?
  • Czy nie byłoby wspaniale, gdyby…?

Można zadać sobie te pytania, jeżeli nie udaje się inaczej wymyślić efektu końcowego.

Burza mózgów

Burza mózgów wg Allena to po prostu faza generowania pomysłów w obszarze projektu.

  • Co nam pomoże w jego realizacji?
  • Czego będziemy potrzebowali?
  • Z kim będziemy robili ten projekt?
  • Gdzie znajdę informacje na ten temat?
  • Jakie kroki muszę zrobić, aby to osiągnąć?

W tej części generujemy pomysły na realizację projektu. Będziemy je wykorzystywać w następnym kroku.

Organizuj

W tym kroku będziemy porządkować wynik wcześniejszych faz. Podejście może być następujące:

  • Zidentyfikuj najważniejsze etapy (milestones).
  • Sortuj po (jeden lub więcej):
    • komponenty,
    • sekwencje (kolejność),
    • priorytety.
  • Doprecyzuj do wymaganego poziomu szczegółowości.

W przypadku mojego przykładu:

  • Najważniejsze etapy to: określony transport, miejsce do spania, lista atrakcji, lista restauracji.
  • Komponenty: logistyka (transport, hotel), rzeczy na miejscu (atrakcje, restauracje).
  • Sekwencja: daty, atrakcje.
  • Priorytet: lot i hotel (cena), potem reszta.

Nawet przy tak prostym przykładzie (prosty projekt) widać, że można określić te elementy.

Zidentyfikuj następne akcje

I ostatni krok, kluczowy dla działania – określenie, jaki jest następny, konkretny krok działania. Określam w tym momencie konkretną akcję, którą wykonam w kontekście tego projektu.

W tym przypadku (patrząc na to, co zrobiłem wcześniej) będzie to:

  • wybór dat,
  • stworzenie projektu w Nozbe.

Jak wykonam te dwa kroki, dodam następne akcje. I będę tak kontynuował aż do ukończenia projektu.

Model z Accidental Creative

Innym modelem, który teraz testuję, jest model opisany w książce “Accidental Creative”. W pewien sposób jest podobny. Składa się z kilku pytań, które należy sobie zadać, zanim nawet zaczniemy myśleć o tym, “jak” robić projekt.

  • Dlaczego zaczynamy pracę nad tym projektem?
  • Czyja zgoda jest potrzebna?
  • Kto powinien być zaangażowany?
  • Jakie są terminy wykonania pracy?
  • Co tak naprawdę chcemy osiągnąć dzięki temu projektowi?
  • Gdzie będzie odbywała się praca nad tym projektem?
  • Gdzie pojawią się wyniki pracy?
  • Jak to zrobimy?

Pytania przed projektem z Accidental Creativeq

 

Jak widzicie, pytanie “jak” pada na samym końcu. A wcześniej jest seria pytań uszczegóławiających projekt.
Znów ilustrując to przykładem:

  • Dlaczego zaczynamy pracę nad tym projektem?
    • Chcemy odpocząć, a jednocześnie zobaczyć nowe miejsce.
  • Czyja zgoda jest potrzebna?
    • Osób, które zatwierdzają urlop w pracy.
  • Kto powinien być zaangażowany?
    • Ja i moja żona.
  • Jakie są terminy wykonania pracy?
    • Za dwa miesiące chciałbym pojechać, chcę mieć wszystko gotowe dwa tygodnie przed wyjazdem.
  • Co tak naprawdę chcemy osiągnąć dzięki temu projektowi?
    • Spędzić miło i dobrze czas razem, jednocześnie inspirując się nowym miejscem.
  • Gdzie będzie odbywała się praca nad tym projektem?
    • Dom.
  • Gdzie pojawią się wyniki pracy?
    • Nozbe, Pinterest, mail.
  • Jak to zrobimy?
    • Tutaj pojawią się konkretne plany.

Podsumowanie

Możecie teraz sobie pomyśleć, czy nie jest to sztuka dla sztuki. Odpowiem pytaniami. Jak często pracujecie nad czymś, a potem okazuje się, że wynik powinien być inny? Albo jak często coś jest na Waszej liście zadań, pracujecie nad tym, a potem okazuje się, że niepotrzebnie to robiliście? Praca wykonana przed rozpoczęciem projektu jest po to, aby uniknąć tych sytuacji.
Pytanie: który model Wam bardziej odpowiada?

A na koniec, dla inspiracji, bardzo znane wystąpienie na TEDzie Simona Sineka “Jak wielcy przywódcy inspirują do działania”

You may also like
Spotkania 1:1 – zarządzanie notatkami
Ile zrobiliście dzisiaj pomidorów czyli jak korzystać z techniki Pomodoro
Opanuj swój kalendarz
Opanuj swój kalendarz
  • Mnie Nozbe skrzywdziło. Wziąłem wersję próbną, gdzie było ograniczenie do 5 projektów. Przez to wyrobiłem w sobie nawyk mieszczenia się w 5 projektach, czyli jeden wielki burdel. Nie zachęciło mnie to do dalszego korzystania, ale nawyk pozostał. W nowych projektach, które sobie tworzyłem w innych aplikacjach pojawiały się podprojekty i nie radziłem sobie ze wszystkim. Dopiero ostatnio znów powrócił do mnie sens tego, czym jest porządny projekt i jak powinien zostać skonstruowany, żeby go w stu procentach zrealizować. Takie małe olśnienie, a przecież cały czas o tym wiedziałem.

    Lubię czytać Twoje wpisy. Rzadko w coś klikam w czytniku RSS, a w Twoje zawsze.

    Myślałeś o stworzeniu jakiegoś produktu i sprzedaży pod marką bloga?

    • Patryku, na początku dzięki za miłe słowa o blogu i wpisach. To mnie zawsze dodatkowo motywuje. ;)

      Dobrze używane projekty bardzo pomagają ogarnąć codzienne zadania. A dobre używanie projektów nie jest proste. :)

      Pisałeś o Nozbe. Co sprawiło, że chciałeś go używać pomimo tego, że miał tylko 5 projektów w wersji darmowej? I z ciekawości na co się przerzuciłeś?

      Jestem w trakcie kończenia prac nad produktem/usługą (do realizacji celów) oraz strony typu membership, gdzie będę udostępniał materiały, które nie będą dostępne nigdzie indziej. Powinny być gotowe na przełomie lutego i marca. :)

      • Nozbe po prostu był za darmo, szukałem kompletnego systemu. Teraz jestem na Asanie. Funkcje Nozbe zupełnie za darmo. Różnice są subtelne, ale to nadal GTD w formie aplikacji.

        • Asana wydawała mi się bardziej do pracy zespołowej. Z chęcią się przyjrzę. Ja z Nozbe się zaprzyjaźniłem, ale od razu startowałem z wersją płatną. Co więcej, obserwuję wzrost produktywności (odczuwanej :) ) w porównaniu z poprzednimi aplikacjami. Ale każdy ma swoje potrzeby i dlatego tak dobre jest to, że mamy wybór. :)