Produktywność

Ile zrobiliście dzisiaj pomidorów czyli jak korzystać z techniki Pomodoro

Pomidorów? Ale o co chodzi?! Oczywiście, o popularną technikę zarządzania czasem – Pomodoro. Stosowanie tej techniki wspomaga pracę w skupieniu nad jednym wybranym zadaniem. Sam stosuję ją od kilku lat. W tym czasie moje podejście do niej mocno ewoluowało. Kiedyś powiedziałbym, że jedynym słusznym sposobem jej stosowania jest dosłowne przestrzeganie zasad, sugerowanych okresów pracy i odpoczynku. Teraz mam do tego inne podejście. W tym wpisie przeczytacie zarówno o tym, na czym polega ta technika, jak i o tym, jak ją zmodyfikowałam “pod siebie”. Może zainspiruje to Was do własnych modyfikacji i eksperymentów.

Czym jest Technika Pomodoro?

Pomodoro to popularna technika zarządzania czasem. Nazwa pochodzi od urządzenia odmierzającego czas w kuchni. Autor tej techniki miał to urządzenie w kształcie pomidora, stąd nazwa “pomodoro”.
Informacje o Technice Pomodoro można bez problemu znaleźć w Internecie, jest wiele stron, które ją opisują. Tutaj przypomnę tylko podstawowe założenia.

Zasady

Zasady są bardzo proste. Potrzebujemy listę zadań i urządzenie, które może odmierzyć 25 minut (tyle wynosi jedno pomodoro). Ustawiamy na zegarku, w telefonie, gdziekolwiek 25 minut i zaczynamy pracę nad jednym wybranym zadaniem z listy. W tym czasie pracujemy tylko nad tą jedną rzeczą, nie przerywamy pracy, ignorując wszelkie sygnały, które nas rozpraszają. Po 25 minutach robimy sobie 5-minutową przerwę. Jeżeli zadanie zostało ukończone, w następnym pomodoro robimy kolejne, jeżeli nie, to kontynuujemy pracę. Po 4 pomodoro robimy sobie dłuższą przerwę.
W praktyce nie zawsze udaje się uniknąć rozproszenia, czasami trzeba oderwać się od bieżącego zadania. Wtedy warto zapisać, co nas rozproszyło, i przy następnych pomodoro zaplanować, jak tego uniknąć.
Dlaczego to działa? Oczywiście twórca tej techniki podaje całą teorię. Dla mnie – w uproszczeniu – ta technika jest skuteczna, bo, po pierwsze, wymaga ode mnie tylko 25 minut skupienia. 25 minut to nie jest długo, jest to czas “do ogarnięcia”. Po drugie – daje zauważalny postęp w wykonaniu zadania, w widoczny sposób przybliżamy się do jego zakończenia. Nawet jeżeli zadanie wymaga więcej niż jednego pomodoro, dostrzec można, że część jest już zrobiona. A to motywuje (przynajmniej mnie) do kontynuowania pracy nad tym zadaniem w kolejnych pomodoro.

Jak kiedyś wykorzystywałem Technikę Pomodoro?

Tak o tym pisałem ponad dwa lata temu.

Każdego dnia mam wiele spotkań, zaplanowanych rozmów telefonicznych itp., które są rozrzucone po całym dniu. Między spotkaniami zwykle mam przerwy. Czasami jest to 30 minut, czasami godzina, a kiedy indziej więcej czasu. Ten czas nie zawsze udawało mi się efektywnie wykorzystać. Miałem wrażenie, że nie ma sensu za nic się zabierać, bo przecież mam tylko 30 minut. Kończyło się to sprawdzeniem kilku e-maili, porozmawianiem z kimś itd. W pewnym momencie zauważyłem, że przy 3–4 i więcej takich 30-minutowych okresach dziennie tak naprawdę tracę czasami 2–3 godziny efektywnej pracy. Przestawienie spotkań, tak aby następowały po sobie było niemożliwe, nie było to zależne tylko ode mnie. Stwierdziłem, że spróbuję przez te 30 minut skupić się na jednej wybranej rzeczy i może uda się w ten sposób coś konkretnego i namacalnego zrobić. I uniknąć poczucia przeciekania czasu przez palce. Do tego celu doskonale sprawdza się Technika Pomodoro. Włączam sobie zegarek (korzystam z dwóch prostych serwisów: Moosti oraz Tomato Timer) i wyświetlam go na monitorze podłączonym do laptopa. Postępuję zgodnie z założeniami Techniki Pomodoro.
Efekty są świetne! W czasie moich 30-minutowych “przerw” między spotkaniami, skupiając się przez 25 minut na jednym i tylko jednym zadaniu, zauważyłem, że jestem w stanie zrobić coś konkretnego. Jeżeli mam więcej niż 30 minut, staram się wtedy wykonać więcej pomodoro, pamiętając o przerwach. Rezultaty były tak zadowalające, że zacząłem stosować tę technikę prawie cały czas, pracując z wszystkimi zadaniami.
Jest jeszcze jeden dodatkowy efekt Techniki Pomodoro, a dokładniej wyświetlania zegarka na dużym ekranie. Moi współpracownicy zauważyli odliczany czas. Na początku pytali, co odmierzam. Wyjaśniłem im, że chodzi o pomodoro i że w ten sposób staram się skupić nad jednym zadaniem. Okazało się, że bez moich próśb zaczęli to respektować. Widząc włączone odliczanie czasu, starają się mi nie przeszkadzać! Czekają aż skończy się odliczanie, do przerwy i dopiero wtedy podchodzą do mnie z pytaniami :)

Jak teraz korzystam z tej techniki?

Wciąż codziennie korzystam z Techniki Pomodoro. To się nie zmieniło. Co w takim razie uległo zmianie? Największą zmianą jest dostosowywanie czasu każdego pomodoro do poziomu energii, zmęczenia i możliwości skupienia.

Pomodoro rano

Jak wiecie (bo już nie raz o tym pisałem :)), od dłuższego czasu, codziennie w kalendarzu mam spotkanie sam z sobą. Jest ono rano, od 7:00 do 11:00. W tym czasie pracuję nad moimi najważniejszymi zadaniami. Oczywiście korzystam wtedy z Techniki Pomodoro. Ale ustawiam wtedy czas trwania jednego pomodoro na od 45 do 60 minut. Dlaczego tak robię?

  • rano jestem wypoczęty,
  • w biurze jest mniej osób, więc mogę dłużej pracować, nie będąc odciągany od ekranu,
  • nie mam wtedy spotkań, które wyrywałyby mnie z pracy.

Rano bez problemu mogę pracować przez kilkadziesiąt minut bez przerwy. Wybieram też większe zadania, takie, które są najistotniejsze. Nieprzerwany czas pracy nad nimi pomaga także szybciej je skończyć.

Pomodoro po południu

Po południu, kiedy mam już spotkania z innymi osobami i czasami przerwy między tymi spotkaniami są krótkie, ustawiam pomodoro nawet na 10 minut. Dlaczego to robię? Bo nawet w 10 minut da się zrobić coś konkretnego. Bez ustawienia pomodoro, może spędziłbym ten czas na czytaniu czegoś niepotrzebnego albo na nierobieniu niczego. Oczywiście wybieram wtedy zadania, które można zrobić w tak krótkim czasie. Na przykład:

  • wysyłanie e-maila,
  • zadzwonienie do kogoś (zgodnie z zadaniami),
  • podsumowanie spotkania,
  • przygotowanie się do innego spotkania,
  • uporządkowanie biurka.

Jak widzicie, jest wiele rzeczy, które można zaplanować na 10 minut. Zadania do wykonania w tym czasie biorę z Nozbe. Tam mam zapisane zadania priorytetowe. Mogę je łatwo przefiltrować po kategoriach, na przykład po kategorii “komunikacja”. Mam wtedy przed sobą listę zadań związanych z pisaniem e-maili oraz dzwonieniem.

Podejście do zadania wykonywanego w czasie pomodoro

Dużą zmianą było to, że przestałem oczekiwać, iż skończę całe zadanie w czasie jednego pomodoro. Teraz moim celem jest pracowanie nad zadaniem przez cały czas trwania pomodoro. W zależności od zadania czasami zajmie mi ono 2 pomodoro, czasami więcej, a czasami mniej. Chodzi przede wszystkim o to, aby poświęcić zadaniu całą uwagę.

Freedom.to

Freedom.to to aplikacja, która pomaga ograniczyć mi rozpraszacze w podczas pomodoro. Ustawiam czas trwania sesji freedom.to na czas pomodoro.

Aplikacja Freedom.to

Gdy freedom.to jest aktywne, nie wejdę na żadną stronę, którą zdefiniowałem jako blokowaną. Dostanę wtedy taki piękny obrazek.

Aplikacja Freedom.to

Przerwy

Niezwykle istotne w pracy za pomocą Techniki Pomodoro są przerwy. Nadal ustawiam je na 5 minut. Ale teraz świadomie w czasie przerwy odchodzę od komputera. Albo idę gdzieś poćwiczyć (np. zrobić w tym czasie pompki lub przysiady), albo przejść się i napić wody. Może usiąść gdzieś na boku i na kindlu przeczytać stronę książki lub artykuł. Chodzi o to, aby oderwać się od komputera chociaż na chwilę oraz od tematu, nad którym pracuję. Dobrze spędzona przerwa bardzo pomaga w efektywnym wykorzystaniu czasu pomodoro.

Jak zacząć?

Jeżeli jeszcze nie pracujecie w ten sposób lub nie znaleźliście swojego sposobu na pracę z wykorzystaniem tej techniki, a chcecie jednak spróbować, to na początek warto zacząć od czegoś prostego.

  • Zacznijcie od jednego “książkowego” pomodoro (25 minut pracy i 5 minut przerwy).
  • Napiszcie na kartce, nad czym będziecie pracować (jeden obszar). Bardzo ważne jest to, aby nie mieć celu skończenia zadania w 25 minut, tylko nieprzerwanej pracy nad zadaniem w tym czasie.
  • Napiszcie na kartce, co zrobicie w 5 minut przerwy (kawa, spacer, ćwiczenia, czytanie artykułu, FB itd.).
  • Wyłączcie powiadomienia (a najlepiej włączcie tryb samolotowy w laptopie i w telefonie).
  • Włączcie prosty timer – polecam http://www.moosti.com/.
  • Zróbcie pomodoro.

Po takim jednym pomodoro przeanalizujcie, jak się Wam pracowało, czy praca nad jednym tylko zadaniem była wydajna. Jeżeli tak, to zacznijcie eksperymentować z więcej pomodoro z rzędu, z różnymi czasami.

Podsumowanie

I co sądzicie o zmianach, które wprowadziłem do tego, jak wykorzystuję Technikę Pomodoro? Wiem, że krótki czas trwania jednej sesji był dla wielu osób powodem do unikania tej metody. Teraz, kiedy wiecie, że możecie dostosować ten czas, może warto spróbować pracy w ten sposób? WIem, że u mnie działa on świetnie. Sprawia, że umiem się skupić na najważniejszych rzeczach. Bez tego byłoby mi dużo trudniej.

Powodzenia w testowaniu tego podejścia! Dajcie znać, jaka długość sesji działa u Was najlepiej.

You may also like
Centralna lista z zadaniami
4 powody, dla których warto mieć jedną centralną listę z zadaniami
Dlaczego warto pisać dziennik?
Dlaczego warto pisać dziennik?
Jaka jest jedna rzecz, którą możesz zrobić… – The ONE Thing