Produktywność

Planowanie na 12 tygodni zamiast 12 miesięcy – niech każdy tydzień się liczy

Jak często w kwietniu myślisz już o tym, że zbliża się koniec roku i trzeba zakończyć realizację postawionych przed sobą celów? Rzadko? Nigdy? Przecież to jeszcze 8 miesięcy…Tyle się może wydarzyć. Masz jeszcze czas. Nie musisz się śpieszyć. Nie jesteście odosobnieni w takim myśleniu o swoich celach. Większość ludzi tak robi. Co więcej większość firm też tak postępuje. Stąd w listopadzie zaczyna się robić nerwowo, bo wtedy czujemy już presję końca roku. Przez wiele lat pracowałem w ten sposób. Skutkiem było to, że niewiele moich planów, które stawiałem przed sobą na dany rok, było realizowanych. Zwykle udawało mi się zrobić tylko część z nich. W ciągu roku cały czas myślałem, że jeszcze jest dużo czasu i zajmowałem się innymi rzeczami, które wydawały mi się w danym momencie ważne. Wszystko zmieniło się, kiedy zacząłem pracować w oparciu o plany 12-tygodniowe. Na czym polega planowanie na 12 tygodni? Zapraszam do lektury :)

Na czym polega planowanie na 12 tygodni

Pomysł na planowanie 12 tygodni zaczerpnąłem z książki The 12 week i lekko go zmodyfikowałem na moje potrzeby.
Założenia tego podejścia są banalnie proste – zamiast planować i realizować cele roczne planujemy i realizujemy cele dla okresów 12-tygodniowych. Wciąż planujemy, co chcemy osiągnąć w ciągu całego roku, ale w danym momencie skupiamy się tylko na tym, co możemy zrobić w ciągu najbliższych 12 tygodni. W ten sposób koncentrujemy się na tym, aby przybliżyć się do realizacji planów rocznych (o całym podejściu możecie przeczytać tutaj – Powiąż swoje następne zadanie z Twoją wizją życia)

Jednym z kluczowych pomysłów takiego planowania jest posiadanie metryk typu „cel” i „realizacja” (opisanych tutaj po angielsku). W skrócie chodzi o to, żeby dążąc do celu, na każdym etapie jego realizacji, móc sprawdzić, czy:

  • osiągnąłem już cel (metryka typu „cel” – log w języku angielskim)
  • do tej pory wykonałem to, co zaplanowałem zrobić, aby osiągnąć cel (metryka typu „realizacja” – lead w języku angielskim)

Mając cel 12-tygodniowy i taktyki (cele) tygodniowe, możemy na bieżąco śledzić obydwie metryki. Dzięki temu cały czas widzimy, czy zbliżamy się do realizacji celu i jakie jest prawdopodobieństwo jego osiągnięcia.

Można to pokazać na bardzo prostym przykładzie. Załóżmy, że naszym celem 12-tygodniowym jest schudnięcie o 5 kg. „Schudnięcie o 5kg” jest typową metryką typu „cel”. W łatwy sposób możemy sprawdzić, czy już go osiągnęliśmy – wchodzimy na wagę i widzimy jej wskazania. Ale ta metryka nie mówi nam nic na temat tego, czy zbliżamy się do naszego celu w wystarczający sposób i czy uda nam się go osiągnąć na koniec 12 tygodni. Brakuje nam metryki typu „realizacja”. Aby mieć taką metrykę, musimy wypracować sobie plan realizacji tego celu. Taki plan może wyglądać np. tak:

  • W każdym tygodniu będę robił 3 treningi biegowe. Każdy z nich będzie trwał przynajmniej 30 minut.
  • Codziennie będę zapisywał liczbę zjedzonych kalorii i dbał, aby było to mniej niż 1700 kcal.

Mając taktyki, w każdym tygodniu sprawdzamy, czy udało nam się je zrealizować. Jeżeli przez np. 3 tygodnie z rzędu nie udało nam się iść na 3 treningi i tylko w połowie dni udało nam się monitorować kalorie, to od razu mamy informację zwrotną, że będzie nam trudno zrealizować nasz główny cel. Wtedy trzeba albo zmodyfikować taktyki (jeżeli wciąż chcemy osiągnąć nasz cel) lub zmienić cel na bardziej realny.

Jeżeli realizujemy więcej niż 85% naszych taktyk tygodniowo, to mamy duże szanse osiągnąć nasze cele.

Dodatkowym efektem planowania na 12 tygodni jest to, że strata każdego tygodnia (nierealizowania naszych taktyk) jest widoczna, przez co bardziej skupiamy się na zadaniach na dany tydzień. W planowaniu rocznym, jeżeli nie zrobimy nic w kontekście naszego celu przez miesiąc, to wciąż możemy sobie powiedzieć „jest jeszcze dużo czasu, nadrobimy w następnych miesiącach”…

Jak ja planuję 12 tygodni

Znacie już podstawowe założenia planowania na 12 tygodni. Teraz opiszę, jak ja korzystam z tego podejścia.

Moje podstawowe założenia planowania na 12 tygodni to:

  • Patrząc na moje cele roczne, definiuję sobie cele na najbliższe 12 tygodni – ich realizacja przybliży mnie do osiągnięcia celów rocznych.
  • Realizację każdego z celów rozbijam na cele (taktyki) tygodniowe – opisuję, co mogę zrobić w każdym tygodniu, aby zrealizować cel 12-tygodniowy:
    • dla części taktyk określam konkretny tydzień, kiedy coś zrobię, dla innych wpisuję, że będę to robił co tydzień, a dla jeszcze innych wpisuję wręcz, że będę robił to codziennie.
  • Sprawdzam daty, kiedy zaczyna się i kończy 12 tygodni, i znając je, sprawdzam, czy są w tym okresie tygodnie, gdy będę miał mniej czasu na realizację moich celów (np. wyjazd służbowy) – uwzględniam to w moich planach.

Planowanie w praktyce

Do planowania używam:

  • Goalscape – tam mam zapisaną wizję życia, plan 3- do 5-letni, cele roczne i daty 12-tygodniowych okresów (aby z góry wiedzieć, kiedy się zaczynają i kończą)
  • OneNote – dla każdych 12 tygodni mam stronę ze wszystkimi taktykami oraz podstrony dla każdego z tygodni.

Plan na 12 tygodni

Tak wygląda struktura stron w notatniku dla 12 tygodni

Strony dla poszczególnych tygodni - struktura w notatniku

Przykładowy widok taktyk na 12 tygodni dla kilku kontekstów, których używam (planuję cele dla różnych istotnych dla mnie kontekstów – np. związek, praca, zdrowie, dzieci, finanse itd.).

Przykładowy plan dla jednego z obszarów - Zdrowie fizyczne



Przykładowy plan dla jednego z obszarów - Moja firma

Przykładowy plan dla jednego z obszarów - Mój rozwój

Na obrazkach możecie zobaczyć 3 z 7 obszarów (kontekstów) zaplanowane na następne 12 tygodni. (Zostawiłem oryginalną pisownię, podkreślenia – tak to wygląda, jak pracuję z tym na co dzień :))

Plan na dany tydzień

Mając tak opracowany plan na następne 12 tygodni, zaplanowanie konkretnego tygodnia jest banalne. W każdą niedzielę (jeżeli mi się nie uda zrobić tego w niedzielę, to w poniedziałek rano) siadam i wypisuję z tego planu to, co powinienem zrobić w danym tygodniu. Wiedząc, że np. teraz jest drugi tydzień z moich 12 tygodni, wybieram z powyższego opisu taktyk wszystkie te, które powinny się wydarzyć w tym tygodniu:

  • Opisane „Tydzień 2”
  • Codziennie
  • W każdym tygodniu

Dla pokazanych powyżej obszarów mój plan na cały tydzień wygląda tak:

Plan na konkretny tydzień - obszar Moje Zdrowie

Plan na konkretny tydzień - obszar Moja firma

Plan na konkretny tydzień - obszar Mój rozwój

Podsumowanie tygodnia

Tak jak pokazywałem w opisie tego podejścia, mając taktyki, możemy sprawdzić metrykę „realizacja”, która mówi nam, jak bardzo przybliżamy się do realizacji naszego celu. Robię to w bardzo prosty sposób:

  • Przechodzę po wszystkich taktykach, które miałem zrobić w danym tygodniu, i zaznaczam te, które udało mi się zrealizować.
  • Liczę, ile było wszystkich taktyk w danym tygodniu.
  • Liczę te, które zrealizowałem.
  • Liczę, ile to było procent i zapisuję to w tytule notatki.

Jeżeli wyszło mi, że zrobiłem powyżej 85%, to znaczy, że bardzo przybliżyłem się do realizacji moich celów 12-tygodniowych. Jeżeli wynik jest poniżej 85% (co się czasami zdarza, jest wiele nieprzewidzianych zdarzeń, na które nie mam wpływu), to widzę, że coś muszę zmienić w nadchodzących tygodniach, aby osiągnąć to, co zaplanowałem. Dzięki temu wskaźnikowi mam tę świadomość od razu.

Blokowanie czasu

Jednym z kluczowych elementów tego sposobu pracy jest blokowanie czasu na wykonywanie tych zadań. Ja staram się robić je jako pierwsze z rana albo w z góry zdefiniowanym na nie czasie (zapisanym w kalendarzu jako „12 tygodni”). Dzięki temu od rana mam już poczucie, że zrobiłem coś (wystarczająco), aby przybliżyć się do realizacji planu na tydzień, a przez to planu na 12 tygodni, co w rezultacie prowadzi to realizacji planu rocznego itd. :)

Zachęcam Was do blokowania czasu na tego typu zadania. Zacznijcie od jednej godziny rano. I w tym czasie skupcie się tylko na realizacji najważniejszych dla Was zadań. Już po kilku dniach zobaczycie rezultaty takiego podejścia.

Podsumowanie

Od kiedy zacząłem pracować w opisany powyżej sposób skuteczność realizowania moich celów zwiększyła się kilkukrotnie. I nie ma w tym ani trochę przesady. Każdy tydzień teraz się liczy. Wiem dokładnie, co w danym tygodniu mam zrobić. Wiem, co dzięki temu osiągam. Mam poczucie, że przybliżam się do celów rocznych (które przeglądam tylko raz na 12 tygodni, planując następny 12-tygodniowy okres). Jestem zachwycony tym podejściem i mam zamiar tak dalej pracować.

Zdaję sobie sprawę, że nie opisałem wszystkich aspektów tego sposobu pracy. Nie jest możliwe przedstawienie tego w jednym wpisie, ten i tak wyszedł trochę za długi. Ale możecie się spodziewać co najmniej dwóch dodatkowych wpisów powiązanych z tym tematem:

  • Jak wykorzystuję Todoist w mojej codziennej pracy, także w kontekście zarządzania zadaniami z 12-tygodniowego planu
  • Planowanie zadań na dni tygodnia, dzieląc je ze względu na typ zadania (Tworzenie, Strategia, Szukanie itd.).

Pytanie

Co sądzicie o moim podejściu do planowania? Kto z Was pracuje w podobny sposób? Podzielcie się proszę waszymi wrażeniami, jestem niezwykle ich ciekaw. A ponieważ wciąż dążę do ulepszenia sposobu, w jaki pracuję, to mam nadzieję, że podpowiecie mi co można by jeszcze dopracować w tym podejściu :)

You may also like
Jak łatwiej stworzyć i zapamiętać bezpieczne hasła?
Aplikacje
10 aplikacji, których najczęściej używam
Macierz Eisenhowera pomoże Ci zdecydować, nad jakimi zadaniami pracować
  • Pingback: Jak daleko w przód planujesz? - Near-Perfect Performance()

  • Pingback: Po co w ogóle być produktywnym? - Near-Perfect Performance()

  • Pingback: Plan 12-tygodniowy: Informacje na start [początek serii] - Nettelog()

  • @djuszczyk:disqus zaciekawiłeś mnie tym 12 tygodniowym planowaniem. Zawsze miałem problem aby wszystko sobie ładnie poukładać. Tu wszystko ładnie opisałeś. Mam konkretne cele do zrealizowania i rozłożę je na 12 tygodni. Zrobię wszystko zgodnie z tym co tu napisałeś.

    • Będę trzymał kciuki! Jeżeli mogę tylko coś poradzić to lepiej na pierwsze 12 tygodni wybrać mniej niż więcej celów. A potem jak już je wybierzesz to jeszcze zmniejszyć tę liczbę ;) Daj znać jak już zaplanujesz 12 tygodni a potem jak idą postępy.

  • Pingback: Podcast 010 - Wywiad z Krzysztofem Chodkowskim, moim Accountability partnerem - Near-perfect performance()

  • Mar Pie

    mam pytanie co do Score % w temacie notatki, wprowadzasz go ręcznie, czy jest jakaś magiczna metoda której nie odkryłem w funkcjach OneNote?

  • Pingback: Szablon do planu 12-tygodniowego - Near-perfect performance()

  • Podoba mi się to podejście :) Może sama spróbuję.

    Osobiście od kilku lat raczej nie planuję już celów rocznych. Tworzę wizję przyszłości za x lat, cele długoterminowe i krótkoterminowe. Ale nie powiązuje ich z Nowym Rokiem jako postanowienia noworoczne :P Właśnie dlatego, że planowanie celów w ten sposób czesto prowadzi do intensyfikacji działań w okolicach października/listopada. A przez resztę roku? Wiadomo. Dlatego wolę na bieżąco wybierać cele, nad którymi się skupiam, planować projekty, terminy realizacji i dostosowywać plan w trakcie działania.

    Na każdy tydzień wybieram najważniejsze dla mnie zadania (większe i mniejsze), codziennie wieczorem trzy najważniejsze taski na następny dzień. Takie zakładanie z góry, co chce osiągnąć rzeczywiście sprawia, że mam na to większe szanse. Skupiam się na tym, co ważne, a pozostałe zadania „czekają” na swój czas. Ale ujęcie tego w 12 tygodni mogłoby rzeczywiście zwiększyć skuteczność :P

    Również polecam podejście z blokowaniem czasu w kalendarzu ;) Sama tak robię i rzeczywiście pozwala to skupić się na realizacji.

    Zaciekawiłeś mnie aplikacją Goalscape :) Masz może w planach jakiś artykuł na jej temat? :P

    • Ciekawy jestem jak w praktyce u Ciebie wygląda blokowanie czasu w kalendarzu i jak bronisz tego czasu przed innymi :) Z doświadczenia wiem, że jest to ciągła walka ;)

      O tym jak korzystam z Goalscape możesz trochę poczytać tutaj: https://nearperfectperformance.com/2015/10/connect-your-next-task-with-your-vision/
      W nowym wpisie (za jakiś czas) opublikuję szablon, który można użyć w Goalscape do planowania 12 tygodniowego (plus szablon w Excelu).

      O Goalscape samym w sobie – pewnie napiszę, ale nie mam tego zaplanowanego w najbliższym czasie…

      • Dzięki za namiary ;) Już lecę czytać. Choć czas na wypróbowanie będę musiała wplanować dużo później :P

        Co do kalendarza – teraz już nieco zmieniłam podejście. Są terminy, których za nic nie mogę przesunąć, ale pozostałe bloki zadań są dość elastyczne. No, nie aż tak, żebym po całym dniu wyrzuciła wszystkie „niezablokowane” terminy z planu. Ale czasami mogę sobie pozwolić np. nieplanowany dzień wolny właśnie dlatego, że wiem z czego rezygnuje i że mogę :)
        Bronić przed innymi też jest się łatwiej, bo np. jeśli mam coś dla kogoś zrobić i zajmie to trochę czasu – muszę to zaplanować w kalendarzu i widzę wtedy np. że odbędzie się to kosztem innego zadania. A to daje motywacje do obrony tego czasu ;) Takie uświadomienie sobie, że „zaraz zaraz, w tym tygodniu więcej czasu poświęciłam na cele innych niż własne – coś chyba jest nie tak ;)”. Wiedza, ile zadań realizuje dla innych, ile czasu im poświęcam uspokaja moje sumienie i wzmacnia asertywność kiedy muszę powiedzieć „nie”. Jest też mocnym argumentem, jeśli ktoś jest uparty :)

        Moje podejście do planowania z kalendarzem opisywałam jakiś czas temu u siebie: http://nettelog.pl/planowanie-czasu-kalendarz/ . Może Cię zainteresuje ;)

  • Okazuje się, że metoda jest (prawie) mi znana. Otóż dla mnie to nic innego, jak tworzenie systemu realizacji celów w oparciu nie o wynik, a o proces. Bo, jak sam zauważyłeś, cel jako taki, nie mówi nam jak mamy go osiągnąć. Dopiero proces/realizacja ;-) Aczkolwiek ujęcia 12 tygodniowego nie znałem.

    BTW, mierzyłeś kiedyś ile zajmuje Ci czasu zaplanowanie swoich celów na 12 tygodni?

    • Planowanie 12 tygodni to zwykle dwa razy po 3-4 godziny (najpierw robię pierwszą wersję, a po kilku dniach drugą). Zwykle między każdymi 12 tygodniami robię sobie tydzień przerwy od realizacji zadań wg planu i wtedy mam czas na przegląd tego co planuję na następny okres. Co ciekawe, bardzo lubię ten czas planowanie. Po kilku „12 tygodniach” wiem, że z tym podejściem udaje mi się osiągać zamierzone rezultaty. Stąd kiedy planuję i wybieram co będę robił przez następne 12 tygodni już się cieszę tym, że to się stanie, że to coś planowanego będzie zrealizowane ;)

      A tak w ogóle to o tym ile planowanie zajmuje mi czasu pisałem w gościnnym wpisie u Pathways (zaprzyjaźniona firma). Cytując samego siebie :D

      „Nie przerażaj się, to nie zajmuje dużo czasu! Stworzenie wizji życiowej i zdefiniowanie najważniejszych obszarów to co coś, co robisz raz na kilka lat i poświęcasz na to kilka, kilkanaście godzin. Zdefiniowanie celów długofalowych to także coś co robisz i przeglądasz raz na rok. Dwanaście tygodni planujesz cztery razy w roku. Planowanie tygodnia to maksymalnie godzina raz na tydzień. Przygotowanie się do dnia to około piętnaście minut dziennie. Brzmi jak coś do zrobienia, prawda?”

      http://pathways.com.pl/#/pathbook/personal_effectiveness/powiaz_swoje_nastepne_zadanie_z_twoja_wizja_zycia_ciag_dalszy_artykulu_br