Komunikacja Produktywność

Zorganizuj efektywne spotkanie lub w ogóle się nie spotykaj – część druga: w trakcie i po spotkaniu

Spotkanie zaraz się rozpocznie. Jak wykorzystać ten czas efektywnie? Jak sprawić, żeby czas spędzony na spotkaniu nie był czasem straconym?

Po pierwsze: mam nadzieję, że przeczytałeś/aś mój poprzedni post, o tym, co zrobić przed spotkaniem, i że udało Ci się wykonać te kilka rzeczy, aby przygotować się do niego. A po przeczytaniu tego wpisu będziesz wiedział/wiedziała co zrobić w czasie spotkania i po jego zakończeniu.

W czasie spotkania

Cel

Każde spotkanie (w idealnym świecie) ma swój cel. Zacznij spotkanie od przypomnienia tego celu. Wyjaśnij dlaczego się zbieracie i co chcecie osiągnąć jako wynik spotkania. Jeżeli jesteś uczestnikiem i cel spotkania nie został przedstawiony na początku, zapytaj o niego. Znając cel, łatwiej będzie skupić się na temacie spotkania.

cel

Ten krok jest bardzo ważny, nawet jeżeli cel spotkania jest widoczny w treści zaproszenia. Wszyscy powinni wiedzieć po co się spotykają.

Agenda

Pokaż uczestnikom spotkania co będzie się na nim działo. Opisz, jakie tematy będą poruszane, kto będzie odpowiedzialny za każdy z tematów i jak będzie prowadzony każdy z nich (prezentacja, głosowanie, burza mózgów etc.).

agenda

Warto w agendzie zawrzeć czas na podsumowanie spotkania, pytania i jego ewaluację.

Zasady obowiązujące w czasie spotkania

Zanim przejdziesz do pierwszego punktu spotkania, warto przypomnieć podstawowe zasady obowiązujące w czasie jego trwania.

rules

Każde spotkania może mieć inne zasady, ale kilka z nich jest na tyle ogólnych, że obowiązuje praktycznie zawsze:

  • Zakaz używania telefonów.
  • Przychodzenie na czas (jeżeli przerwa kończy się po 10 minutach, to spotkanie właśnie wtedy się zaczyna).
  • Nie przekrzykujemy się.
  • W czasie burzy mózgów nie krytykujemy się nawzajem, wszystkie pomysły są dozwolone.

Notatki

notatk

Po każdym spotkaniu do wszystkich uczestników spotkania powinny być rozesłane notatki. Im bardziej szczegółowe, tym lepiej. Ty jako organizator masz wystarczająco dużo pracy, dlatego warto poprosić kogoś o sporządzanie notatek. Poproś, aby notatki uwzględniały podjęte decyzje, wątpliwości oraz zdefiniowane akcje. Po spotkaniu roześlij notatki do wszystkich uczestników.

Nawiązanie do poprzedniego spotkania

nawiązanie

Jeżeli spotkanie jest kolejnym z serii na dany temat, warto przypomnieć co zostało poruszone na poprzednim spotkaniu, jakie decyzje podjęto i co się wydarzyło od poprzedniego spotkania. Zapytaj, czy uczestnicy tak samo pamiętają ustalenia z poprzedniego spotkania, i czy zgadzają się z Twoim podsumowaniem.

Akcje

Zwykle w czasie spotkania zgadzacie się co trzeba zrobić po jego zakończeniu. Definiujecie, jakie akcje trzeba wykonać. Koniecznie trzeba je spisać.

akcje

W Making Waves zwykle zapisujemy je jako trójki:

  • Kto – jedna wyznaczona osoba odpowiedzialna za wykonanie jednej akcji.
  • Co – krótki opis tego co trzeba zrobić.
  • Kiedy – zdefiniowana data do kiedy ta akcja ma być wykonana.

Osoba wyznaczona do wykonania akcji powinna się na to zgodzić. Powinna to być też osoba obecna na spotkaniu!

Ewaluacja spotkania

Ta część spotkania jest bardzo często pomijana, a jest bardzo istotna. Warto zebrać opinie uczestników na temat spotkania. Dzięki temu, organizując następne, będziesz wiedział/wiedziała co zrobić inaczej, aby spotkanie było jeszcze bardziej efektywne.

ewaluacja

W agendzie spotkania zaplanuj na tę część około 5 minut, zwykle na samym końcu spotkania.

Użyj dowolnej metody zbierania tych informacji, może to być zbieranie karteczek, na których uczestnicy napiszą swoją opinie, możesz też otwarcie poprosić, żeby Ci powiedzieli co było dobrze zorganizowane, a co można zrobić lepiej.

Po spotkaniu

Roześlij notatki

Zbierz wszystkie notatki sporządzone w czasie spotkania, uporządkuj i wyślij do wszystkich zainteresowanych. Możesz to zrobić emailem, jako stronę w Waszym Wiki lub w jakikolwiek inny sposób praktykowany w Waszej firmie.

Przetwórz zdefiniowane akcje

Roześlij zdefiniowane akcje. Tak jak w przypadku notatek, użyj metody preferowanej w Waszej firmie. My (w Making Waves) używamy do tego systemu JIRA. Dla każdej akcji powinieneś zdefiniować datę, do kiedy ma być wykonana akcja, oraz osobę za nią odpowiedzialną.

Ewaluacja

Wybierz jedną rzecz zgłoszoną w czasie ewaluacji i postaraj się ją poprawić w czasie następnego spotkania.

Opisałem większość związanych ze spotkaniami praktyk, które staram się stosować na co dzień. Co Ty robisz, aby wykorzystać czas na spotkaniach w jak najbardziej efektywny sposób?

 

You may also like
Wszystko ma swoje miejsce
3 razy P
3 razy P – 3 kroki, które pozwolą Wam zweryfikować, czy warto realizować Wasze pomysły
Planowanie
Jaki jest Twój sposób na planowanie