Produktywność

6 zasad planowania produktywnego dnia

Jest dużo poradników jak zaplanować produktywny dzień. Znam wiele z nich. Niestety wciąż zdarza mi się o nich zapominać i nie uwzględniać ich w czasie planowania dnia. Ten wpis jest po to, aby mi przypomnieć o tych kilku zasadach, których powinienem przestrzegać codziennie. Mam nadzieję, że i Wy z tego skorzystacie.

Są dni, kiedy mój kalendarz wygląda tak jak na obrazku poniżej – spotkania przez cały dzień, żadnych przerw między nimi.

meetings

Kiedy widzę taki plan w kalendarzu, to wiem, że znów nie zastosowałem zasad dobrego planowania. Możecie zapytać co jest nie tak z dniem zaplanowanym w ten sposób, przecież nawet jest czas na lunch… Niestety, kilka istotnych rzeczy nie zostało uwzględnionych:

  • Nie mam czasu na skorzystanie z toalety, zrobienie sobie kawy czy zjedzenie jakiejś przekąski. Oczywiście zakładając, że chcę być na spotkaniach na czas.
  • Jeżeli spotkania są w różnych pokojach spotkań, nie mam szans zdążyć przejść z pokoju do pokoju.
  • Nie mam kiedy przejrzeć emaili, oddzwonić i zrobić rzeczy, które zwykle robi się codziennie.
  • Nie zaplanowałem żadnych przerw na odpoczynek i złapanie oddechu.

Założę się, że wiele osób ma czasami tak zaplanowane dni. Ja zauważyłem niepokojąco wiele podobnie wyglądających dni w kalendarzu. Jako przypomnienie dla mnie samego, ale także dla Was, poniżej wypisałem kila zasad, które powinny być brane pod uwagę przy układania planu dnia:

1. Pamiętaj o wcześniejszych zobowiązania i pracy, którą masz wcześniej zaplanowaną – mam tu na myśli odpowiadanie na emaile, pisanie raportów, przygotowanie materiałów itd. Jeżeli wiesz, że powinieneś to wszystko zrobić danego dnia, dodaj w swoim kalendarzu czas na zrobienie tych rzeczy. Zwłaszcza jeżeli często jesteś zapraszany/zapraszana na spotkania. Nazwij to zdarzenie „praca”, „zbieranie materiałów”, „komunikacja” itd. W ten sposób zapewnisz sobie czas na wykonanie tych czynności.

2. Zaplanuj czas na przygotowanie się do spotkań – jest wiele rzeczy, które trzeba zrobić przed spotkaniem. Przygotowanie się nie zabiera zerowej ilości czasu. Warto to uwzględnić w harmonogramie dnia.

3. Uwzględnij czas na przejrzenie notatek ze spotkania – jeżeli notujesz w czasie spotkania (a nie wyobrażam sobie, że tego nie robisz ;)), potrzebujesz potem czasu na przetworzenie notatek:

  • przejrzenie w poszukiwaniu zadań do wykonania;
  • zrobienie cyfrowej kopii notatek, jeżeli notujesz ręcznie;
  • jeżeli przechowujesz notatki w OneNote lub Evernote, potrzebny będzie czas na zapisanie ich w odpowiednim miejscu, otagowanie ich, dodanie dat i innych potrzebnych informacji.

4.  Zaplanuj czas na lunch i inne przerwy – jeżeli masz w pracy przerwę na lunch, dodaj takie zdarzenie do kalendarza. W ten sposób na pewno będziesz miał tę przerwę, nikt wtedy nie zaprosi Cię na inne spotkanie.

5. Dodaj zdarzenia na podróż, pracę z domu itd. – jeżeli wiesz, że nie będzie Cię w biurze, poinformuj o tym innych. Trudno będzie Ci dotrzeć na spotkanie, które ktoś organizuje w biurze, a Ciebie tam nie ma. Jeżeli współpracownicy o tym będą wiedzieć, zorganizują spotkanie w innym terminie.

6. Zostaw dwie pierwsze godziny nie zaplanowane – wykorzystaj pierwsze dwie godziny pracy na zrobienie MITów i zaplanowanie dnia. Nie planuj wtedy żadnych spotkań.

Jeżeli pamiętam o tych zasadach, mój dzień zwykle jest dużo spokojniejszy i bardziej produktywny. Bardzo łatwo jest jednak o takich zasadach zapomnieć. Jeśli planowalibyśmy nasze dni w ten sposób, wychodzilibyśmy z biura mniej zmęczeni z poczuciem, że zrobiliśmy więcej.

Czy te zasady mają szanse sprawdzić się u Was? Macie swoje sposoby na zaplanowanie dnia?

Zdjęcie od keso s na licencji CC BY

 

You may also like
Kiedy mamy zaplanowane najbliższe wyjście ze znajomymi?
Szacowanie czasu zadania
Spędzisz nad zadaniem tyle czasu, ile na nie przeznaczysz albo nawet więcej. Prawda czy fałsz?
Im dłuższy łańcuch tym lepiej